6. Expedientes

6.1 General

6.1.1 Dashboard Expedientes

Expedientes › General › Dashboard Expedientes

El tablero de Expedientes: cuántos clientes, proveedores y empleados tiene y qué tan completos están sus datos.

Quién la usa: Gerente, encargado de ventas o compras, contador.

Cuándo: Al entrar al módulo o antes de una campaña de cobro o de correo.

Antes de empezar

• Tener expedientes registrados; sin ellos sale «Todavía no hay expedientes registrados».

Qué muestra

• «Expedientes activos», «Clientes», «Proveedores» y «Nuevos del mes» (comparado con el mismo mes del año anterior).
• «Últimos expedientes»: los cuatro creados o actualizados más recientes.

Pasos:

1. Pulse «Expedientes» en la barra superior: se abre el «Tablero de Expedientes».
2. Elija el mes y el año arriba a la derecha: el tablero se recalcula.
3. Lea las cuatro cifras: activos, clientes, proveedores y nuevos del mes.
4. Revise «Altas por mes», «Por categoría» y «Por ruta».
5. En «Calidad de los datos» vea cuántos tienen correo, teléfono y cupo de crédito.
6. Pulse «+ Nuevo expediente» para registrar un tercero.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo consulta.

• Un expediente sin categoría o sin ruta se cuenta como «Sin categoría» o «Sin ruta».

Errores comunes

Relacionadas: Expedientes (6.2.1), Categoría (6.2.3)

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Practique:

1. Pulse «Expedientes» en la barra superior de la demo: se ven 92 expedientes activos.
2. Mire «Calidad de los datos»: 0 con correo electrónico.
3. Mire «Por categoría»: todos salen «Sin categoría».
4. Pase el mouse por el borde derecho y pulse «Ayuda»: lea qué es cada cifra.
5. Pulse «Cerrar»: vuelve a Inicio.

6.2 Básicas

6.2.1 Expedientes

Expedientes › Básicas › Expedientes

La lista de todos los terceros: clientes, proveedores, empleados y otros. Cada tercero tiene un solo expediente, aunque cumpla varios papeles.

Quién la usa: Cualquier usuario que registre clientes o proveedores; el contador para revisar datos fiscales.

Cuándo: Antes de facturar o comprar a alguien nuevo, y cada vez que busca los datos de un tercero.

Antes de empezar

• Tener el documento fiscal del tercero (RUC, cédula o pasaporte).
• Tener creadas las categorías y rutas que va a usar (Expedientes › Básicas › Categoría).

Qué muestra

• Pág. 1 — Datos Generales: código, nombre de empresa, apellidos, nombres, documento fiscal, DV, celular, provincia, ciudad, zona o ruta y estado.
• Pág. 2 — Datos Secundarios: correo, contacto, cargo, roles y estado.
• Arriba a la derecha, el contador de registros.

Pasos:

1. Abra Expedientes › Básicas › Expedientes: se ve la lista con 92 registros en la demo.
2. Busque primero si ya existe: escriba el nombre en el buscador de abajo.
3. Si no existe, pulse «＋ Crear Expediente»: se abre una ficha en blanco.
4. Complete los datos y acepte: el tercero aparece en la lista.
5. Para revisar uno, haga doble clic en su fila: se abre su ficha.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. El expediente da los datos a las facturas, compras, cobros y pagos.

• Un expediente con documentos no se elimina: se desactiva desde la ficha, con clave supervisora, y solo si no tiene saldo en cartera.
• Sin el permiso «Crear», el botón «＋ Crear Expediente» sale atenuado.
• En la ficha, «Consultar SRI» (junto al número de RUC o cédula) trae del SRI la razón social, la clase y los datos tributarios: contribuyente especial, contabilidad, régimen y agente de retención. Si ya había otro nombre, pregunta antes de cambiarlo.

