0. Primeros pasos

Cómo usar este manual

Cada capítulo es un módulo del programa y cada sección es un submódulo, en el mismo orden del menú. Así lo que lee coincide con lo que ve en pantalla. El número de cada función sirve para ubicarla en este manual; en el programa se busca por su ruta, por ejemplo Bancos › Ingresos › Depósitos Efectivo.

Cómo moverse por el programa

Barra de módulos (arriba, siempre visible): Inicio y un botón por módulo. Un clic abre el tablero del módulo.
Tablero: la primera pantalla de cada módulo, con gráficos y cifras clave.
☰ Funciones (barra superior): despliega los submódulos y sus funciones. Es el único lugar donde están todas las funciones del módulo.
Botón de documento nuevo: siempre arriba a la derecha («＋ Ingresar depósito», «＋ Nuevo asiento»…).
Panel de acciones (franja delgada a la derecha): al pasar el mouse aparecen Ayuda, Imprimir, Exportar, Ver, Editar, Aceptar, Cancelar y Cerrar, según la pantalla.
El botón Aceptar queda opaco hasta que los datos obligatorios están completos.

Tres tipos de pantalla que se repiten

Tipo	Qué hace	Ejemplo
Ingreso	Crear o corregir un documento	Depósitos Efectivo
Lista	Buscar, filtrar, ver e imprimir documentos ya grabados	Lista Depósitos
Reporte	Mostrar resultados y totales para analizar	Libro Mayor

Reglas que conviene conocer desde el inicio

Lo que se graba no se borra: se anula o se corrige con un documento de ajuste (nota de crédito, nota de débito, ajuste de inventario).
Editar o eliminar un documento pide la clave supervisora de la empresa.
Un mes cerrado o declarado al SRI queda sellado; las correcciones se hacen en el mes abierto.
Casi todo documento genera solo su asiento contable: no hace falta saber contabilidad para vender, comprar o pagar.

Quién usa cada parte

Persona	Qué hace en el sistema	Capítulos
Gerente o dueño	Mira tableros e indicadores para decidir.	8
Contador	Revisa diarios, impuestos, cierres y estados financieros.	1, 7
Tesorero	Registra ingresos, depósitos, cheques y concilia el banco.	2
Compras y bodega	Registra compras, pagos, recepciones y ajustes de inventario.	3, 5
Vendedor o cajero	Emite facturas, cobra y cierra su caja.	4
Recursos humanos	Lleva el personal, la asistencia y el rol de pagos.	10
Administrador	Prepara la empresa, los usuarios, la numeración y los respaldos.	9

Rutina: un turno de caja (punto de venta)

Paso	Dónde	Qué se hace
1. Abrir caja	Ventas › Ventas › Caja rápida POS	El cajero indica con cuánto efectivo empieza.
2. Vender	Ventas › Ventas › Caja rápida POS	Se lee el código de barras, se elige la forma de pago y sale la factura electrónica.
3. Cobrar cartera	Ventas › Cuentas por Cobrar › Ingresar Cobros	Si un cliente paga una deuda en caja, entra al arqueo de ese cajero.
4. Cerrar caja	Ventas › Cuentas por Cobrar › Cierre de Caja	Se cuenta el dinero y se compara con lo vendido; un faltante queda a cargo del cajero.
5. Depositar	Bancos › Ingresos › Depósitos Efectivo	El efectivo de la caja se lleva al banco.

Rutina: fin de mes

Paso	Dónde	Qué se hace
1. Conciliar	Bancos › Otras › Conciliar Bancos	Cuadrar cada cuenta con el estado del banco.
2. Depreciar	Activos Fijos › Transacciones › Depreciación Automática	Contabilizar la depreciación del mes.
3. Rol de pagos	Recursos Humanos › Nómina › Rol de Pagos Masivo	Calcular y pagar el rol.
4. Impuestos	Contabilidad › Impuestos › ATS	Preparar el ATS y el resumen de IVA.
5. Cerrar el mes	Contabilidad › General › Cierre de Períodos	Sellar el mes para que ya no se modifique.

1. Contabilidad

Es el corazón del sistema: aquí llegan los asientos de todos los demás módulos y de aquí salen los estados financieros. Lo usa sobre todo el contador.

1.1 General

N.º	Función	Para qué sirve
1.1.1	Catálogo de Cuentas	La lista de todas las cuentas contables de la empresa (Caja, Bancos, Clientes, Ventas…), organizada por niveles.
1.1.2	Diario General	Registrar, corregir o anular asientos hechos a mano que no vienen de otro módulo (provisiones, reclasificaciones).
1.1.3	Listado Diarios	Buscar y revisar todos los asientos grabados, de cualquier origen.
1.1.4	Libro Mayor	Ver los movimientos de una cuenta en un rango de fechas, con el saldo después de cada uno.
1.1.5	Balance Comprobación	Comprobar que los débitos y créditos cuadran; resumen de saldos de todas las cuentas.
1.1.6	Estado Resultados	Cuánto se ganó o perdió en un período (ingresos menos costos y gastos).
1.1.7	Balance General	Lo que la empresa tiene (activos), lo que debe (pasivos) y lo que es de los dueños (patrimonio).
1.1.8	Estado de Flujo de Efectivo	De dónde vino y a dónde fue el dinero en efectivo.
1.1.9	Cambio Patrimonial	Cómo cambió el patrimonio: aportes, utilidades, dividendos.
1.1.10	Notas a los Estados Financieros	Generar en Word las notas explicativas de los estados financieros del año, según las NIIF.
1.1.11	Cierre de Períodos	Cerrar o reabrir meses y el año, y calcular la participación de trabajadores y el impuesto a la renta.
1.1.12	Corrección de errores (NIC 8)	Corregir errores de años anteriores como manda la norma contable.

