10. Recursos Humanos

10.1 General

10.1.1 Dashboard Recursos Humanos

Recursos Humanos › General › Dashboard Recursos Humanos

El tablero de Recursos Humanos: costo laboral, trabajadores activos, horas extra y ausentismo, leídos de los roles contabilizados.

Quién la usa: Gerente, jefe de personal, contador.

Cuándo: Al entrar al módulo o al revisar la nómina del mes.

Antes de empezar

• Tener roles de pagos contabilizados; sin ellos las cifras salen en cero.

Qué muestra

• «Costo laboral del mes», «Trabajadores activos», «Horas extra pagadas» y «Ausentismo», comparados con el mismo mes del año anterior.
• «Cumplimiento»: roles aprobados, vacaciones al día y avisos de entrada al IESS.
• «Próximas obligaciones»: fechas y valores por pagar.

Pasos:

1. Pulse «Recursos Humanos» en la barra superior: se abre el tablero.
2. Elija el mes y el año arriba a la derecha: el tablero se recalcula.
3. Lea las cuatro cifras de arriba.
4. Revise «Costo laboral por mes», «Trabajadores pagados» y «Costo por departamento».
5. Mire «Próximas obligaciones»: pagos al IESS y roles por vencer.
6. Pulse «+ Nuevo rol» para preparar el rol del mes.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo consulta los roles contabilizados.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Lista de Roles (10.5.3), Calendario de Pagos (10.7.6)

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Practique:

1. Pulse «Recursos Humanos» en la barra superior de la demo: las cifras salen en cero.
2. Mire «Próximas obligaciones»: aparece la planilla del IESS por pagar.
3. Cambie el mes a «Octubre»: si no hay roles, los gráficos dicen «Todavía no hay roles».
4. Pulse «⇩ Exportar» y cancele: no se guarda nada.

10.2 Básicas

10.2.1 Estructura Organizacional

Recursos Humanos › Básicas › Estructura Organizacional

Los departamentos u oficinas de la empresa, con su sucursal, su centro de costo y el correo del jefe.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Al implementar Recursos Humanos o al abrir un departamento nuevo.

Antes de empezar

• Tener creadas las sucursales y los centros de costo, si los usa.

Qué muestra

• Una tabla con código, departamento u oficina, sucursal, centro de costo, correo del jefe y «Activo».
• Arriba, las seis pestañas de Básicas; abajo, «Recargar» y «Guardar».

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Estructura Organizacional: se abre la pestaña «Estructura organizacional».
2. Para cambiar un dato, haga doble clic en su celda y escriba.
3. Para agregar, escriba en la última fila vacía.
4. Para retirar uno, desmarque «Activo»: nada se borra.
5. Pulse «Guardar».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es un catálogo.

• «Guardar» graba solo la pestaña abierta.
• Cada fila nueva o cambiada queda en la auditoría con su valor anterior y el nuevo.

Errores comunes

Relacionadas: Cargos y Jerarquías (10.2.2), Tipos de Contrato (10.2.3), Conceptos de Rol (10.2.4), Configuración de RRHH (10.2.7)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Estructura Organizacional en la demo: la tabla sale vacía.
2. Escriba «ADM» en «Código» y «Administración» en «Departamento u oficina».
3. Pulse «Recargar»: la fila escrita desaparece porque no se guardó.
4. Pulse «Cancelar»: la pantalla se cierra sin grabar.

10.2.2 Cargos y Jerarquías

Recursos Humanos › Básicas › Cargos y Jerarquías

Los cargos de la empresa con su nivel jerárquico, el destino del gasto y el sueldo referencial.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Al implementar Recursos Humanos o al crear un cargo nuevo.

Antes de empezar

• Tener creadas las sucursales y los centros de costo, si los usa.

Qué muestra

• Una tabla con código, cargo, nivel (1 = más alto), destino del gasto, sueldo referencial y «Activo».
• Arriba, las seis pestañas de Básicas; abajo, «Recargar» y «Guardar».

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Cargos y Jerarquías: se abre la pestaña «Cargos y jerarquías».
2. Para cambiar un dato, haga doble clic en su celda y escriba.
3. Para agregar, escriba en la última fila vacía.
4. Para retirar uno, desmarque «Activo»: nada se borra.
5. Pulse «Guardar».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es un catálogo.

• «Guardar» graba solo la pestaña abierta.
• Cada fila nueva o cambiada queda en la auditoría con su valor anterior y el nuevo.

Errores comunes

Relacionadas: Estructura Organizacional (10.2.1), Tipos de Contrato (10.2.3), Conceptos de Rol (10.2.4), Configuración de RRHH (10.2.7)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Cargos y Jerarquías en la demo: la tabla sale vacía.
2. En la última fila elija un «Destino del gasto»: se abre la lista de cuatro destinos.
3. Pulse «Recargar» para descartar la prueba.
4. Pulse «Cancelar».

10.2.3 Tipos de Contrato

Recursos Humanos › Básicas › Tipos de Contrato

Los tipos de contrato de trabajo, con su forma de remuneración, su periodicidad de pago y su base legal.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Al implementar Recursos Humanos; casi nunca se cambia.

Antes de empezar

• Tener creadas las sucursales y los centros de costo, si los usa.

Qué muestra

• Una tabla con código, nombre, remuneración, pago, período de prueba, base legal y «Activo».
• Arriba, las seis pestañas de Básicas; abajo, «Recargar» y «Guardar».

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Tipos de Contrato: se abre la pestaña «Tipos de contrato».
2. Para cambiar un dato, haga doble clic en su celda y escriba.
3. Para agregar, escriba en la última fila vacía.
4. Para retirar uno, desmarque «Activo»: nada se borra.
5. Pulse «Guardar».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es un catálogo.

• «Guardar» graba solo la pestaña abierta.
• Cada fila nueva o cambiada queda en la auditoría con su valor anterior y el nuevo.

Errores comunes

Relacionadas: Estructura Organizacional (10.2.1), Cargos y Jerarquías (10.2.2), Conceptos de Rol (10.2.4), Configuración de RRHH (10.2.7)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Tipos de Contrato en la demo: se ven diez tipos.
2. Busque «INDEFINIDO»: sueldo, pago mensual y período de prueba marcado.
3. Busque «JORNALERO»: jornal y pago semanal.
4. Pulse «Cancelar» sin cambiar nada.

10.2.4 Conceptos de Rol

Recursos Humanos › Básicas › Conceptos de Rol

Los rubros del rol de pagos (ingresos, descuentos e informativos) y si aportan al IESS, gravan el impuesto a la renta o son base de los décimos, las vacaciones y el fondo de reserva.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Al implementar Recursos Humanos o cuando cambia una norma laboral.

Antes de empezar

• Tener creadas las sucursales y los centros de costo, si los usa.

Qué muestra

• Una tabla con código, nombre, tipo, pestaña, orden, las marcas de IESS, IR y bases, y los roles contables del debe y el haber.
• Arriba, las seis pestañas de Básicas; abajo, «Recargar» y «Guardar».

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Conceptos de Rol: se abre la pestaña «Conceptos de rol».
2. Para cambiar un dato, haga doble clic en su celda y escriba.
3. Para agregar, escriba en la última fila vacía.
4. Para retirar uno, desmarque «Activo»: nada se borra.
5. Pulse «Guardar».
6. Escriba la clave supervisora cuando la pida.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es un catálogo.

• «Guardar» graba solo la pestaña abierta.
• Cada fila nueva o cambiada queda en la auditoría con su valor anterior y el nuevo.
• Pide la clave supervisora: cambia el IESS, el impuesto a la renta y el asiento de todos los roles.

Errores comunes

Relacionadas: Estructura Organizacional (10.2.1), Cargos y Jerarquías (10.2.2), Tipos de Contrato (10.2.3), Configuración de RRHH (10.2.7)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Conceptos de Rol en la demo: se ven los conceptos.
2. Mire las primeras filas: «Días trabajados» y las horas son informativos.
3. Mire que «Código», «Tipo» y «Pestaña» no se pueden editar.
4. Pulse «Cancelar» sin cambiar nada.

10.2.5 Tipos de Permiso

Recursos Humanos › Básicas › Tipos de Permiso

Los permisos y licencias del trabajador: días u horas máximos, si son remunerados, quién paga, el documento que piden y su base legal.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Al implementar Recursos Humanos o al agregar un permiso de la empresa.