Errores comunes

Relacionadas: Eventos (6.2.2), Categoría (6.2.3), Ruta (6.4.1), Cartera por Tercero (6.6.1)

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Practique:

1. Abra Expedientes › Básicas › Expedientes en la demo.
2. En «Tipo» elija «Proveedor»: la lista y el contador se reducen.
3. Pulse la letra «C»: quedan los proveedores que empiezan con C.
4. Pulse «Pag. 2 — Datos Secundarios»: la columna «Roles» dice qué es cada uno.
5. Pulse «Todas» y vuelva «Tipo» a «Todos»: regresa la lista completa.

6.2.2 Eventos

Expedientes › Básicas › Eventos

La agenda de todos los terceros: lo atrasado, lo que viene, lo que el sistema registró y las citas, llamadas, visitas, reclamos y notas.

Quién la usa: Vendedores, cobradores, compras y la gerencia.

Cuándo: Al empezar el día, para ver qué está atrasado o vence hoy.

Antes de empezar

• Tener los terceros creados en Expedientes › Básicas › Expedientes.

Qué muestra

• Cinco pestañas con su cantidad: «Pendientes», «Próximos», «Procesos», «Agenda y notas» y «Calendario».
• Cada fila: fecha, tercero, origen, tipo, asunto, detalle, importe, estado y responsable.
• «Calendario»: la agenda como bloques de color por estado (ámbar pendiente, verde hecho), con mini calendario, «Hoy», flechas y una franja del color de cada responsable.

Pasos:

1. Abra Expedientes › Básicas › Eventos: se abre en la pestaña «Pendientes».
2. Lea los vencidos: facturas por cobrar o por pagar y tareas atrasadas.
3. Pulse «＋ Nuevo evento» para registrar una llamada, visita o cita; complete y pulse «Aceptar».
4. Cuando termine una tarea, elíjala y pulse «Marcar hecho»; escriba el resultado.
5. Pase a «Próximos» para ver lo que vence en los próximos 30 días.
6. Pase a «Calendario» para ver la agenda por Día, Semana o Mes; en «Ver» elija un responsable.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. Las facturas vencidas salen de la cartera; aquí solo se ven.

• En un empleado, «＋ Nuevo evento» también registra un atraso, una falta o un curso en Recursos Humanos.
• «Anular» pide confirmación, clave supervisora y motivo; el evento queda como anulado.
• «Desde» y «Hasta» solo limitan «Procesos» y «Agenda y notas».

Errores comunes

Relacionadas: Expedientes (6.2.1), Cartera por Tercero (6.6.1)

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Practique:

1. Abra Expedientes › Básicas › Eventos en la demo.
2. Lea la pestaña «Pendientes»: la demo tiene facturas vencidas por cobrar y por pagar.
3. Escriba «Venta» en el buscador: quedan solo los eventos de ventas.
4. Pulse la pestaña «Próximos»: aparece lo que vence en los próximos 30 días.
5. Pulse «＋ Nuevo evento» y luego «Cancelar»: no se graba nada.
6. Pulse la pestaña «Calendario» y luego «Mes»: cada evento es un chip con su hora; doble clic en una hora libre de la vista «Semana» propone un evento a esa hora.

6.2.3 Categoría

Expedientes › Básicas › Categoría

La lista de categorías para clasificar a los terceros. Cada categoría es de un tipo: Cliente, Proveedor, Empleado u Otro.

Quién la usa: Administrador o contador, al implementar.

Cuándo: Al implementar, antes de crear los expedientes, y cuando necesita una clasificación nueva.

Antes de empezar

• Decidir cómo quiere agrupar a sus terceros (p. ej. PYME, Importación, Vendedor).

Qué muestra

• Cada fila: código, nombre, tipo, expedientes activos que la usan, descripción y estado.
• Abajo, el total de registros.

Pasos:

1. Abra Expedientes › Básicas › Categoría: se ve la lista con su tipo y cuántos expedientes la usan.
2. Pulse «＋ Nueva categoría»: se abre el formulario.
3. Escriba el código, el nombre, elija el tipo y una descripción corta.
4. Pulse «Aceptar»: la categoría aparece en la lista.
5. Para cambiar una, haga doble clic en su fila.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• La ficha del expediente solo ofrece las categorías de los papeles del tercero.
• La baja se hace desde el formulario («Eliminar»), con confirmación y clave supervisora, y se bloquea si algún expediente la usa.
• El precio del cliente no va aquí: va en la ficha, en «Tipo de cliente (precios)».