1.2 C. de Costos

N.º	Función	Para qué sirve
1.2.1	Lista de Unid. de Negocios	Lista de las unidades de negocio con los ingresos, costos y saldo de sus centros de costo; desde aquí se crean o editan.
1.2.2	Lista de Centro de Costos	Lista de los centros de costo con sus ingresos, costos y saldo; desde aquí se crean o editan.
1.2.3	Estado Resultados x CC	Ganancia o pérdida de cada centro de costos por separado.
1.2.4	Centros de Producción	Indicar qué centros de costo son máquinas y cuáles áreas de servicio, y cómo se reparte el costo de cada área.

1.3 Impuestos

N.º	Función	Para qué sirve
1.3.1	Tasas IVA	Las tarifas de IVA vigentes y sus fechas.
1.3.2	Tasas ICE	Las tarifas del Impuesto a los Consumos Especiales.
1.3.3	Retenciones	Los códigos y porcentajes de retención en la fuente y de IVA.
1.3.4	ATS	Generar el Anexo Transaccional Simplificado para el SRI, el resumen de IVA y el borrador del formulario 104.

1.4 Presupuestos

N.º	Función	Para qué sirve
1.4.1	Configurar Metas Anuales	Escribir el presupuesto del año por cuenta y por mes, o copiarlo del año anterior.
1.4.2	E. Resultados vrs Presupuestos	Comparar lo real contra lo presupuestado en resultados.
1.4.3	Balance vrs. Presupuestos	Comparar lo real contra lo presupuestado en el balance.

2. Bancos

Controla el dinero que entra y sale de las cuentas bancarias y de caja. También permite cuadrar los saldos con el estado de cuenta del banco.

2.1 General

N.º	Función	Para qué sirve
2.1.1	Dashboard Bancos	Muestra en gráficos el saldo disponible, los ingresos y egresos del mes y el saldo de cada cuenta.

2.2 Ingresos (dinero que entra)

N.º	Función	Para qué sirve
2.2.1	Registrar Ingreso	Registrar dinero recibido (efectivo, cheque al día, cheque a fecha o tarjeta) antes de llevarlo al banco.
2.2.2	Depósitos Efectivo	Registrar el depósito del efectivo de caja en el banco.
2.2.3	Lista Depósitos	Buscar, ver, imprimir o anular los depósitos grabados (efectivo, cheques y vouchers).
2.2.4	Nota de Crédito Bancaria	Registrar un valor que el banco acreditó en la cuenta (intereses, transferencias recibidas).
2.2.5	Lista NCB	Listado de las notas de crédito bancarias.
2.2.6	Listado Diarios Ingresos	Los asientos contables generados por los ingresos.
2.2.7	Depositar Cheques al Día	Llevar al banco los cheques recibidos que ya se pueden cobrar.
2.2.8	Depositar Cheques a Fecha	Llevar al banco los cheques posfechados cuando llega su fecha.
2.2.9	Depositar Vouchers	Llevar al banco los vouchers de tarjeta cobrados que todavía no se han depositado.
2.2.10	Crédito Bancario	Registrar un préstamo del banco con su tabla de amortización y anotar el pago de cada cuota.

2.3 Egresos (dinero que sale)

N.º	Función	Para qué sirve
2.3.1	Cheque de Gastos	Emitir un cheque o transferencia para pagar un gasto.
2.3.2	Lista Egresos	Buscar, ver o corregir los egresos grabados.
2.3.3	Nota de Débito Bancaria	Registrar un valor que el banco debitó (comisiones, débitos automáticos).
2.3.4	Lista NDB	Listado de las notas de débito bancarias.
2.3.5	Cheque Devuelto	Registrar un cheque depositado que el banco devolvió y cargar su valor y los gastos a la cuenta del cliente.
2.3.6	Lista Cheques Devueltos	Lista de los cheques devueltos con el cliente, el valor cargado y su estado.
2.3.7	Diarios Egresos	Los asientos contables generados por los egresos.

2.4 Otras

N.º	Función	Para qué sirve
2.4.1	Conciliar Bancos	Comparar los movimientos del sistema con el estado de cuenta del banco (se puede importar el extracto) y marcar las diferencias.
2.4.2	Flujo de caja proyectado	Cuánto dinero habrá en las próximas semanas según cobros y pagos pendientes.
2.4.3	Lista Conciliaciones	Lista de las conciliaciones de cada cuenta bancaria por período, para abrirlas, imprimirlas o empezar una nueva.
2.4.4	Saldos de Bancos	Muestra el saldo actual de cada cuenta bancaria, con opción de exportarlo.