Antes de empezar

• Tener creadas las sucursales y los centros de costo, si los usa.

Qué muestra

• Una tabla con código, permiso, máximo, unidad, remunerado, quién paga, documento, base legal, «Por verificar» y «Activo».
• Arriba, las seis pestañas de Básicas; abajo, «Recargar» y «Guardar».

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Tipos de Permiso: se abre la pestaña «Tipos de permiso».
2. Para cambiar un dato, haga doble clic en su celda y escriba.
3. Para agregar, escriba en la última fila vacía.
4. Para retirar uno, desmarque «Activo»: nada se borra.
5. Pulse «Guardar».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es un catálogo.

• «Guardar» graba solo la pestaña abierta.
• Cada fila nueva o cambiada queda en la auditoría con su valor anterior y el nuevo.

Errores comunes

Relacionadas: Estructura Organizacional (10.2.1), Cargos y Jerarquías (10.2.2), Tipos de Contrato (10.2.3), Configuración de RRHH (10.2.7)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Tipos de Permiso en la demo: se ven once permisos.
2. Busque «Calamidad doméstica»: máximo 3 días, remunerado.
3. Busque «Adopción»: máximo 30 días.
4. Pulse «Cancelar» sin cambiar nada.

10.2.6 Parámetros Legales

Recursos Humanos › Básicas › Parámetros Legales

Los valores legales por país y por año: salario básico, porcentajes del IESS, recargos, canasta básica y topes de descuento, cada uno con su fecha de vigencia.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Cada enero, cuando se publica el salario básico, o cuando cambia una tasa del IESS.

Antes de empezar

• Tener creadas las sucursales y los centros de costo, si los usa.

Qué muestra

• Una tabla con país, clave, valor, «Desde (AAAA-MM-DD)», descripción y fuente.
• Arriba, las seis pestañas de Básicas; abajo, «Recargar» y «Guardar».

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Parámetros Legales: se abre la pestaña «Parámetros legales».
2. Para cambiar un dato, haga doble clic en su celda y escriba.
3. Para agregar, escriba en la última fila vacía.
4. Para retirar uno, desmarque «Activo»: nada se borra.
5. Pulse «Guardar».
6. Escriba la clave supervisora cuando la pida.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es un catálogo.

• «Guardar» graba solo la pestaña abierta.
• Cada fila nueva o cambiada queda en la auditoría con su valor anterior y el nuevo.
• Pide la clave supervisora: cambia el IESS, el impuesto a la renta y el asiento de todos los roles.

Errores comunes

Relacionadas: Estructura Organizacional (10.2.1), Cargos y Jerarquías (10.2.2), Tipos de Contrato (10.2.3), Configuración de RRHH (10.2.7)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Parámetros Legales en la demo.
2. Busque la clave «SBU»: hay una fila por año, la de 2026 vale 482.
3. Busque «IESS_PERSONAL»: 9.45 desde 2015.
4. Pulse «Cancelar» sin cambiar nada.

10.2.7 Configuración de RRHH

Recursos Humanos › Básicas › Configuración de RRHH

Los valores de la empresa para el rol, el pago y los avisos legales, cada uno con la fecha desde la que rige.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Al implementar Recursos Humanos o al cambiar una política de la empresa.

Antes de empezar

• Tener la empresa configurada (logo y correo de facturación electrónica, si envía el rol).

Qué muestra

• «Rige desde» y once pestañas: Comprobante de pago, Pago, Diarios y contabilidad, Beneficios por defecto, Jornada y recargos, Descuentos, Vacaciones, IR y utilidades, Datos patronales del IESS, Aprobaciones y Avisos legales.
• Bajo cada dato, una línea que explica qué hace.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Configuración de RRHH.
2. Elija en «Rige desde» la fecha en que empieza el cambio.
3. Pase por las pestañas: Comprobante de pago, Pago, Diarios y contabilidad, Jornada y recargos…
4. Cambie lo que necesite en cada pestaña.
5. Pulse «Aceptar» y escriba la clave supervisora.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento; la pestaña «Diarios y contabilidad» decide cómo se contabilizan los roles.

• Los roles anteriores conservan el valor vigente en su fecha.
• Los parámetros legales (salario básico, IESS, renta) se cambian en «Parámetros legales».
• Es la misma pantalla del paso «RRHH» del Asistente de Implementación.

Errores comunes

Relacionadas: Parámetros Legales (10.2.6), Conceptos de Rol (10.2.4), Rol de Pagos Masivo (10.5.2)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Básicas › Configuración de RRHH en la demo.
2. Mire «Modelo del comprobante»: rol individual A4, original y copia.
3. Pulse la pestaña «Jornada y recargos»: se ven las horas y los recargos.
4. Pulse «Cancelar»: la pantalla se cierra sin grabar.

10.3 Personal

10.3.1 Lista de Trabajadores

Recursos Humanos › Personal › Lista de Trabajadores

La lista de los trabajadores de la empresa, agrupada por sucursal, departamento, jerarquía o tipo de contrato, con subtotales de cantidad y remuneración.

Quién la usa: El jefe de talento humano, el contador o el gerente.

Cuándo: Para ubicar a un trabajador, revisar la nómina o dar de alta a uno nuevo.

Antes de empezar

• Tener las Básicas de Recursos Humanos: departamentos, cargos y tipos de contrato.

Qué muestra

• Código, trabajador, cédula, cargo, departamento, contrato, pago, remuneración e ingreso.
• Una fila de subtotal por grupo y, abajo, cuántos trabajadores hay.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Personal › Lista de Trabajadores.
2. Elija en «Agrupar por» cómo agrupar la lista.
3. Escriba en la búsqueda un nombre, una cédula, un cargo o un código.
4. Marque «Incluir retirados» si busca a alguien que ya salió.
5. Haga doble clic en un trabajador, o elíjalo y pulse «Ver ficha».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo consulta.

• Cada trabajador es también un tercero en Expedientes.

Errores comunes

Relacionadas: Ficha del Trabajador (10.3.2), Contratos de Trabajo (10.3.3), Estructura Organizacional (10.2.1)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Personal › Lista de Trabajadores en la demo: la lista sale vacía.
2. Cambie «Agrupar por» a «Tipo de contrato»: la lista se agrupa al instante.
3. Pulse «＋ Nuevo trabajador»: se abre la ficha en blanco con el botón «Dar de alta».
4. Cierre la ficha sin grabar y pulse «Cerrar».

10.3.2 Ficha del Trabajador

Recursos Humanos › Personal › Ficha del Trabajador

La ficha completa de un trabajador: datos personales, contrato, cargas familiares, cursos, bitácora y préstamos.

Quién la usa: El jefe de talento humano.

Cuándo: Al dar de alta a un trabajador o al registrar un cambio en su vida laboral.

Antes de empezar

• Tener las Básicas de Recursos Humanos: departamentos, cargos y tipos de contrato.

Qué muestra

• Las pestañas Datos, Contrato e incrementos, Cargas familiares, Formación y cursos, Bitácora, Préstamos y descuentos, y Cuentas pendientes.
• La bitácora guarda faltas, atrasos, permisos, vacaciones, amonestaciones, reconocimientos y accidentes.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Personal › Ficha del Trabajador: se abre la lista con la búsqueda lista.
2. Escriba el nombre o la cédula del trabajador.
3. Haga doble clic en él: se abre su ficha.
4. Cambie lo que necesite en la pestaña que corresponda.
5. Pulse «Guardar» (o «Dar de alta» si es nuevo).

Qué genera en contabilidad

La ficha no genera asiento; un préstamo entregado sí genera su egreso.

• El alta crea el tercero en Expedientes, la ficha y el contrato.
• «Corregir identificación» pide la clave supervisora.
• «Registrar aviso de entrada IESS» deja constancia del aviso de alta.
• «Incremento salarial» registra el nuevo sueldo con su fecha.
• «＋ Valor individual» fija un bono o una comisión del trabajador. La comisión por venta y la comisión por cobranza van por separado, cada una con su %: la de venta elige si es al contado o a crédito y, a crédito, si se libera por recaudación o según el contrato; la de cobranza se gana al cobrar.