Errores comunes

Relacionadas: Expedientes (6.2.1)

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Practique:

1. Abra Expedientes › Básicas › Categoría en la demo: la columna Expedientes dice cuántos terceros usa cada una (PYME 35, Consumidor final 28, Bienes 12…).
2. Cambie «Estado» a «Activo»: desaparecen las categorías inactivas y ninguna de las que quedan está en 0.
3. Escriba «Proveedor» en el buscador: quedan Bienes, Importación y Servicios.
4. Haga doble clic en «Importación» y luego cancele: no cambia nada.
5. Abra Expedientes › Básicas › Expedientes y elija «Importación» en el filtro Categoría: quedan los 3 proveedores del exterior.

6.2.4 Agentes

Expedientes › Básicas › Agentes

La lista de los empleados que venden o cobran, con su % de comisión y cuántos clientes atiende cada uno. Solo se consulta: aquí no se crean agentes.

Quién la usa: Gerente comercial, jefe de cobranzas o contador que revisa comisiones.

Cuándo: Al repartir clientes entre vendedores o cobradores, y antes de calcular comisiones.

Antes de empezar

• Tener al empleado creado como expediente.
• Para que salga su comisión: fijarla en Recursos Humanos, en los valores individuales del trabajador.
• Para que cuente clientes: asignarlo en la ficha del cliente, Comercial › Asignaciones.

Qué muestra

• Cada fila: código, nombre, rol, categoría, % de comisión por venta, cuándo se causa, % de comisión por cobranza y clientes como vendedor y como cobrador.
• «Sin política» en el % quiere decir que Recursos Humanos aún no le fijó comisión.
• «Se causa»: al facturar (venta de contado), al cobrar o por contrato.

Pasos:

1. Abra Expedientes › Básicas › Agentes: se ve la lista y, arriba, el total de agentes.
2. Elija en «Rol» Vendedor o Cobrador para ver solo esos.
3. Escriba un código, nombre o categoría en el buscador: la lista se filtra al escribir.
4. Haga doble clic en un agente: se abre su expediente.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Aparece como agente quien tiene comisión vigente, quien está asignado a un cliente o quien tiene categoría Vendedor o Cobrador.

Errores comunes

Relacionadas: Expedientes (6.2.1), Categoría (6.2.3)

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Practique:

1. Abra Expedientes › Básicas › Agentes en la demo: arriba se lee «3 agentes · 3 venden · 1 cobran».
2. Lea las filas: Ana Velez (3 %) y Rolando Jaramillo (2,5 %) se causan «Al facturar» y tienen 36 clientes cada uno; Danna Loor (1,5 %) se causa «Al cobrar» y cobra a 58 clientes.
3. Abra un cliente en Expedientes › Básicas › Expedientes y mire la pestaña Comercial › Asignaciones: ahí están su vendedor y su cobrador.
4. Vuelva a Agentes y elija «Cobrador» en «Rol»: queda solo Danna Loor.

6.3 Geografía

6.3.1 Divisiones territoriales

Expedientes › Geografía › Divisiones territoriales

El árbol de divisiones del territorio de cada país, con los niveles que el país define: en Ecuador Provincia › Cantón › Parroquia del INEC.

Quién la usa: El administrador del sistema o el jefe de cartera.

Cuándo: Al implementar el sistema en otro país, o cuando se crea una parroquia o un cantón nuevo.

Antes de empezar

• Ninguno en Ecuador: el catálogo del INEC ya viene cargado.

Qué muestra

• Nombre, nivel, código oficial, código postal, cuántas divisiones tiene debajo y cuántos expedientes la usan.
• Arriba, la línea «Niveles» con los niveles del país.