2.5 Reportes

N.º	Función	Para qué sirve
2.5.1	Transacciones	Consulta de todos los movimientos bancarios con filtros.

3. Compras

Registra lo que la empresa compra a sus proveedores, desde pedir cotizaciones hasta pagar la factura y emitir la retención.

3.1 General

N.º	Función	Para qué sirve
3.1.1	Dashboard Compras	Compras del mes, principales proveedores y cuentas por pagar.

3.2 Compras

N.º	Función	Para qué sirve
3.2.1	Ingresar Compras	Registrar la factura de un proveedor: productos, impuestos y retención.
3.2.2	Liquidación de Compra	Documento que emite la empresa cuando el vendedor no puede dar factura (p. ej. un agricultor).
3.2.3	Listado Compras	Buscar, ver, corregir o anular compras grabadas.
3.2.4	Imprimir Compras	Imprimir una o varias compras.
3.2.5	Otras Compras	Registrar deudas que no son compras de mercadería (préstamos de terceros, por ejemplo).
3.2.6	Lista Otras CxP	Lista de las otras cuentas por pagar registradas (préstamos y deudas que no son compras).
3.2.7	Distribución de Dividendos	Registrar las utilidades que se reparten a los socios, con su retención.
3.2.8	Notas Débito	Registrar una nota de crédito o de débito del proveedor (descuento, devolución, recargo).
3.2.9	Lista Notas Débito	Lista de las notas de crédito y débito de proveedores, para verlas, corregirlas o anularlas.
3.2.10	Imprimir Notas Débito	Imprimir las notas de crédito y débito de proveedores.
3.2.11	XML Compras	Ver las facturas electrónicas recibidas y ligarlas con las compras.

3.3 Órdenes de Compra

N.º	Función	Para qué sirve
3.3.1	Ingresar Orden de Compra	Pedir formalmente productos a un proveedor antes de recibir la factura.
3.3.2	Lista Órdenes de Compra	Ver las órdenes pendientes, recibidas o anuladas.
3.3.3	Solicitud de Cotización	Pedir precios a varios proveedores a la vez.
3.3.4	Registrar Cotización	Anotar los precios que respondió cada proveedor.
3.3.5	Cuadro Comparativo	Comparar los precios de cada proveedor, elegir a quién comprar cada producto y generar las órdenes de compra.
3.3.6	Lista Solicitudes de Cotización	Listado de solicitudes y su estado.
3.3.7	Reposición sugerida	Productos que conviene volver a comprar porque se están agotando.

3.4 Cuentas por Pagar

N.º	Función	Para qué sirve
3.4.1	Ingresar Pagos	Pagar una o varias facturas de un proveedor (cheque, transferencia, efectivo).
3.4.2	Lista de Pagos	Buscar y ver los pagos hechos.
3.4.3	Imprimir Pagos	Imprimir el comprobante de pago.
3.4.4	Anticipos Proveedores	Registrar dinero entregado al proveedor antes de recibir la factura.
3.4.5	Retenciones	Lista de los comprobantes de retención emitidos a los proveedores, con su estado ante el SRI.
3.4.6	Imprimir Retenciones	Imprimir los comprobantes de retención emitidos a los proveedores.
3.4.7	Analizar CxP	Cuánto se debe a cada proveedor, por antigüedad, y su estado de cuenta.
3.4.8	Aplicar ND	Aplicar un saldo a favor del proveedor (nota de crédito, anticipo o pago de más) a sus facturas pendientes.
3.4.9	Tipos de CxP	Muestra cada cuenta por pagar de la empresa (proveedores, préstamos, socios) con sus documentos pendientes y saldo a una fecha.
3.4.10	Cruce CxC / CxP

3.5 Reportes

N.º	Función	Para qué sirve
3.5.1	Diarios Compras	Los asientos contables de las compras.
3.5.2	Analizar Compras	Compras por proveedor, producto o período.
3.5.3	Movimientos Proveedores	Todo lo que pasó con un proveedor: compras, notas y pagos.
3.5.4	Reportes de Compras	Muestra las compras resumidas mes a mes, para imprimirlas o pasarlas a PDF o Excel.

4. Ventas

Registra todo lo que la empresa vende y cobra: proformas, facturas, notas de crédito, cobros y retenciones recibidas. La caja rápida para mostrador también está aquí.

4.1 General

N.º	Función	Para qué sirve
4.1.1	Dashboard Ventas	Muestra en gráficos las ventas del mes, el margen, los clientes principales y la cobranza.

4.2 Pre-Ventas

N.º	Función	Para qué sirve
4.2.1	Lista de Proformas	Cotizaciones entregadas al cliente; una proforma aceptada se convierte en factura.