Errores comunes

Relacionadas: Lista de Trabajadores (10.3.1), Incrementos Salariales (10.3.4), Altas y Bajas IESS (10.3.5)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Personal › Ficha del Trabajador en la demo: se ve la lista vacía.
2. Pulse «＋ Nuevo trabajador»: se abre la ficha en blanco.
3. Pase por sus pestañas sin escribir nada.
4. Cierre la ficha sin pulsar «Dar de alta».

10.3.3 Contratos de Trabajo

Recursos Humanos › Personal › Contratos de Trabajo

Los contratos de trabajo con su vencimiento, el fin del período de prueba y el aviso de entrada al IESS.

Quién la usa: El jefe de talento humano.

Cuándo: Cada mes, para ver qué contratos vencen, y cuando un trabajador cambia de contrato o de sueldo.

Antes de empezar

• Tener al trabajador dado de alta: su ficha crea el primer contrato.

Qué muestra

• Código, trabajador, cédula, contrato, inicio, fin, remuneración, pago, aviso IESS, estado y alerta.
• Abajo: vigentes, con fecha de fin, vencidos y sin aviso al IESS.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Personal › Contratos de Trabajo.
2. Elija en «Mostrar»: vigentes, por vencer en 60 días o todos.
3. Elija el contrato en la tabla.
4. Pulse «＋ Renovar o cambiar contrato» y llene el contrato nuevo.
5. Escriba el motivo: sin él, «OK» queda atenuado.
6. Pulse «OK» y escriba la clave supervisora.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Renovar termina el contrato anterior el día previo, sin liquidación.
• La antigüedad, las vacaciones y las provisiones siguen corriendo.
• Se conserva el aviso de entrada al IESS.
• «Fecha de fin» y «Anular renovación» piden motivo y clave supervisora.

Errores comunes

Relacionadas: Ficha del Trabajador (10.3.2), Incrementos Salariales (10.3.4), Liquidación y Finiquito (10.6.6)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Personal › Contratos de Trabajo en la demo: la tabla sale vacía.
2. Cambie «Mostrar» a «Todos, con terminados y anulados»: la tabla se recarga.
3. Mire la línea de abajo: dice «0 vigentes».
4. Pulse «Cerrar».

10.3.4 Incrementos Salariales

Recursos Humanos › Personal › Incrementos Salariales

Cambios de remuneración en bloque, con fecha de vigencia, vista previa del costo y retroactivo.

Quién la usa: El jefe de talento humano, con la aprobación del gerente.

Cuándo: Cada enero, al subir el salario básico, o cuando la empresa decide un aumento.

Antes de empezar

• Tener los trabajadores con su contrato vigente.

Qué muestra

• Arriba, las novedades ya hechas con su número, vigencia, trabajadores, costo mensual y estado.
• Abajo, cada trabajador con su valor anterior, el nuevo, la diferencia, el costo mensual y avisos.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Personal › Incrementos Salariales.
2. Pulse «＋ Nueva novedad».
3. Elija «Vigente desde» y escriba el motivo.
4. Elija el campo (sueldo, jornal, bono…), el tipo de cambio y el valor.
5. Elija a quiénes: todos, una plantilla, un cargo, un departamento o un rango de sueldo.
6. Pulse «Calcular lista» y desmarque «Incluir» en quien no va.
7. Pulse «Aplicar» y escriba la clave supervisora.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento al aplicar; el retroactivo se paga en un rol, que sí se contabiliza.

• Cada cambio queda en la subtabla «Rol» del trabajador con su documento.
• Si la vigencia es anterior a roles cerrados, pregunta cómo pagar la diferencia.
• Se paga en el próximo rol normal o en un rol extraordinario de alcance.
• «Anular» pide motivo y clave supervisora.

Errores comunes

Relacionadas: Contratos de Trabajo (10.3.3), Historial Salarial (10.8.4), Rol de Pagos Masivo (10.5.2)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Personal › Incrementos Salariales en la demo: no hay novedades.
2. Cambie «Tipo» a «% de aumento» y escriba 5 en el valor.
3. Pulse «Calcular lista»: la lista sale vacía porque la demo no tiene trabajadores.
4. Pulse «Cerrar» sin aplicar.

10.3.5 Altas y Bajas IESS

Recursos Humanos › Personal › Altas y Bajas IESS

El reporte de entradas y salidas de trabajadores en un período, con su aviso al IESS.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Cada mes, antes de la planilla del IESS, o cuando un auditor lo pide.

Antes de empezar

• Tener registradas las altas en la ficha y las salidas en la Liquidación.

Qué muestra

• Trabajador, movimiento, fecha, contrato o motivo, aviso IESS, número y estado.
• Abajo, cuántas filas hay.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Personal › Altas y Bajas IESS: el reporte ya está elegido.
2. Elija «Desde» y «Hasta».
3. Pulse «Ver».
4. Escriba en «Filtrar» para buscar a un trabajador.
5. Pulse «Exportar a Excel» para entregarlo o archivarlo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo consulta.

• Es el visor de Reportes de Recursos Humanos: en «Reporte» hay diez reportes más.
• El Excel se guarda en la carpeta temporal y se abre solo.

Errores comunes

Relacionadas: Ficha del Trabajador (10.3.2), Planilla IESS (10.7.4), Liquidación y Finiquito (10.6.6)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Personal › Altas y Bajas IESS en la demo.
2. Cambie «Desde» al 01/01 del año y pulse «Ver»: la tabla sale con 0 filas.
3. Cambie «Reporte» a «Provisiones acumuladas»: las columnas cambian.
4. Pulse «Cerrar».

10.4 Asistencia

10.4.1 Registro de Horas y Jornales

Recursos Humanos › Asistencia › Registro de Horas y Jornales

Una grilla semanal, trabajador por día, para anotar jornales, horas normales, extra, nocturnas o unidades a destajo.

Quién la usa: El jefe de personal o el supervisor de campo.

Cuándo: Cada semana, antes de preparar el rol.

Antes de empezar

• Tener trabajadores con contrato vigente.

Qué muestra

• Una fila por trabajador y una columna por día, de lunes a domingo.
• Lo que ya entró a un rol contabilizado queda bloqueado.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Asistencia › Registro de Horas y Jornales: sale la semana actual.
2. Use «◀» o «▶» para cambiar de semana.
3. Elija en «Dato» qué va a anotar: jornales, horas normales, extra o unidades.
4. Elija el tipo de pago (semanal, quincenal, mensual) o deje «Todos».
5. Escriba el valor de cada trabajador en cada día.
6. Pulse «Guardar»: abajo sale cuántos cambios se guardaron.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: el rol de pagos toma estas horas y jornales solo.

• Horas suplementarias se pagan con 50 % de recargo; extraordinarias con 100 %.
• La pestaña «Faltas, atrasos y permisos» lleva la bitácora de ausencias.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Faltas y Atrasos (10.4.2), Lista de Trabajadores (10.3.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Asistencia › Registro de Horas y Jornales en la demo.
2. Pulse «◀»: la fecha retrocede una semana.
3. Cambie «Dato» a «Horas suplementarias (50 %)»: la grilla se recarga.
4. La demo general no tiene trabajadores: la grilla sale vacía. Pulse «Cancelar».

10.4.2 Faltas y Atrasos

Recursos Humanos › Asistencia › Faltas y Atrasos

La bitácora de faltas, atrasos, permisos y notas de cada trabajador, por período.

Quién la usa: El jefe de personal o el supervisor.

Cuándo: Cada día que alguien falta o llega tarde, y antes de preparar el rol.

Antes de empezar

• Tener trabajadores con contrato vigente.

Qué muestra

• Trabajador, fecha, hasta, tipo, permiso, días, minutos, justificación, si descuenta, documento y detalle.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Asistencia › Faltas y Atrasos: se abre la pestaña «Faltas, atrasos y permisos».
2. Elija la vista «Faltas y atrasos» y el período en «Desde» y «Hasta».
3. Pulse «Ver»: la tabla muestra lo registrado.
4. Para anotar una falta, escriba el trabajador por nombre o cédula.
5. Pulse «＋ Registrar falta, atraso, permiso o nota»: se abre su ficha en la bitácora.
6. Llene el registro y acéptelo: la tabla se actualiza.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: el rol de pagos descuenta solo las faltas y atrasos injustificados.