Pasos:

1. Abra Expedientes › Geografía › Divisiones territoriales.
2. Elija el país en «País».
3. Pulse la flecha de una provincia para ver sus cantones, y de un cantón para sus parroquias.
4. Para crear una hija, elija la división madre y pulse el botón «＋ Nueva…».
5. Escriba nombre, código oficial y código postal, y pulse «Aceptar».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es un catálogo.

• La ficha del expediente muestra un combo por cada nivel con catálogo.
• El barrio no tiene catálogo: se escribe en la ficha.
• «Retirar» pide confirmación, clave supervisora y motivo; la división se conserva.
• No se retira si tiene divisiones vigentes debajo o expedientes que la usan.

Errores comunes

Relacionadas: Expedientes (6.2.1), Categoría (6.2.3), Agentes (6.2.4)

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Niveles del país

Lista los niveles con su nombre y si tienen catálogo. «Guardar nivel» se activa al escribir el nombre.

Practique:

1. Abra Expedientes › Geografía › Divisiones territoriales en la demo: se ven 24 provincias.
2. Pulse la flecha de «GUAYAS»: aparecen sus 25 cantones.
3. Escriba en la búsqueda tres letras de su parroquia: salen las coincidencias con su ruta.
4. Pulse «Niveles del país…»: se ven Provincia, Cantón, Parroquia y Barrio.
5. Pulse «Cerrar» en el diálogo y luego en la pantalla.

6.3.2 Regiones y zonas

Expedientes › Geografía › Regiones y zonas

Agrupaciones de provincias en regiones, zonas o continentes: Costa, Sierra, Amazonía, Insular, o zonas de venta y de reparto.

Quién la usa: El administrador del sistema o el jefe de ventas.

Cuándo: Al implementar el sistema, o cuando se reparten de nuevo las zonas de venta.

Antes de empezar

• Las provincias del país en Expedientes › Geografía › Divisiones territoriales.

Qué muestra

• Tipo, país, código, nombre, cuántas divisiones incluye y sus nombres.
• Arriba, cuántas agrupaciones hay con el filtro elegido.

Pasos:

1. Abra Expedientes › Geografía › Regiones y zonas.
2. Pulse «＋ Nueva región o zona».
3. Elija «Tipo:» y «País:»; escriba «Código:» y «Nombre:».
4. Marque en «Divisiones que incluye:» las provincias de la agrupación.
5. Pulse «Aceptar»: se enciende cuando tipo, código, nombre y país están completos.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es un catálogo.

• Un continente no lleva país; una región o una zona sí.
• «Retirar» pide confirmación, clave supervisora y motivo; la agrupación se conserva.

Errores comunes

Relacionadas: Divisiones territoriales (6.3.1), Ruta (6.4.1), Expedientes (6.2.1)

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Editar agrupación

Tipo, país, código, nombre, descripción y la lista de divisiones que incluye. «Aceptar» graba; «Cancelar» sale sin cambios.

Practique:

1. Abra Expedientes › Geografía › Regiones y zonas en la demo: se ven 4 regiones.
2. Elija «Costa» y pulse «Editar»: se abre con sus provincias.
3. Pulse «Cancelar»: no cambia nada.
4. En «Tipo:» elija «Zona»: la tabla queda vacía, la demo no trae zonas.

6.4 Rutas

6.4.1 Ruta

Expedientes › Rutas › Ruta

El catálogo de rutas: agrupa a los clientes por zona de cobro o de reparto.

Quién la usa: El jefe de cobranzas o de despacho.

Cuándo: Al implementar el sistema, o cuando se abre una ruta nueva.

Antes de empezar

• Ninguno.

Qué muestra

• Código, nombre, descripción y si la ruta está activa.
• Arriba a la derecha, cuántas rutas hay.

Pasos:

1. Abra Expedientes › Rutas › Ruta.
2. Pulse «＋ Nueva Ruta».
3. Escriba «Código *» y «Nombre *»; la «Descripción» es opcional.
4. Pulse «Guardar».
5. Asigne la ruta a cada cliente en su expediente.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es un catálogo.