4.3 Ventas

N.º	Función	Para qué sirve
4.3.1	Ingresar Ventas	Emitir una factura o nota de venta a un cliente; descuenta el inventario y deja la cuenta por cobrar.
4.3.2	Lista de Ventas	Buscar, ver, reimprimir o anular facturas.
4.3.3	Pendientes por entregar
4.3.4	Otras Ventas	Registrar cuentas por cobrar que no son ventas de mercadería (p. ej. un préstamo a un tercero).
4.3.5	Lista Otras CxC	Lista de las otras cuentas por cobrar registradas (préstamos y valores que no son ventas).
4.3.6	Notas Crédito	Devolver dinero o rebajar una factura (devolución, descuento posterior).
4.3.7	Órdenes de trabajo	Lista de órdenes de trabajo por cliente y obra, con los materiales entregados y su factura; desde aquí se crean.
4.3.8	Caja rápida POS	Vender en mostrador de forma rápida (ver la rutina de caja en Primeros pasos).
4.3.9	Facturación recurrente	Emitir de una vez las facturas mensuales de inscritos o socios (pensiones, cuotas) y manejar inscripciones y plantillas.
4.3.10	Lista Notas Crédito	Listado de las notas de crédito emitidas.

4.4 Cuentas por Cobrar

N.º	Función	Para qué sirve
4.4.1	Ingresar Cobros	Registrar lo que pagó un cliente y aplicarlo a sus facturas.
4.4.2	Lista de Cobros	Buscar y ver los cobros grabados.
4.4.3	Retenciones Recibidas	Registrar las retenciones que el cliente hizo a nuestras facturas.
4.4.4	Anticipos Clientes	Registrar dinero que el cliente pagó por adelantado.
4.4.5	Analizar CxC	Cuánto debe cada cliente, por antigüedad, y su estado de cuenta.
4.4.6	Cierre de Caja	Abrir la caja del cajero o, si ya está abierta, contar el dinero y cerrarla frente a lo cobrado.
4.4.7	Lista de Cajas	Lista de las sesiones de caja, abiertas y cerradas, con lo vendido y si cuadró, sobró o faltó.
4.4.8	Cruce CxC / CxP
4.4.9	Lista de Cruces

4.5 Reportes

N.º	Función	Para qué sirve
4.5.1	Movimientos Clientes	Todo lo que pasó con un cliente: facturas, notas y cobros.
4.5.2	Analizar Ventas	Ventas por cliente, producto, vendedor o período.
4.5.3	Exportar	Sacar las ventas a Excel u otros formatos.

4.6 Suscripciones

N.º	Función	Para qué sirve
4.6.1	Renovaciones por vencer	Suscripciones o contratos que vencen pronto.
4.6.2	Suscripciones vencidas	Suscripciones que ya vencieron y no se renovaron.

5. Inventarios

Controla qué productos hay, en qué bodega, cuánto cuestan y cómo se fabrican. Toda entrada o salida queda en el kárdex, la historia de cada producto.

5.1 General

N.º	Función	Para qué sirve
5.1.1	Dashboard Inventarios	Muestra el valor del inventario, las entradas y salidas del mes y la rotación, con su evolución mensual.

5.2 Básicas

N.º	Función	Para qué sirve
5.2.1	Productos	La ficha de cada producto: código, nombre, unidad, precio, impuestos.
5.2.2	Grupos	Lista de grupos para clasificar los productos (p. ej. Herramientas), con cuántos subgrupos y productos tiene cada uno.
5.2.3	SubGrupos	Divide cada grupo de productos en subgrupos (p. ej. Herramientas › Manuales).
5.2.4	Marcas	Las marcas de los productos.
5.2.5	Bodegas	Los lugares donde se guarda la mercadería.
5.2.6	Tipos de Producto	Define los tipos de producto (mercadería, materia prima, servicio…) y si se compran, se venden o se producen.
5.2.7	Configurables	Lista de valores de las características del producto (peso, origen, color, tamaño, presentación, material), renombrables.
5.2.8	Aplicaciones y Equivalencias	En qué se usa un producto y qué otros lo reemplazan (repuestos).
5.2.9	Lotes y caducidad	Controlar lotes y fechas de vencimiento.

5.3 Ajustes

N.º	Función	Para qué sirve
5.3.1	Toma Física	Contar la mercadería y ajustar las diferencias con el sistema.
5.3.2	Ajustes de Ingreso	Lista de ajustes que suben el inventario sin una compra (saldo inicial, sobrantes, devoluciones internas).
5.3.3	Ajustes de Egreso	Lista de ajustes que bajan el inventario sin una venta (mermas, daños, caducados, consumo interno).
5.3.4	Transferencias	Mover mercadería de una bodega a otra.
5.3.5	Lista Precios	Revisa y cambia los precios de venta de cada producto (público, mayorista, minorista, detallista), a mano o en bloque sobre el costo.
5.3.6	Presentaciones y Volumen	Vender por caja, paquete o unidad, y precios por cantidad.

5.4 Recepción-Entrega

N.º	Función	Para qué sirve
5.4.1	Recepción de Compras	Confirmar que llegó a bodega lo que se compró.
5.4.2	Entregas de Ventas	Confirmar que salió de bodega lo que se vendió.
5.4.3	Devoluciones de Clientes	Revisa lo que devolvieron los clientes: lo que está bueno vuelve a bodega y lo dañado se da de baja.
5.4.4	Devoluciones a Proveedores	Devolver mercadería comprada.