• Lo justificado solo queda en la ficha del trabajador.
• La misma pestaña sirve para la vista «Permisos y licencias».

Errores comunes

Relacionadas: Registro de Horas y Jornales (10.4.1), Permisos y Licencias (10.4.3), Rol de Pagos Masivo (10.5.2)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Asistencia › Faltas y Atrasos en la demo.
2. Cambie «Desde» al 1 de enero y pulse «Ver».
3. La demo general no tiene trabajadores: la tabla sale vacía.
4. Cambie la vista a «Permisos y licencias» y pulse «Ver» otra vez.
5. Pulse «Cancelar».

10.4.3 Permisos y Licencias

Recursos Humanos › Asistencia › Permisos y Licencias

La misma bitácora de Asistencia en la vista «Permisos y licencias»: permisos, licencias y calamidades de cada trabajador.

Quién la usa: El jefe de personal.

Cuándo: Cuando un trabajador pide un permiso o presenta un certificado.

Antes de empezar

• Tener creados los tipos de permiso en Recursos Humanos › Básicas › Tipos de Permiso.

Qué muestra

• Trabajador, fecha, hasta, tipo, permiso, días, minutos, justificación, si descuenta, documento y detalle.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Asistencia › Permisos y Licencias: la vista queda en «Permisos y licencias».
2. Elija el período en «Desde» y «Hasta» y pulse «Ver».
3. Para anotar un permiso, escriba el trabajador por nombre o cédula.
4. Pulse «＋ Registrar falta, atraso, permiso o nota»: se abre su ficha en la bitácora.
5. Elija el tipo de permiso, las fechas y el documento, y acéptelo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: el rol descuenta solo los permisos que el tipo marca como descontables.

• El certificado queda como documento en la ficha del trabajador.

Errores comunes

Relacionadas: Faltas y Atrasos (10.4.2), Tipos de Permiso (10.2.5), Vacaciones (10.4.4)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Asistencia › Permisos y Licencias en la demo.
2. Mire la vista: dice «Permisos y licencias».
3. Cambie «Desde» al 1 de enero y pulse «Ver»: sin trabajadores, la tabla sale vacía.
4. Pulse «Cancelar».

10.4.4 Vacaciones

Recursos Humanos › Asistencia › Vacaciones

El saldo de vacaciones de cada trabajador, sus períodos, el goce y el pago de días no gozados.

Quién la usa: El jefe de talento humano.

Cuándo: Cuando un trabajador pide vacaciones, y al revisar los saldos acumulados.

Antes de empezar

• Tener al trabajador con su fecha de ingreso en la Ficha del Trabajador.

Qué muestra

• Arriba, cada trabajador con años, días pendientes de períodos cumplidos, proporcional, total, períodos acumulados, valor del día y valor total.
• Abajo, cada año de servicio con su derecho, lo usado, lo pendiente y si está cumplido.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Asistencia › Vacaciones.
2. Revise «Saldo al»: los días se calculan a esa fecha.
3. Elija al trabajador: abajo salen sus años de servicio.
4. Escriba el primer día en «Desde» y los días en «Días».
5. Pulse «Solicitud en PDF» para que la firme.
6. Pulse «Registrar goce»: sale «Vacaciones registradas en la bitácora».

Qué genera en contabilidad

«Pagar días no gozados» crea un rol de vacaciones; su asiento se genera al contabilizarlo.

• 15 días por año y uno más por año desde el quinto, hasta 15 adicionales.
• Se acumulan hasta 3 períodos; el símbolo ⚠ avisa que se pasó.
• La solicitud queda guardada en los documentos del trabajador.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Ficha del Trabajador (10.3.2), Permisos y Licencias (10.4.3)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Asistencia › Vacaciones en la demo.
2. Lea la nota de arriba: dice cuántos días da cada año.
3. Cambie «Saldo al» al 31 de diciembre: la tabla se recalcula.
4. La demo general no tiene trabajadores: las tablas salen vacías.
5. Pulse «Cerrar».

10.5 Nómina

10.5.1 Plantillas de Rol

Recursos Humanos › Nómina › Plantillas de Rol

Cada plantilla dice qué conceptos lleva un rol y a qué trabajadores se paga con él.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Al implementar la nómina o al crear una forma de pago nueva (semanal, quincenal, décimos…).

Antes de empezar

• Tener los conceptos de rol revisados en Básicas.

Qué muestra

• Tres columnas: plantillas, conceptos con su pestaña y trabajadores.
• Abajo, las plantillas de ejemplo con «Cargar en esta base» y «Dar de alta con este ejemplo».

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Nómina › Plantillas de Rol.
2. Elija una plantilla de la lista de la izquierda.
3. Marque o desmarque los conceptos que lleva.
4. Agregue trabajadores escribiendo nombre o cédula y Enter, o pulse «Traer todos los activos».
5. Pulse «Guardar».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El Rol de Pagos Masivo usa la plantilla: solo cambian los trabajadores.
• «Traer todos los activos» no graba: hay que pulsar «Guardar».
• «Cargar en esta base» crea las plantillas y cargos de ejemplo que falten, sin trabajadores.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Conceptos de Rol (10.2.4), Lista de Trabajadores (10.3.1)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Nómina › Plantillas de Rol en la demo.
2. Elija «Jornales semanales»: se marcan sus conceptos.
3. Elija «Décimo tercer sueldo»: los conceptos marcados cambian.
4. Pulse «Cancelar» sin guardar.

10.5.2 Rol de Pagos Masivo

Recursos Humanos › Nómina › Rol de Pagos Masivo

El rol de pagos de todos los trabajadores de una plantilla, del cálculo al pago.

Quién la usa: El jefe de talento humano prepara; el gerente aprueba; el contador contabiliza y paga.

Cuándo: En cada período de pago: semana, quincena o mes.

Antes de empezar

• Tener la plantilla de rol con sus trabajadores.
• Registrar faltas, horas extras y permisos del período.

Qué muestra

• Las pestañas Asistencia y horas, Ingresos, Deducciones, Aportes patronales y provisiones, y Neto y pago.
• Abajo, los botones del proceso en orden: calcular, aprobar, contabilizar y pagar.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Nómina › Rol de Pagos Masivo.
2. Elija la plantilla y revise «Desde», «Hasta» y «Pago».
3. Pulse «＋ Nuevo rol»: trae a todos con horas, faltas, préstamos y deducciones.
4. Escriba solo las novedades en las pestañas y pulse «Calcular».
5. Pulse «Aprobar» y escriba la clave supervisora.
6. Pulse «Contabilizar».
7. Elija la cuenta en «Pagar desde» y pulse «Pagar».

Qué genera en contabilidad

Contabilizar genera un solo asiento con el rol y las provisiones; pagar genera el egreso, con cheques o una N/D.

• Las cuotas de préstamos y deducciones se descuentan solas.
• Pago por transferencia: genera el archivo para el banco.
• «Anular pago» y anular el rol piden motivo y clave supervisora.

Errores comunes

Relacionadas: Plantillas de Rol (10.5.1), Lista de Roles (10.5.3), Sobres de Pago (10.8.2)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Nómina › Rol de Pagos Masivo en la demo.
2. Mire «Plantilla»: dice «Jornales semanales» y el período de la semana.
3. Pase por las pestañas: sin trabajadores, la tabla queda vacía.
4. Mire «Pagar desde»: propone una cuenta de bancos.
5. Pulse «Cancelar».

10.5.3 Lista de Roles

Recursos Humanos › Nómina › Lista de Roles

Los roles de pagos procesados, con su estado, su asiento y sus totales.

Quién la usa: El jefe de talento humano, el contador o el auditor.

Cuándo: Para revisar un rol pasado, reimprimirlo o retomar uno sin terminar.

Antes de empezar

• Haber hecho al menos un rol en el Rol de Pagos Masivo.

Qué muestra

• Desde, hasta, pago, plantilla, trabajadores, ingresos, deducciones, neto, aportes patronales, provisiones, estado y asiento.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Nómina › Lista de Roles.
2. Elija un rol de la tabla.
3. Pulse «Abrir», o haga doble clic: se abre en el Rol de Pagos Masivo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: muestra el asiento de cada rol.