• El código se guarda en mayúsculas.
• Crear, editar, activar y desactivar quedan en la auditoría.
• Desactivar pide confirmación y clave supervisora.

Errores comunes

Relacionadas: Expedientes (6.2.1), Regiones y zonas (6.3.2)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Expedientes › Rutas › Ruta en la demo: se ven 10 rutas.
2. Haga doble clic en «Ruta Norte 1»: se abre «Editar Ruta».
3. Pulse «Cancelar»: no cambia nada.
4. Escriba «Sur» en «Buscar»: quedan las dos rutas del sur.

6.5 Mensajes

6.5.1 Enviar Mensajes

Expedientes › Mensajes › Enviar Mensajes

Envía un mensaje de WhatsApp individual a cada persona, con su propio saldo, documentos o tarea, en lugar de escribir en un grupo. Sirve para recordar pagos, avisar una campaña o asignar una tarea.

Quién la usa: Cobranza, la secretaría o quien atiende a los clientes.

Cuándo: Antes de cada vencimiento, para cobrar, y cada vez que necesita avisar algo a muchas personas.

Antes de empezar

• Que cada tercero tenga su celular en el expediente.
• Elegir el canal en «Configurar canal». Mientras no lo cambie, trabaja con el simulador, que no envía nada.

Qué muestra

• Izquierda, los destinatarios: nombre, celular, grupo u origen, a nombre de quién se cobra, saldo y observación.
• Quien no tiene un celular válido sale sin marca y con el motivo en «Observación».
• Derecha, el mensaje, la vista previa de la persona elegida y el canal con el costo estimado.
• Con el envío en marcha, una barra de avance y el botón «Detener».

Pasos:

1. Abra Expedientes › Mensajes › Enviar Mensajes.
2. En «Origen» elija de dónde salen los destinatarios: «Buscar en expedientes», «Grupo de cobro» o «Cuentas por cobrar (con saldo)».
3. En «Buscar en expedientes» escriba un nombre o deje vacío, y elija rol, categoría y clase.
4. Marque «Con saldo de CxC» si el mensaje habla de lo que deben; «Solo con saldo» y «Solo vencido» dejan fuera a quien no debe.
5. Pulse «Traer lista». «Agregar» suma otra búsqueda sin repetir personas.
6. Revise la lista y desmarque a quien no debe recibir el mensaje.
7. Elija un «Texto de partida» o escriba el suyo; con «Insertar variable…» agregue {nombre}, {saldo} y otras.
8. Elija una persona de la lista: abajo ve la vista previa con sus datos.
9. Pulse «Revisar y enviar», lea la cantidad, el canal y el costo, y confirme.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. El saldo que se cita sale de la cartera de cada cliente.

• Cada envío queda registrado con el estado y la hora de cada destinatario; se consulta en «Historial».
• Canales: el simulador (no envía nada), la API de WhatsApp Business (envío automático, con pausa y costo por mensaje) y chat por chat (abre cada chat con el texto escrito y usted confirma «Enviado» o «Saltar»).
• Con la API, el texto va dentro de una plantilla aprobada por Meta, con dos variables: el nombre y el texto.
• Los orígenes de otras ediciones (aula, iglesia, hacienda) solo aparecen si la base tiene esos datos.
• La misma pantalla se abre desde Ventas › Cuentas por Cobrar › Recordatorios por WhatsApp, ya en «Cuentas por cobrar».

Errores comunes

Relacionadas: Expedientes (6.2.1), Categoría (6.2.3), Recordatorios por WhatsApp (4.4.10)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Expedientes › Mensajes › Enviar Mensajes en la demo.
2. En «Origen» elija «Cuentas por cobrar (con saldo)» y pulse «Traer lista».
3. En «Texto de partida…» elija «Recordatorio de pago (CxC)».
4. Elija un cliente de la lista y lea la vista previa con su saldo.
5. Pulse «Revisar y enviar»: el aviso dice que es el simulador. Confirme: no sale nada real.
6. Pulse «Historial» y vea el envío recién registrado.