5.5 Producción

N.º	Función	Para qué sirve
5.5.1	Lista Producciones	Las órdenes de producción: qué se fabricó y con qué materiales.
5.5.2	Fórmulas/Recetas	Los ingredientes y cantidades para fabricar cada producto.
5.5.3	Gastos Indirectos	Elige las cuentas de costos de fábrica (mano de obra, luz, arriendo de planta) que se reparten cada mes entre lo producido.
5.5.4	Liquidar órdenes de producción	Calcular el costo real de lo fabricado en el mes y ajustar el inventario.
5.5.5	Lista de Liquidaciones	Lista de las liquidaciones de producción hechas, para verlas o anularlas.
5.5.6	Estado de Costos por Centro	Cuánto costó producir en cada centro de producción.

5.6 Reportes

N.º	Función	Para qué sirve
5.6.1	Kárdex por Producto	Todas las entradas y salidas de un producto con su costo.
5.6.2	Existencias Valoradas	Cuánto hay de cada producto y cuánto vale.
5.6.3	Conciliación Kárdex	Comprobar que el inventario cuadra con la contabilidad.
5.6.4	Diarios Inventarios	Los asientos contables de inventario.
5.6.5	Productos con novedades

5.7 Códigos de barras

N.º	Función	Para qué sirve
5.7.1	Imprimir códigos de barras y etiquetas	Administra los códigos de barras de cada producto (propios, internos y de caja) e imprime sus etiquetas.

6. Expedientes

Es la libreta de contactos del sistema: cada cliente, proveedor o empleado tiene un solo expediente con su RUC o cédula, que usan Ventas, Compras y Recursos Humanos.

6.1 General

N.º	Función	Para qué sirve
6.1.1	Dashboard Expedientes	Muestra cuántos clientes, proveedores y empleados hay, las altas por mes y qué tan completos están sus datos.

6.2 Básicas

N.º	Función	Para qué sirve
6.2.1	Expedientes	La ficha de cada tercero: datos, tipo (cliente, proveedor, empleado), crédito, retenciones.
6.2.2	Eventos	Llamadas, visitas, reclamos y citas registrados con cada tercero.
6.2.3	Categoría	Lista de categorías para clasificar clientes, proveedores y empleados (p. ej. PYME, Importación, Vendedor).
6.2.4	Agentes	Consulta los empleados que venden o cobran, su comisión y cuántos clientes tiene asignados cada uno.

6.3 Geografía

N.º	Función	Para qué sirve
6.3.1	Divisiones territoriales	Provincias, cantones y parroquias (o su equivalente en otro país).
6.3.2	Regiones y zonas	Agrupa provincias u otras divisiones del país en regiones o zonas.

6.4 Rutas

N.º	Función	Para qué sirve
6.4.1	Ruta	Lista de rutas que agrupan a los clientes por zona de visita o de cobro.

6.5 Reportes

N.º	Función	Para qué sirve
6.5.1	Cartera por Tercero	Lo que debe y lo que se le debe a cada tercero.
6.5.2	Cuentas por pagar de empleados	Lo descontado a los empleados para pagar a terceros (casas comerciales, acreedores) y el pago a esos acreedores.
6.5.3	Cuentas por cobrar a empleados	Lo que los empleados deben a la empresa (préstamos y anticipos), por vencimiento, con su estado de cuenta.
6.5.4	Comisiones por pagar	Comisiones que se deben a los agentes.

7. Activos Fijos

Controla los bienes que la empresa usa por varios años (vehículos, computadoras, maquinaria, edificios) y calcula cuánto pierden de valor cada mes.

7.1 General

N.º	Función	Para qué sirve
7.1.1	Dashboard Activos Fijos	Muestra el costo, la depreciación y el valor en libros de los activos, por mes y por clase de activo.

7.2 Básicas

N.º	Función	Para qué sirve
7.2.1	Marcas AF	Las marcas de los activos.
7.2.2	Ubicaciones	Lista de lugares (oficina, planta, ciudad) donde están los activos.
7.2.3	Departamentos	Lista de departamentos u oficinas que usan los activos, con su ubicación y centro de costo.
7.2.4	Grupos AF	Clasificar los activos; cada grupo trae su vida útil y sus cuentas contables.
7.2.5	Subgrupos AF	Divide cada grupo de activos en subgrupos, que pueden tener su propia vida útil.
7.2.6	Responsables AF	Quién tiene a cargo cada activo.
7.2.7	Condiciones AF	Estado del activo (nuevo, bueno, dañado).
7.2.8	Motivos de Baja	Razones para retirar un activo (venta, robo, obsolescencia).