• «Sobres de Pago» y «Rol General» reimprimen el rol elegido.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Rol General (10.8.1), Sobres de Pago (10.8.2)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Nómina › Lista de Roles en la demo: la tabla sale vacía.
2. Pulse «＋ Nuevo rol»: se abre el Rol de Pagos Masivo.
3. Cierre el rol con «Cancelar» sin crear nada.

10.5.4 Préstamos a Trabajadores

Recursos Humanos › Nómina › Préstamos a Trabajadores

Los préstamos y anticipos de sueldo que la empresa entrega a sus trabajadores, con su saldo y sus cuotas.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Al entregar un préstamo o un anticipo, y para revisar cuánto deben los trabajadores.

Antes de empezar

• Tener al trabajador dado de alta en la Ficha del Trabajador.

Qué muestra

• Código, trabajador, obligación, acreedor, cuota, saldo del trabajador, por pagar al acreedor y estado.
• Abajo, cuántas obligaciones hay, cuánto deben los trabajadores y cuánto se debe a los acreedores.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Nómina › Préstamos a Trabajadores: el filtro «Mostrar» queda en «Préstamos y anticipos de la empresa».
2. Pulse «＋ Préstamo» y elija al trabajador.
3. Escriba monto, cuotas, fecha de entrega, primera cuota y frecuencia.
4. Elija en «Entregar desde» el banco, o déjelo vacío para registrar sin asiento.
5. Pulse «OK»: el préstamo aparece en la tabla.

Qué genera en contabilidad

Un préstamo entregado desde un banco genera su egreso; el rol descuenta cada cuota en su asiento.

• El Rol de Pagos Masivo trae solas las cuotas vigentes de cada trabajador.
• Anular pide la clave supervisora; si hubo asiento, se genera su reverso.

Errores comunes

Relacionadas: Descuentos a Terceros (10.5.5), Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Ficha del Trabajador (10.3.2)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Nómina › Préstamos a Trabajadores en la demo: no hay préstamos.
2. Marque «Incluir canceladas»: la tabla se recarga.
3. Pulse «＋ Préstamo»: avisa «No hay trabajadores activos».
4. Pulse «Cerrar».

10.5.5 Descuentos a Terceros

Recursos Humanos › Nómina › Descuentos a Terceros

Los descuentos del rol que se pagan a otro: préstamos del IESS, pensiones alimenticias, embargos, cooperativas, seguros y convenios.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Al recibir un oficio, un juicio o un convenio que ordena descontar al trabajador.

Antes de empezar

• Tener al trabajador dado de alta en la Ficha del Trabajador.

Qué muestra

• Código, trabajador, obligación, acreedor, cuota, saldo del trabajador, por pagar al acreedor y estado.
• Abajo, cuántas obligaciones hay, cuánto deben los trabajadores y cuánto se debe a los acreedores.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Nómina › Descuentos a Terceros: el filtro «Mostrar» queda en «Deducciones a favor de terceros».
2. Pulse «＋ Deducción» y elija al trabajador.
3. Elija el tipo y el acreedor, y escriba el oficio, juicio o crédito.
4. Escriba la cuota mensual o el % del sueldo, y la fecha «Desde».
5. Escriba el saldo total, o 0 si es indefinido.
6. Pulse «OK»: la deducción aparece en la tabla.

Qué genera en contabilidad

Un préstamo entregado desde un banco genera su egreso; el rol descuenta cada cuota en su asiento.

• El Rol de Pagos Masivo trae solas las cuotas vigentes de cada trabajador.
• Anular pide la clave supervisora; si hubo asiento, se genera su reverso.

Errores comunes

Relacionadas: Préstamos a Trabajadores (10.5.4), Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Calendario de Pagos (10.7.6)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Nómina › Descuentos a Terceros en la demo: no hay deducciones.
2. Cambie «Mostrar» a «Préstamos y deducciones»: se ven todas las obligaciones.
3. Pulse «＋ Deducción»: avisa «No hay trabajadores activos».
4. Pulse «Cerrar».

10.6 Beneficios Sociales

10.6.1 Décimo Tercero

Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Décimo Tercero

El rol del décimo tercer sueldo, hecho en el Rol de Pagos Masivo con la plantilla «Décimo tercer sueldo».

Quién la usa: El jefe de talento humano prepara; el gerente aprueba; el contador contabiliza y paga.

Cuándo: En diciembre, antes de la fecha de pago que muestra «Pago».

Antes de empezar

• Tener los roles mensuales del año contabilizados: de ahí sale lo percibido.

Qué muestra

• Las mismas pestañas del Rol de Pagos Masivo, con el décimo de cada trabajador.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Décimo Tercero: la plantilla ya dice «Décimo tercer sueldo».
2. Revise «Desde», «Hasta» y «Pago».
3. Pulse «＋ Nuevo rol»: trae a todos los trabajadores.
4. Pulse «Calcular» y revise la pestaña «Neto y pago».
5. Pulse «Aprobar» y escriba la clave supervisora.
6. Pulse «Contabilizar» y luego «Pagar».

Qué genera en contabilidad

Contabilizar genera un asiento que usa la provisión acumulada; pagar genera el egreso.

• Un trabajador que lo cobra mensual no aparece con saldo.
• «Anular pago» pide motivo y clave supervisora.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Décimo Cuarto (10.6.2), Lista de Roles (10.5.3)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Décimo Tercero en la demo.
2. Mire «Plantilla»: dice «Décimo tercer sueldo».
3. Mire «Pago»: propone el 20 de diciembre.
4. Mire «Pagar desde»: propone una cuenta de bancos.
5. Sin trabajadores en la demo no pulse «＋ Nuevo rol»: pulse «Cancelar».

10.6.2 Décimo Cuarto

Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Décimo Cuarto

El rol del décimo cuarto sueldo, hecho en el Rol de Pagos Masivo con la plantilla «Décimo cuarto sueldo».

Quién la usa: El jefe de talento humano prepara; el gerente aprueba; el contador contabiliza y paga.

Cuándo: En la fecha de pago de su región, la que propone «Pago».

Antes de empezar

• Tener al día los días trabajados de cada trabajador: el décimo cuarto es proporcional a ellos.

Qué muestra

• Las mismas pestañas del Rol de Pagos Masivo, con el décimo de cada trabajador.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Décimo Cuarto: la plantilla ya dice «Décimo cuarto sueldo».
2. Revise «Desde», «Hasta» y «Pago».
3. Pulse «＋ Nuevo rol»: trae a todos los trabajadores.
4. Pulse «Calcular» y revise la pestaña «Neto y pago».
5. Pulse «Aprobar» y escriba la clave supervisora.
6. Pulse «Contabilizar» y luego «Pagar».

Qué genera en contabilidad

Contabilizar genera un asiento que usa la provisión acumulada; pagar genera el egreso.

• Un trabajador que lo cobra mensual no aparece con saldo.
• «Anular pago» pide motivo y clave supervisora.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Décimo Tercero (10.6.1), Lista de Roles (10.5.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Décimo Cuarto en la demo.
2. Mire «Plantilla»: dice «Décimo cuarto sueldo».
3. Mire «Pago»: propone el 15 de marzo.
4. Mire «Pagar desde»: propone una cuenta de bancos.
5. Sin trabajadores en la demo no pulse «＋ Nuevo rol»: pulse «Cancelar».

10.6.3 Fondos de Reserva

Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Fondos de Reserva

El reporte de fondos de reserva: cuánto se pagó en el rol y cuánto se depositó al IESS, por trabajador y mes.

Quién la usa: El contador o el jefe de talento humano.

Cuándo: Cada mes, al cuadrar la planilla del IESS, y en las auditorías.

Antes de empezar

• Tener roles contabilizados en el período.

Qué muestra

• Trabajador, cédula, mes, forma, lo pagado en el rol y lo depositado al IESS.
• Abajo, el número de filas.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Fondos de Reserva: el reporte ya dice «Fondos de reserva (en el rol y al IESS)».
2. Elija el período en «Desde» y «Hasta».
3. Pulse «Ver».
4. Escriba en «Filtrar» para buscar a un trabajador.
5. Pulse «Exportar a Excel» para entregarlo o archivarlo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: lee los roles contabilizados.