6.6 Reportes

6.6.1 Cartera por Tercero

Expedientes › Reportes › Cartera por Tercero

Lo que cada tercero le debe a la empresa y lo que la empresa le debe, a una fecha de corte.

Quién la usa: El gerente, el contador o el jefe de cobranzas.

Cuándo: Antes de pagarle a un proveedor que también es cliente, y en cada cierre de mes.

Antes de empezar

• Ventas, compras o roles grabados con el expediente del tercero.

Qué muestra

• Arriba, la cartera por cobrar y por pagar, con su cuadre contra el mayor («✓ cuadra»).
• En la vista Unificada, solo los terceros con más de un rol: cliente, proveedor o empleado.
• Por cada rol, su saldo; al final, un «Neto informativo».
• Una fila de total con la cantidad de terceros.

Pasos:

1. Abra Expedientes › Reportes › Cartera por Tercero.
2. Elija la fecha en «Al corte:».
3. Elija la «Vista:»: Unificada, Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar.
4. Pulse «Generar».
5. Haga doble clic en un tercero para ver su historial.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es una consulta.

• El neto es solo informativo: sin un documento de cruce no se compensa nada.
• Los saldos del empleado son al día, no a la fecha de corte.

Errores comunes

Relacionadas: Expedientes (6.2.1), Cuentas por pagar de empleados (6.6.2)

Botones de esta pantalla

Histórico del tercero

La ficha del expediente abierta en «Histórico»: cada venta, retención y cobro con su diario y el saldo que va quedando. Abajo, el saldo pendiente.

Practique:

1. Abra Expedientes › Reportes › Cartera por Tercero en la demo: la vista Unificada muestra 5 terceros.
2. Mire la fila «IMAGISA S.A.»: nos debe 837,65 y le debemos 13.299,46.
3. Haga doble clic en «IMAGISA S.A.»: se abre su ficha en «Histórico».
4. Cierre la ficha con «Cancelar» y elija «Cuentas por cobrar (CxC)» en «Vista:».
5. Compruebe que arriba dice «✓ cuadra»; si no, avise al contador.

6.6.2 Cuentas por pagar de empleados

Expedientes › Reportes › Cuentas por pagar de empleados

Lo que los empleados deben a terceros (IESS, pensión, embargo, cooperativa, casa comercial) y lo ya descontado en roles que falta pagar al acreedor.

Quién la usa: El jefe de nómina o el tesorero.

Cuándo: Después de cada rol de pagos, para pagar a cada acreedor lo descontado.

Antes de empezar

• Roles de pagos con descuentos a terceros en Recursos Humanos › Nómina › Descuentos a Terceros.

Qué muestra

• Por empleado: cédula, departamento, cuántos acreedores tiene, cuotas del mes, vencido, saldo y por pagar al acreedor.
• Lo vencido en rojo.
• Abajo, el total y el cuadre del kárdex con la cuenta contable; la diferencia sale en rojo.

Pasos:

1. Abra Expedientes › Reportes › Cuentas por pagar de empleados.
2. Elija el acreedor en «Acreedor / casa comercial».
3. Revise la columna «Por pagar al acreedor».
4. Pulse «Pagar al acreedor».
5. Elija la cuenta de caja o banco, escriba el documento y confirme con «Yes».

Qué genera en contabilidad

«Pagar al acreedor» graba un asiento: débito a la cuenta por pagar del acreedor y crédito a la caja o banco elegida, por lo descontado a todos sus empleados.

• Doble clic en un empleado abre sus acreedores con vencimientos a 30, 60 y 90 días.
• Desde ese detalle se hace el abono directo y se saca el estado de cuenta en PDF.

Errores comunes

Relacionadas: Descuentos a Terceros (10.5.5), Cartera por Tercero (6.6.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Expedientes › Reportes › Cuentas por pagar de empleados en la demo.
2. Mire el pie: «0 empleados», la demo general no trae descuentos a terceros.
3. Elija un acreedor en «Acreedor / casa comercial»: «Pagar al acreedor» sigue apagado.
4. Pulse «Exportar a Excel»: se abre un libro con los títulos de las columnas.