7.3 Transacciones

N.º	Función	Para qué sirve
7.3.1	Lista Activos Fijos	Lista de todos los activos con su costo, depreciación y valor en libros; desde aquí se abren, transfieren o dan de baja.
7.3.2	Depreciación Automática	Calcular y contabilizar la depreciación del mes.
7.3.3	Transferir	Pasar un activo a otro departamento, ubicación o responsable.
7.3.4	Dar de Baja	Retirar un activo vendido, perdido o dañado.
7.3.5	Nuevo Activo Fijo	Registrar la ficha de un activo nuevo.
7.3.6	Revaluación	Actualizar el valor de un activo a su valor de mercado.
7.3.7	Deterioro	Registrar una pérdida de valor extraordinaria.
7.3.8	Impuesto Diferido	Calcula y registra el impuesto diferido por la diferencia entre la depreciación contable y la tributaria.

7.4 Reportes

N.º	Función	Para qué sirve
7.4.1	Activos por Depto	Qué activos tiene cada departamento.
7.4.2	Diarios Contables AF	Los asientos generados por los activos.
7.4.3	Cuadre con el Libro	Comprobar que el valor de los activos cuadra con la contabilidad.

8. Gerencial

Es el tablero del dueño o gerente: no registra nada, solo lee los datos de los demás módulos y los convierte en indicadores para decidir.

8.1 Panorama

N.º	Función	Para qué sirve
8.1.1	Dashboard Gerencial	Muestra ingresos, gastos, utilidad y efectivo del mes, su evolución y los principales gastos de la empresa.
8.1.2	Indicadores Financieros	Responde cuatro preguntas del dueño (¿puedo pagar?, ¿cómo me financio?, ¿gano dinero?, ¿gira rápido?) con semáforos mes a mes.
8.1.3	Índices	Tabla con todos los índices financieros al corte: fórmula, valor, mes anterior, referencia y semáforo.
8.1.4	Pendientes	Lista de documentos que quedaron a medio camino: borradores, recepciones y entregas abiertas, cheques a fecha, producción sin liquidar.
8.1.5	To-Do List	Lista de tareas propias y obligaciones que calcula el sistema: declaraciones al SRI, meses sin cerrar, cuentas sin conciliar.

8.2 Caja y liquidez

N.º	Función	Para qué sirve
8.2.1	Ratios de Liquidez	Si la empresa puede pagar sus deudas de corto plazo.
8.2.2	Efectivo y Equivalente	Compara por año, semestre, trimestre o mes el dinero en caja y bancos, cuenta por cuenta.

8.3 Cartera y crédito

N.º	Función	Para qué sirve
8.3.1	Exigible	Compara por períodos lo que le deben a la empresa (clientes y otras cuentas por cobrar), cuenta por cuenta.

8.4 Inventario

N.º	Función	Para qué sirve
8.4.1	Rotación de Inventario	Cuántos días tarda en venderse cada producto y cuáles tienen exceso de stock o están agotados.
8.4.2	Productos sin Movimiento	Mercadería que no se vende hace tiempo.
8.4.3	Clasificación ABC	Qué pocos productos dejan la mayor parte de las ventas.
8.4.4	Realizable	Compara por períodos el valor del inventario, cuenta por cuenta.

8.5 Rentabilidad

N.º	Función	Para qué sirve
8.5.1	Análisis de Productos	Qué productos dejan ganancia y cuáles la quitan, con la venta, el costo y el margen de cada uno.
8.5.2	Ingresos	Compara por períodos los ingresos de la empresa, cuenta por cuenta.
8.5.3	Egresos	Compara por períodos los costos y gastos de la empresa, cuenta por cuenta.
8.5.4	Ratios de Rentabilidad	Márgenes, rentabilidad del activo y del patrimonio, y riesgo de quiebra (Z de Altman), mes a mes y explicados.
8.5.5	Ratios de Actividad	Cuántos días tardan los clientes en pagar, mes a mes y explicado.

8.6 Deuda y estructura

N.º	Función	Para qué sirve
8.6.1	Ratios de Endeudamiento	Cuánto se debe frente a lo que se tiene y qué parte de la deuda es de corto o largo plazo.
8.6.2	Ratios de Cobertura	Si lo que genera el negocio (EBITDA) alcanza para pagar los intereses y la deuda.
8.6.3	Ratios de Estructura	Cómo se reparte lo que tiene la empresa entre activo fijo y corriente, y cuánto vende por cada dólar de activo.
8.6.4	Masas Patrimoniales	Muestra el balance en grandes bloques, comparado con el año anterior, y si la empresa está en equilibrio.
8.6.5	Activo No Corriente	Compara por períodos los bienes de largo plazo (activos fijos, inversiones), cuenta por cuenta.
8.6.6	Pasivo Corriente	Compara por períodos las deudas que vencen dentro del año, cuenta por cuenta.
8.6.7	Pasivo No Corriente	Compara por períodos las deudas a más de un año, cuenta por cuenta.
8.6.8	Patrimonio	Compara por períodos el capital, las reservas y los resultados, cuenta por cuenta.

9. Sistemas

Aquí se prepara el programa antes de usarlo y se administra después: empresa, usuarios, numeración de documentos, respaldos y facturación electrónica. Lo usa el administrador.