• El mismo «Reporte» trae otros informes de Recursos Humanos.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Lista de Roles (10.5.3), Utilidades (10.6.4)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Fondos de Reserva en la demo.
2. Cambie «Desde» al 1 de enero y pulse «Ver».
3. La demo general no tiene roles: abajo sale «0 filas».
4. Despliegue «Reporte» para ver los otros informes y pulse «Cerrar».

10.6.4 Utilidades

Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Utilidades

El reparto del 15 % de utilidades a los trabajadores: 10 % por días trabajados y 5 % por cargas familiares.

Quién la usa: El contador.

Cuándo: Al cerrar el ejercicio, antes del 15 de abril del año siguiente.

Antes de empezar

• Tener el ejercicio contabilizado: la utilidad sale del libro.
• Tener las cargas familiares de cada trabajador en su ficha.

Qué muestra

• Trabajador, días, cargas, 10 %, 5 % y total.
• Una línea con el 15 %, el 10 % y el 5 % de la utilidad.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Utilidades: se abre la pestaña «Utilidades».
2. Elija el «Ejercicio».
3. Pulse «Traer del libro»: sale la utilidad antes de participación.
4. Corrija el valor si el contador lo indica.
5. Pulse «Calcular»: sale el reparto de cada trabajador.
6. Pulse «Crear rol de utilidades»: se abre en el Rol de Pagos Masivo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento aquí: el rol de utilidades lo genera al contabilizarlo.

• El rol queda con fecha de pago 15 de abril del año siguiente.
• Solo entran trabajadores con valor a recibir.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Ficha del Trabajador (10.3.2), Fondos de Reserva (10.6.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Utilidades en la demo.
2. Deje «Ejercicio» en 2025 y pulse «Traer del libro».
3. Mire «Utilidad antes de participación»: sale la utilidad del libro, o 0,00 si hubo pérdida.
4. Pulse «Calcular»: sin trabajadores, la tabla queda vacía.
5. Pulse «Cerrar».

10.6.5 Provisión de Bonos

Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Provisión de Bonos

El bono ganado en el año por cada trabajador, reconocido al 31 de diciembre contra Bonos por pagar.

Quién la usa: El contador.

Cuándo: Al cerrar el año, cuando la empresa ya decidió los bonos que pagará después.

Antes de empezar

• Tener trabajadores activos.
• Saber el monto del bono de cada uno.

Qué muestra

• Arriba, cada trabajador con su bono.
• Abajo, las provisiones grabadas: año, asiento, concepto, fecha de pago, total, pagado, saldo y estado.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Provisión de Bonos: se abre la pestaña «Provisión de bonos».
2. Elija el «Año del bono» y la fecha en «Se paga en el rol del».
3. Escriba el concepto, por ejemplo «Bono de desempeño».
4. Escriba el bono de cada trabajador en la columna «Bono».
5. Pulse «Provisionar al 31-dic»: sale el número del asiento y el total.

Qué genera en contabilidad

Genera un asiento en el Diario General al 31 de diciembre contra Bonos por pagar (NIC 19).

• Lo paga el rol mensual que llega a la fecha prevista.
• El IESS y el impuesto a la renta se calculan al pagarlo.
• «Anular provisión» pide motivo y clave supervisora, y genera el reverso.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Utilidades (10.6.4), Lista de Roles (10.5.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Provisión de Bonos en la demo.
2. Mire «Se paga en el rol del»: propone el 31 de enero del año siguiente.
3. Cambie «Año del bono»: la fecha de pago cambia sola.
4. Sin trabajadores en la demo no provisione nada: pulse «Cerrar».

10.6.6 Liquidación y Finiquito

Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Liquidación y Finiquito

El cálculo de lo que se paga a un trabajador que sale de la empresa: sueldo pendiente, décimos, vacaciones, desahucio e indemnización, menos lo que debe.

Quién la usa: El jefe de talento humano, con la clave supervisora del contador o del gerente.

Cuándo: Cuando un trabajador renuncia, es despedido o termina su contrato.

Antes de empezar

• Tener al trabajador en la Lista de Trabajadores, con su sueldo y su fecha de ingreso.
• Tener contabilizados los roles anteriores a la salida.

Qué muestra

• Arriba, cada rubro con su base de cálculo, ingreso, deducción y aporte de la empresa.
• Una línea con los años de servicio, los ingresos, las deducciones y el neto.
• Abajo, las liquidaciones grabadas con su estado, asiento, acta del SUT y aviso del IESS.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Liquidación y Finiquito.
2. Escriba el nombre o la cédula del trabajador y elíjalo de la lista.
3. Elija el «Motivo» de la salida.
4. Elija la fecha de «Salida» y la de «Pago».
5. Pulse «Simular»: salen los rubros con su base de cálculo, sin grabar nada.
6. Pulse «Guardar»: la liquidación queda en borrador.
7. Pulse «Contabilizar» y escriba la clave supervisora.
8. Elija la cuenta en «Pagar desde» y pulse «Pagar».

Qué genera en contabilidad

Al contabilizar genera el asiento de la liquidación; al pagar, un egreso (DE) con su cheque o transferencia.

• Al contabilizar, el trabajador queda retirado.
• «Acta de finiquito» y «Carta de terminación» abren el documento en PDF.
• El aviso de salida del IESS se registra dentro de los 3 días siguientes.
• «Anular pago» devuelve la liquidación a «por pagar»; «Anular» pide motivo y clave.

Errores comunes

Relacionadas: Lista de Trabajadores (10.3.1), Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Altas y Bajas IESS (10.3.5)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Beneficios Sociales › Liquidación y Finiquito en la demo.
2. Despliegue «Motivo»: salen nueve motivos, desde «Renuncia voluntaria» hasta «Jubilación».
3. Pulse «Simular» sin trabajador: sale «Elija un trabajador de la lista.»
4. La demo general no tiene trabajadores: pulse «Cancelar».

10.7 Obligaciones

10.7.1 Gastos Personales IR

Recursos Humanos › Obligaciones › Gastos Personales IR

Los gastos personales que cada trabajador proyecta para el año: rebajan su impuesto a la renta.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: En enero, cuando el trabajador entrega su formulario de gastos personales, o si lo cambia.

Antes de empezar

• Tener a los trabajadores activos y sus cargas familiares en la ficha.
• Tener el formulario de gastos personales firmado por cada trabajador.

Qué muestra

• Cada trabajador activo con sus cargas familiares y sus gastos proyectados.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › Gastos Personales IR: se abre la pestaña «Gastos personales IR».
2. Haga doble clic en la columna «Gastos personales proyectados» del trabajador.
3. Escriba el total del año.
4. Pulse «Guardar».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: cambia la retención del impuesto a la renta en los roles siguientes.

• La rebaja es el 18 % de los gastos, con un tope según las cargas familiares.
• Sale en el Formulario 107 y en el RDEP del año.

Errores comunes

Relacionadas: Formulario 107 (10.7.2), RDEP (10.7.3), Ficha del Trabajador (10.3.2)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › Gastos Personales IR en la demo.
2. Mire las pestañas de arriba: son las seis obligaciones de nómina.
3. La demo general no tiene trabajadores: la tabla sale vacía.
4. Lea la nota de abajo: dice qué gastos entran.
5. Pulse «Cerrar».

10.7.2 Formulario 107

Recursos Humanos › Obligaciones › Formulario 107

El comprobante anual de retenciones de cada trabajador (Formulario 107): lo que ganó, lo que aportó al IESS y el impuesto que se le retuvo.

Quién la usa: El contador o el jefe de talento humano.

Cuándo: Hasta enero del año siguiente: se entrega a cada trabajador para su declaración.

Antes de empezar

• Tener contabilizados los roles del año.
• Tener los gastos personales de cada trabajador (10.7.1).

Qué muestra

• Por trabajador: ingresos gravados, participación, décimos, fondo de reserva, aporte al IESS, base imponible, rebaja por gastos personales, impuesto causado, retenido y diferencia.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › Formulario 107: se abre la pestaña «Formulario 107 / RDEP».
2. Elija el «Año».
3. Pulse «Ver»: sale el resumen del impuesto a la renta de cada trabajador.
4. Elija al trabajador en la tabla.
5. Pulse «Formulario 107 (PDF)»: se abre el formulario listo para imprimir y firmar.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: lee los roles contabilizados y pagados del año.