6.6.3 Cuentas por cobrar a empleados

Expedientes › Reportes › Cuentas por cobrar a empleados

Lo que cada empleado le debe a la empresa: préstamos, anticipos de sueldo, compras a crédito como cliente y faltantes de caja.

Quién la usa: El jefe de nómina, el tesorero o el contador.

Cuándo: Antes de preparar el rol del mes y antes de liquidar a un empleado.

Antes de empezar

• Préstamos o anticipos registrados en Recursos Humanos, o ventas a crédito al empleado como cliente.

Qué muestra

• Por empleado: cédula, departamento, una columna por tipo de deuda, vencido y saldo.
• Lo vencido en rojo.
• Abajo, el total y el cuadre de préstamos y anticipos con sus cuentas contables.

Pasos:

1. Abra Expedientes › Reportes › Cuentas por cobrar a empleados.
2. Elija en «Tipo» lo que quiere ver, o deje «Todos».
3. Revise las columnas «Vencido» y «Saldo».
4. Haga doble clic en un empleado para ver el detalle con vencimientos.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es una consulta. El abono directo se hace desde el kárdex de la obligación.

• El detalle muestra la capacidad de descuento del empleado: sueldo, tope, comprometido y disponible.
• Desde el detalle se saca el estado de cuenta del empleado en PDF.

Errores comunes

Relacionadas: Cuentas por pagar de empleados (6.6.2), Cartera por Tercero (6.6.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Expedientes › Reportes › Cuentas por cobrar a empleados en la demo.
2. Mire el pie: «0 empleados», la demo general no trae préstamos ni anticipos.
3. Despliegue «Tipo» y vea los cuatro tipos de deuda.
4. Elija «Faltante de caja» y pulse «Ver»: la tabla sigue vacía.

6.6.4 Comisiones por pagar

Expedientes › Reportes › Comisiones por pagar

Lo que se le debe a cada empleado por comisiones y por qué documento: lo devengado y no pagado, y lo que espera cobros o fechas del contrato.

Quién la usa: El jefe de ventas, el jefe de nómina o el contador.

Cuándo: Al cerrar el mes, antes del rol, para provisionar y pagar las comisiones.

Antes de empezar

• Vendedores con política de comisión y facturas de venta con su vendedor.

Qué muestra

• Por empleado: cédula, documentos, generado, vale hoy, pagado, pendiente y por liberar.
• Abajo, el total pendiente, lo por liberar y el cuadre con la cuenta de comisiones por pagar.

Pasos:

1. Abra Expedientes › Reportes › Comisiones por pagar.
2. Deje «Con saldo» en «Mostrar», o elija «Todos».
3. Revise el pie: si sale «Devengado sin provisionar» en rojo, falta el asiento del mes.
4. Pulse «Provisionar comisiones devengadas» y confirme con «Yes».
5. Haga doble clic en un empleado para ver sus comisiones por factura.

Qué genera en contabilidad

«Provisionar» graba un asiento al día de hoy: gasto de comisiones contra comisiones por pagar, por lo devengado que falte. «Anular provisión» lo revierte con otro asiento.

• Al abrir, la pantalla calcula las comisiones nuevas de las facturas y cobros recientes.
• «Anular provisión» pide confirmación, clave supervisora y motivo; un mes cerrado o declarado lo bloquea.
• En el detalle se ve el kárdex de cada comisión y se saca el estado de cuenta en PDF.

Errores comunes

Relacionadas: Agentes (6.2.4), Cuentas por cobrar a empleados (6.6.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Expedientes › Reportes › Comisiones por pagar en la demo: salen 2 vendedores.
2. Mire la fila «Jaramillo Rolando»: tiene 25.900,70 pendientes.
3. Lea el pie: el devengado sin provisionar sale en rojo.
4. Haga doble clic en «Velez Ana»: se abre su detalle por factura. Ciérrelo sin cambiar nada.

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