9.1 Configuración Inicial

N.º	Función	Para qué sirve
9.1.1	Crear Base de Datos	Crear la contabilidad de una empresa nueva.
9.1.2	Abrir Base de Datos	Cambiar a otra empresa o a la base de demostración.
9.1.3	Asistente de Implementación	Guía paso a paso para dejar la empresa lista para trabajar.
9.1.4	Plantilla de Catálogo de Cuentas	Elegir un plan de cuentas ya armado para el país de la empresa y cargarlo en su catálogo de cuentas.
9.1.5	Catálogo Legal	Actualizar el plan de cuentas oficial, el IVA, las retenciones y las tablas de RRHH cuando cambia la ley.

9.2 Asistente Implementación (cada paso del Asistente, por separado)

N.º	Función	Para qué sirve
9.2.1	Regional	Elegir el país, la ubicación (provincia, ciudad, parroquia) y la moneda principal de la empresa.
9.2.2	Info Empresa	Nombre, RUC, dirección y logo.
9.2.3	Importar Contabilidad	Traer el plan de cuentas de otro sistema desde un archivo Excel o de texto.
9.2.4	Importar Inventarios	Traer productos y existencias iniciales.
9.2.5	Importar Terceros	Traer clientes, proveedores y empleados.
9.2.6	Ligar Cuentas	Indicar qué cuenta contable usa cada operación (ventas, IVA, caja…).

9.3 Configuración

N.º	Función	Para qué sirve
9.3.1	Grupos y Usuarios	Crear usuarios y decidir qué puede ver y hacer cada uno.
9.3.2	Documentos	Elegir el formato y la impresora con que se imprimen la factura y la nota de venta.
9.3.3	Seriales	La numeración de facturas, notas y demás documentos.
9.3.4	Tasas Cambio	El valor de otras monedas frente a la moneda de la empresa.
9.3.5	Feriados por Decreto	Feriados nacionales y los que decreta el gobierno.
9.3.6	Respaldos	Sacar copias de seguridad cifradas de la base de datos y trasladarla o restaurarla en otra computadora.
9.3.7	Licencia
9.3.8	Mail Técnico	Indicar a qué correo se escribe para pedir soporte y recibir avisos del sistema, y enviar un correo de prueba.
9.3.9	Bitácora	Registro de quién hizo qué y cuándo.

9.4 Factura Electrónica (envío al SRI y comprobantes recibidos)

N.º	Función	Para qué sirve
9.4.1	Seleccionar PAC	Configurar la conexión con el SRI: firma electrónica, ambiente de pruebas o producción y correo de envío.
9.4.2	Enviar al SRI	Enviar o reenviar los comprobantes y ver su estado (autorizado, devuelto, pendiente).
9.4.3	Importar XML	Traer los XML recibidos (archivos, carpeta, correo o claves del SRI) y ligarlos con compras o ventas.
9.4.4	Exportar Contabilidad	Generar la contabilidad electrónica que pide la autoridad tributaria.
9.4.5	Auditoría Ventas	Comparar lo facturado en el sistema contra lo que el SRI tiene registrado.
9.4.6	Auditoría Compras	Detectar facturas de proveedores que están en el SRI y no se registraron, o al revés.
9.4.7	Auditoría Productos	Lista los productos con datos que el comprobante electrónico recorta o no acepta, para corregirlos.

9.5 Herramientas

N.º	Función	Para qué sirve
9.5.1	Sesiones Activas
9.5.2	Tema Oscuro / Claro
9.5.3	Acerca de
9.5.4	Servidor multiusuario

10. Recursos Humanos

Maneja al personal: contratos, asistencia, rol de pagos, beneficios de ley y obligaciones con el IESS y el SRI.

10.1 General

N.º	Función	Para qué sirve
10.1.1	Dashboard Recursos Humanos	Número de trabajadores, costo de la nómina y próximos pagos.

10.2 Básicas

N.º	Función	Para qué sirve
10.2.1	Estructura Organizacional	Los departamentos u oficinas de la empresa, cada uno con su centro de costo.
10.2.2	Cargos y Jerarquías	Los puestos de trabajo con su nivel jerárquico, sueldo de referencia y a qué gasto se cargan.
10.2.3	Tipos de Contrato	Indefinido, eventual, por obra, etc.
10.2.4	Conceptos de Rol	Los ingresos y descuentos que aparecen en el rol (sueldo, horas extra, aporte IESS).
10.2.5	Tipos de Permiso	Enfermedad, maternidad, calamidad, etc.
10.2.6	Parámetros Legales	Salario básico, porcentajes del IESS y demás valores de ley.
10.2.7	Configuración de RRHH	Elegir el comprobante de pago, la forma de pago, la jornada y recargos, los descuentos y los diarios contables de la nómina.

10.3 Personal

N.º	Función	Para qué sirve
10.3.1	Lista de Trabajadores	Lista de trabajadores agrupada por departamento, cargo o contrato, con su sueldo; desde aquí se crea o abre cada ficha.
10.3.2	Ficha del Trabajador	Buscar a un trabajador y abrir su ficha: datos, contrato, cargas familiares, cursos, faltas y préstamos.
10.3.3	Contratos de Trabajo	Lista de contratos con su vencimiento y período de prueba, para renovarlos o cambiarlos sin liquidar al trabajador.
10.3.4	Incrementos Salariales	Aplicar aumentos de sueldo a uno o varios trabajadores desde una fecha, con el cálculo del retroactivo.
10.3.5	Altas y Bajas IESS	Reporte de las entradas y salidas de personal del período, con sus avisos al IESS.