• Hasta febrero, el «Año» propone el año anterior.
• Los archivos son borradores: se validan en los sistemas del SRI.

Errores comunes

Relacionadas: RDEP (10.7.3), Gastos Personales IR (10.7.1), Lista de Roles (10.5.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › Formulario 107 en la demo.
2. Pulse «Ver»: la demo general no tiene roles y la tabla sale vacía.
3. Pulse «Formulario 107 (PDF)» sin elegir a nadie: sale «Elija un trabajador.»
4. Pulse «Cerrar».

10.7.3 RDEP

Recursos Humanos › Obligaciones › RDEP

El anexo RDEP: el resumen anual de las retenciones de todos los trabajadores, en el archivo XML que pide el SRI.

Quién la usa: El contador o el jefe de talento humano.

Cuándo: Una vez al año, en enero o febrero, según el noveno dígito del RUC.

Antes de empezar

• Tener contabilizados los roles del año.
• Tener los gastos personales de cada trabajador (10.7.1).

Qué muestra

• Por trabajador: ingresos gravados, participación, décimos, fondo de reserva, aporte al IESS, base imponible, rebaja por gastos personales, impuesto causado, retenido y diferencia.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › RDEP: se abre la pestaña «Formulario 107 / RDEP».
2. Elija el «Año».
3. Pulse «Ver»: sale el resumen del impuesto a la renta de cada trabajador.
4. Pulse «RDEP (XML)»: el archivo se graba y se abre su carpeta.
5. Valide el archivo en el programa DIMM del SRI y súbalo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: lee los roles contabilizados y pagados del año.

• Hasta febrero, el «Año» propone el año anterior.
• Los archivos son borradores: se validan en los sistemas del SRI.

Errores comunes

Relacionadas: Formulario 107 (10.7.2), Gastos Personales IR (10.7.1), Lista de Roles (10.5.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › RDEP en la demo.
2. Pulse «Ver»: la demo general no tiene roles y la tabla sale vacía.
3. Pulse «RDEP (XML)»: abajo sale la ruta del archivo y se abre su carpeta.
4. Pulse «Cerrar».

10.7.4 Planilla IESS

Recursos Humanos › Obligaciones › Planilla IESS

La planilla del IESS del mes: materia gravada y aportes de cada trabajador, para cuadrar y pagar.

Quién la usa: El jefe de talento humano o el contador.

Cuándo: Cada mes, antes del 15 del mes siguiente, que es cuando vence el pago.

Antes de empezar

• Tener contabilizados los roles del mes.

Qué muestra

• Cédula, trabajador y materia gravada.
• Aporte personal 9,45 %, cónyuge 3,41 %, patronal 11,15 %, IECE y SECAP.
• Fondo de reserva, préstamos del IESS y total a pagar.
• Una última fila con los totales.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › Planilla IESS: se abre la pestaña «Planilla IESS».
2. Elija el «Año» y el «Mes».
3. Pulse «Ver»: sale cada trabajador y una fila «TOTAL».
4. Pulse «Exportar a Excel» para cuadrar con el portal del IESS.
5. Pulse «Pagos de planilla IESS» para registrar el pago del mes.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento aquí: el pago al IESS genera un egreso en Bancos desde «Pagos de planilla IESS».

• El Excel lleva en el título el número patronal y la sucursal.
• Lo pagado sale en el Calendario de Pagos como «Pagado».

Errores comunes

Relacionadas: Calendario de Pagos (10.7.6), Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Fondos de Reserva (10.6.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › Planilla IESS en la demo.
2. Deje el mes actual y pulse «Ver».
3. La demo general no tiene roles: sale solo la fila «TOTAL» en 0.00.
4. Pulse «Cerrar».

10.7.5 Archivo de Pagos al Banco

Recursos Humanos › Obligaciones › Archivo de Pagos al Banco

El archivo con los pagos de un rol para subirlo a la banca electrónica y acreditar los sueldos.

Quién la usa: El tesorero o el jefe de talento humano.

Cuándo: El día de pago, después de contabilizar el rol.

Antes de empezar

• Tener el rol contabilizado o pagado.
• Tener la cuenta bancaria y el banco de cada trabajador en su ficha.

Qué muestra

• Cuántos pagos lleva el archivo y dónde quedó.
• Los trabajadores sin cuenta bancaria o con banco sin código, si los hay.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › Archivo de Pagos al Banco: se abre la pestaña «Archivo al banco».
2. Elija el «Rol».
3. Elija el «Formato» de su banco: viene el de la Configuración de RRHH.
4. Escriba la cuenta de la empresa.
5. Pulse «Generar archivo»: se graba y se abre su carpeta.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: el pago del rol se contabiliza en el Rol de Pagos Masivo.

• El archivo sale en el formato del banco (.csv o .txt).
• Es un borrador: revíselo en la banca electrónica antes de aprobarlo.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Ficha del Trabajador (10.3.2), Calendario de Pagos (10.7.6)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › Archivo de Pagos al Banco en la demo.
2. Despliegue «Formato»: salen los formatos de los bancos.
3. La demo general no tiene roles: «Rol» sale vacío.
4. Pulse «Cerrar».

10.7.6 Calendario de Pagos

Recursos Humanos › Obligaciones › Calendario de Pagos

El calendario del mes con todo lo que la nómina debe pagar: sueldos, décimos, IESS, fondos de reserva, terceros, utilidades, liquidaciones y comisiones.

Quién la usa: El jefe de talento humano, el contador o el tesorero.

Cuándo: Al planificar los pagos del mes y antes de cada fecha de pago.

Antes de empezar

• Tener plantillas de rol con su periodicidad.

Qué muestra

• Arriba, el total del mes, lo pagado, lo pendiente y lo vencido.
• Una cuadrícula de lunes a domingo con los pagos de cada día y su color por estado.
• En «Lista», fecha, rubro, descripción, estado, monto, pagado y pendiente.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › Calendario de Pagos: sale el mes actual.
2. Cambie de mes con «◀» y «▶».
3. Elija un «Estado» para ver solo esos pagos.
4. Haga doble clic en un día: pasa a la pestaña «Lista» con los pagos de ese día.
5. Elija un pago y pulse «Ver»: se abre el rol, la planilla o el documento que lo origina.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: lee roles, planillas, kárdex y liquidaciones.

• Los pagos sin rol se estiman con los valores vigentes («Proyectado»).
• La planilla del IESS y lo descontado a terceros vencen el 15 del mes siguiente.
• Con «Incluir vencidos…», lo atrasado de meses anteriores sale el día 1.

Errores comunes

Relacionadas: Rol de Pagos Masivo (10.5.2), Planilla IESS (10.7.4), Liquidación y Finiquito (10.6.6)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Obligaciones › Calendario de Pagos en la demo.
2. Lea la línea de arriba: «Total», «Pagado», «Pendiente» y «Vencido».
3. Haga doble clic en un día con pagos: se abre «Lista» con ese día.
4. Pulse «▶»: el calendario pasa al mes siguiente.
5. Pulse «Cerrar».

10.8 Reportes

10.8.1 Rol General

Recursos Humanos › Reportes › Rol General

El rol general impreso de un rol de pagos ya procesado: todos los trabajadores con sus ingresos, deducciones y neto.

Quién la usa: El jefe de talento humano, el contador o el auditor.

Cuándo: Al cerrar cada rol, para archivarlo o entregarlo al auditor.

Antes de empezar

• Haber procesado el rol en el Rol de Pagos Masivo.

Qué muestra

• Cada trabajador con ingresos, deducciones, neto, aportes patronales y provisiones.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Rol General: se abre la Lista de Roles.
2. Elija el rol en la tabla.
3. Pulse «Rol General»: sale el impreso del rol.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: imprime el rol con su asiento.

• Es la misma pantalla que la Lista de Roles.

Errores comunes

Relacionadas: Lista de Roles (10.5.3), Sobres de Pago (10.8.2)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Rol General en la demo: la tabla sale vacía.
2. Pulse «Rol General» sin elegir fila: no pasa nada.
3. Pulse «Cerrar»: vuelve al tablero.