10.4 Asistencia

N.º	Función	Para qué sirve
10.4.1	Registro de Horas y Jornales	Horas trabajadas, horas extra y jornales.
10.4.2	Faltas y Atrasos	Registrar ausencias y atrasos.
10.4.3	Permisos y Licencias	Registrar permisos autorizados.
10.4.4	Vacaciones	Calcular y registrar las vacaciones de cada trabajador.

10.5 Nómina

N.º	Función	Para qué sirve
10.5.1	Plantillas de Rol	Modelos de rol para no repetir datos cada mes.
10.5.2	Rol de Pagos Masivo	Calcular el rol de todos los trabajadores a la vez.
10.5.3	Lista de Roles	Lista de los roles de pago con su estado y totales, para abrirlos o imprimir sobres y rol general.
10.5.4	Préstamos a Trabajadores	Préstamos y su descuento en cuotas.
10.5.5	Descuentos a Terceros	Descuentos que se pagan a otros (pensiones alimenticias, cooperativas).

10.6 Beneficios Sociales

N.º	Función	Para qué sirve
10.6.1	Décimo Tercero	Crear el rol del décimo tercer sueldo de todos los trabajadores, aprobarlo, contabilizarlo y pagarlo.
10.6.2	Décimo Cuarto	Crear el rol del décimo cuarto sueldo de todos los trabajadores, aprobarlo, contabilizarlo y pagarlo.
10.6.3	Fondos de Reserva	Reporte del fondo de reserva de cada trabajador por mes: lo pagado en el rol y lo depositado al IESS.
10.6.4	Utilidades	Repartir el 15 % de utilidades a los trabajadores.
10.6.5	Provisión de Bonos	Reservar cada mes los bonos que se pagarán después.
10.6.6	Liquidación y Finiquito	Calcular lo que se paga al trabajador que sale de la empresa.

10.7 Obligaciones

N.º	Función	Para qué sirve
10.7.1	Gastos Personales IR	Registrar los gastos personales que cada trabajador declara para el impuesto a la renta.
10.7.2	Formulario 107	Certificado anual de ingresos y retenciones de cada trabajador.
10.7.3	RDEP	Anexo de relación de dependencia para el SRI.
10.7.4	Planilla IESS	Los aportes mensuales al IESS.
10.7.5	Archivo de Pagos al Banco	Archivo para pagar los sueldos por transferencia masiva.
10.7.6	Calendario de Pagos	Fechas de pago de sueldos, décimos y obligaciones.

10.8 Reportes

N.º	Función	Para qué sirve
10.8.1	Rol General	Elegir un rol de la lista e imprimir en PDF el rol general con todos los trabajadores.
10.8.2	Sobres de Pago	Elegir un rol de la lista e imprimir en PDF el sobre de pago de cada trabajador.
10.8.3	Provisiones Acumuladas	Lo que se ha ido reservando para décimos, vacaciones y fondos.
10.8.4	Historial Salarial	La evolución del sueldo de cada trabajador.
10.8.5	Asistencia y Ausentismo	Resumen de faltas, atrasos y permisos.
10.8.6	Costo Laboral por Centro	Cuánto cuesta el personal de cada centro de costos.
10.8.7	Documentos Laborales	Emitir en PDF contratos, cartas, actas de finiquito, certificados y otros documentos de un trabajador.

Glosario

Término	Qué significa
Asiento (diario)	El registro contable de una operación: qué cuentas suben y cuáles bajan. El sistema lo arma solo.
ATS	Anexo Transaccional Simplificado: el resumen mensual de compras y ventas que se envía al SRI.
Clave supervisora	Contraseña única de la empresa que se pide para editar o eliminar documentos.
Conciliación bancaria	Comparar el sistema con el estado de cuenta del banco para encontrar diferencias.
CxC / CxP	Cuentas por cobrar (lo que nos deben) y cuentas por pagar (lo que debemos).
Depreciación	La pérdida de valor de un activo fijo con el uso y el tiempo.
Expediente	La ficha única de un cliente, proveedor o empleado.
IESS	Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Kárdex	El historial de entradas, salidas y costo de cada producto.
Mes cerrado / declarado	Un mes que ya no se puede modificar porque se cerró o se declaró al SRI.
NIIF / NIC	Normas internacionales de contabilidad que el sistema aplica.
Nota de crédito / de débito	Documento que rebaja (crédito) o aumenta (débito) el valor de un documento ya emitido.
Proforma	Cotización que se entrega al cliente antes de facturar.
Retención	Parte del impuesto que el comprador descuenta al pagar y entrega al SRI a nombre del vendedor.
SRI	Servicio de Rentas Internas, la autoridad tributaria de Ecuador.
Tablero	Pantalla de inicio de cada módulo con gráficos y cifras clave.
Voucher	Comprobante de un pago con tarjeta de crédito o débito.

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Manual de UniqSuite ERP — Índice de módulos y funciones