10.8.2 Sobres de Pago

Recursos Humanos › Reportes › Sobres de Pago

Los sobres (comprobantes) de pago de cada trabajador de un rol ya procesado.

Quién la usa: El jefe de talento humano o quien entrega los pagos.

Cuándo: Al pagar cada rol, o para reponer un sobre perdido.

Antes de empezar

• Haber procesado el rol en el Rol de Pagos Masivo.

Qué muestra

• Un sobre por trabajador con sus ingresos, deducciones y neto a recibir.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Sobres de Pago: se abre la Lista de Roles.
2. Elija el rol en la tabla.
3. Pulse «Sobres de Pago» y elija el «Formato de impresión».
4. Si eligió dos sobres por hoja, confirme el aviso: hay que cortar la hoja.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Cada sobre impreso queda registrado como entregado en el expediente del trabajador.

Errores comunes

Relacionadas: Lista de Roles (10.5.3), Rol General (10.8.1)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Sobres de Pago en la demo: la tabla sale vacía.
2. Pulse «＋ Nuevo rol»: se abre el Rol de Pagos Masivo.
3. Cierre el rol con «Cancelar» sin crear nada.

10.8.3 Provisiones Acumuladas

Recursos Humanos › Reportes › Provisiones Acumuladas

Lo que la empresa lleva provisionado por cada trabajador: décimos, vacaciones y fondo de reserva.

Quién la usa: El jefe de talento humano, el contador o el auditor.

Cuándo: Antes de pagar un décimo o una liquidación, y al cerrar el año.

Antes de empezar

• Tener trabajadores y roles o novedades grabados en el período.

Qué muestra

• Trabajador, décimo tercero, décimo cuarto, vacaciones, fondo de reserva (IESS) y total.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Provisiones Acumuladas: el reporte «Provisiones acumuladas» ya viene elegido.
2. Cambie «Desde» y «Hasta» al período que necesita.
3. Pulse «Ver»: la tabla se llena.
4. Escriba en «Filtrar» un nombre para ver solo esas filas.
5. Pulse «Exportar a Excel» para guardarlo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo lee los datos de nómina.

• En «Reporte» puede cambiar a cualquiera de los otros reportes de RRHH.

Errores comunes

Relacionadas: Lista de Roles (10.5.3), Rol de Pagos Masivo (10.5.2)

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Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Provisiones Acumuladas en la demo: sale «Provisiones acumuladas».
2. Lea abajo «0 filas»: la demo no tiene nómina.
3. Cambie «Desde» al 01/01 del año y pulse «Ver».
4. Pulse «Exportar a Excel»: se abre el archivo vacío.

10.8.4 Historial Salarial

Recursos Humanos › Reportes › Historial Salarial

Los cambios de sueldo y de otros datos salariales de cada trabajador, con su motivo.

Quién la usa: El jefe de talento humano, el contador o el auditor.

Cuándo: Para revisar aumentos, ascensos o una reclamación de un trabajador.

Antes de empezar

• Tener trabajadores y roles o novedades grabados en el período.

Qué muestra

• Trabajador, fecha, campo, valor anterior, valor nuevo, variación y motivo.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Historial Salarial: el reporte «Historial salarial» ya viene elegido.
2. Cambie «Desde» y «Hasta» al período que necesita.
3. Pulse «Ver»: la tabla se llena.
4. Escriba en «Filtrar» un nombre para ver solo esas filas.
5. Pulse «Exportar a Excel» para guardarlo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo lee los datos de nómina.

• En «Reporte» puede cambiar a cualquiera de los otros reportes de RRHH.

Errores comunes

Relacionadas: Lista de Roles (10.5.3), Rol de Pagos Masivo (10.5.2)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Historial Salarial en la demo: sale «Historial salarial».
2. Lea abajo «0 filas»: la demo no tiene nómina.
3. Cambie «Desde» al 01/01 del año y pulse «Ver».
4. En «Reporte» elija «Provisiones acumuladas»: cambia el reporte.

10.8.5 Asistencia y Ausentismo

Recursos Humanos › Reportes › Asistencia y Ausentismo

Jornales, horas extra, faltas, atrasos, permisos y vacaciones de cada trabajador en el período.

Quién la usa: El jefe de talento humano, el contador o el auditor.

Cuándo: Cada mes, antes del rol, y para revisar a quien falta mucho.

Antes de empezar

• Tener trabajadores y roles o novedades grabados en el período.

Qué muestra

• Trabajador, jornales, horas extra, faltas injustificadas y justificadas, minutos de atraso, días de permiso, días de vacaciones y ausentismo.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Asistencia y Ausentismo: el reporte «Asistencia y ausentismo» ya viene elegido.
2. Cambie «Desde» y «Hasta» al período que necesita.
3. Pulse «Ver»: la tabla se llena.
4. Escriba en «Filtrar» un nombre para ver solo esas filas.
5. Pulse «Exportar a Excel» para guardarlo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo lee los datos de nómina.

• En «Reporte» puede cambiar a cualquiera de los otros reportes de RRHH.

Errores comunes

Relacionadas: Lista de Roles (10.5.3), Rol de Pagos Masivo (10.5.2)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Asistencia y Ausentismo en la demo: sale «Asistencia y ausentismo».
2. Lea abajo «0 filas»: la demo no tiene nómina.
3. Cambie «Desde» al 01/01 del año y pulse «Ver».
4. Escriba una letra en «Filtrar»: la tabla sigue vacía.

10.8.6 Costo Laboral por Centro

Recursos Humanos › Reportes › Costo Laboral por Centro

Cuánto cuesta el personal de cada centro de costo: sueldos, aportes y provisiones.

Quién la usa: El jefe de talento humano, el contador o el auditor.

Cuándo: Al cerrar el mes, para saber cuánto cuesta cada área.

Antes de empezar

• Tener trabajadores y roles o novedades grabados en el período.

Qué muestra

• Centro de costo, trabajadores, remuneraciones, aportes patronales, provisiones y costo laboral.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Costo Laboral por Centro: el reporte «Costo laboral por centro de costo» ya viene elegido.
2. Cambie «Desde» y «Hasta» al período que necesita.
3. Pulse «Ver»: la tabla se llena.
4. Escriba en «Filtrar» un nombre para ver solo esas filas.
5. Pulse «Exportar a Excel» para guardarlo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo lee los datos de nómina.

• En «Reporte» puede cambiar a cualquiera de los otros reportes de RRHH.

Errores comunes

Relacionadas: Lista de Roles (10.5.3), Rol de Pagos Masivo (10.5.2)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Costo Laboral por Centro en la demo: sale «Costo laboral por centro de costo».
2. Lea abajo «0 filas»: la demo no tiene nómina.
3. Cambie «Desde» al 01/01 del año y pulse «Ver».
4. Pulse «Cerrar»: vuelve al tablero.

10.8.7 Documentos Laborales

Recursos Humanos › Reportes › Documentos Laborales

Contratos, cartas, memorandos, certificados y actas de un trabajador, armados con sus datos y emitidos en PDF.

Quién la usa: El jefe de talento humano.

Cuándo: Al contratar, al emitir un certificado o un memorando, y al terminar la relación laboral.

Antes de empezar

• Tener al trabajador registrado con su contrato.

Qué muestra

• Arriba, el texto del documento, que puede corregir antes de emitir.
• Abajo, los documentos ya emitidos: fecha, trabajador, documento y archivo.

Pasos:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Documentos Laborales.
2. Escriba en «Trabajador» el nombre o la cédula y elíjalo.
3. Elija el documento; para un memorando escriba el asunto y el detalle.
4. Pulse «Armar texto»: el texto sale con los datos del trabajador.
5. Corrija lo que haga falta y pulse «Emitir PDF».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Cada PDF emitido queda en el historial del trabajador; doble clic lo abre.
• Cambiar una plantilla pide la clave supervisora y vale para todos los trabajadores.

Errores comunes

Relacionadas: Lista de Roles (10.5.3), Rol General (10.8.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Recursos Humanos › Reportes › Documentos Laborales en la demo.
2. Pulse «Armar texto» sin trabajador: sale «Elija un trabajador de la lista.»
3. Pulse «Editar plantilla»: sale el texto base del contrato con sus marcadores.
4. Pulse «Cancelar» sin guardar: la plantilla no cambia.

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