MANUAL Capítulo 4 · Ventas

4. Ventas

Registra todo lo que la empresa vende y cobra: proformas, facturas, notas de crédito, cobros y retenciones recibidas. La caja rápida para mostrador también está aquí.

4.1 General

4.1.1 Dashboard Ventas

Ventas › General › Dashboard Ventas

El tablero de Ventas: ventas, margen, facturas, clientes principales y cobranza del mes, leídos del libro.

Quién la usa: Gerente, jefe de ventas, contador.

Cuándo: Al entrar al módulo o al revisar el mes.

Antes de empezar

  • Tener ventas contabilizadas (diario DV); sin ellas las cifras salen en cero.

Qué muestra

  • «Ventas del mes», «Margen bruto» y «Facturas emitidas», comparados con el mismo mes del año anterior; «Ticket promedio» por factura.
  • «Facturación y cobranza»: facturado con IVA, cobrado en el mes y saldo por cobrar.
  • «Actividad reciente»: los últimos asientos DV del libro.
  • Un aviso ámbar o rojo cuando hay pedidos por entregar de más de 15 o 30 días.

Pasos:

  1. Pulse «Ventas» en la barra superior: se abre el «Tablero de Ventas».
  2. Elija el mes y el año arriba a la derecha: el tablero se recalcula.
  3. Lea las cuatro cifras: ventas del mes, margen bruto, facturas emitidas y ticket promedio.
  4. Revise «Ventas y costo de ventas por mes», «Ventas por línea de ingreso» y «Clientes principales».
  5. Si aparece el aviso de pedidos pendientes por entregar, púlselo para ver la lista.
  6. Pulse «+ Nueva venta» para emitir una factura.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo consulta el diario DV.

  • El margen bruto es ventas menos costo de ventas del mismo mes.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
Todo sale en cero.El mes elegido no tiene ventas: cambie el mes.
Los gráficos muestran «pip install matplotlib».Falta la librería de gráficos en el equipo; pida a soporte que la instale.

Relacionadas: Ingresar Ventas (4.3.1), Lista de Ventas (4.3.2), Lista de Proformas (4.2.1)

Captura de pantalla: ventas.general.dashboard_ventas

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1⇩ ExportarGuarda el tablero en PDF o PNG, o sus datos en CSV.Lleva las cifras a un informe.
2+ Nueva ventaAbre Ingresar Ventas en blanco.Factura sin pasar por el menú.
3Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
4ImprimirEnvía el tablero a la impresora en A4 horizontal.Lleva el resumen en papel a una reunión.
5AyudaExplica las cifras y los gráficos del tablero.Entiende cada indicador sin salir de la pantalla.
6CerrarCierra el tablero.Vuelve a la pantalla de Inicio.

Practique:

  1. Pulse «Ventas» en la barra superior de la demo: noviembre sale en cero.
  2. Mire «Facturación y cobranza»: el saldo por cobrar sí tiene valor.
  3. Cambie el mes a «Octubre»: aparecen ventas, margen y clientes principales.
  4. Mire «Actividad reciente»: cada línea es una factura con su asiento DV.
  5. Pulse «⇩ Exportar» y cancele: no se guarda nada.

4.2 Pre-Ventas

4.2.1 Lista de Proformas

Ventas › Pre-Ventas › Lista de Proformas

La lista de proformas (cotizaciones) entregadas a los clientes, con su vigencia y su estado.

Quién la usa: El vendedor o el jefe de ventas.

Cuándo: Al seguir las cotizaciones o al convertir una en factura.

Antes de empezar

  • Tener al cliente en Expedientes y los productos creados.

Qué muestra

  • Fecha, número, cliente, «Vigente hasta», concepto, total, factura y estado de cada proforma.
  • Abajo: cuántos registros hay y el «Total proformado».

Pasos:

  1. Abra Ventas › Pre-Ventas › Lista de Proformas.
  2. Elija «Desde» y «Hasta»: la lista arranca el 1 de enero del año.
  3. En «Estado» elija Vigente, Vencida, Facturada o Anulada, o deje «Todos».
  4. Escriba en la búsqueda un número, un cliente o un concepto.
  5. Haga doble clic en una proforma, o elíjala y pulse «Ver».
  6. Desde la proforma abierta imprima el PDF o conviértala en factura.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: una proforma no tiene diario ni mueve el inventario.

  • Una proforma pasa a «Vencida» sola cuando pasa su fecha de vigencia.
  • Al facturarla queda «Facturada» con el número de su factura.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
La lista sale vacía.Amplíe las fechas o ponga «Estado» en «Todos».
No encuentro una proforma vencida.Revise que «Estado» no esté en «Vigente».

Relacionadas: Ingresar Ventas (4.3.1), Dashboard Ventas (4.1.1)

Captura de pantalla: ventas.pre_ventas.lista_de_proformas

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Desde»Abre un calendario para elegir la fecha inicial.Elige la fecha sin escribirla.
2Calendario de «Hasta»Abre un calendario para elegir la fecha final.Elige la fecha sin escribirla.
3+ Nueva proformaAbre una proforma en blanco.Cotiza sin salir de la lista.
4Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
5AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
6ImprimirImprime la lista.Tiene el papel para archivar o revisar.
7ExportarGuarda la lista en PDF, Excel o CSV.Trabaja la lista en una hoja de cálculo.
8VerAbre la proforma elegida.La imprime o la convierte en factura desde ahí.
9CerrarCierra la lista y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

Practique:

  1. Abra Ventas › Pre-Ventas › Lista de Proformas en la demo: la lista sale vacía.
  2. Pulse «+ Nueva proforma»: se abre una proforma en blanco.
  3. Ciérrela sin grabar: vuelve a la lista.
  4. Ponga «Estado» en «Vencida» y luego en «Todos»: la lista se filtra al instante.

4.3 Ventas

4.3.1 Ingresar Ventas

Ventas › Ventas › Ingresar Ventas

La pantalla para emitir una factura o una nota de venta a un cliente.

Quién la usa: El vendedor, el facturador o el asistente contable.

Cuándo: Cada vez que vende productos o servicios.

Antes de empezar

  • Tener al cliente en Expedientes, con sus días de crédito y su tipo de cliente.
  • Tener los productos con existencia en la bodega de salida.
  • Tener la serie del punto de emisión en Seriales.

Qué muestra

  • Arriba: número propuesto, fecha, días de crédito, vencimiento, concepto, documento, punto de emisión, bodega de salida y centro de costos.
  • A la derecha: el cliente elegido.
  • Al centro: el detalle, las tasas de IVA y los totales.
  • Abajo: el kárdex de la transacción, las condiciones de cobro, el kárdex del cliente y cómo se cobró el anticipo.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Ventas › Ingresar Ventas.
  2. Revise «Documento» (factura o nota de venta) y el «Punto de emisión».
  3. Escriba el cliente arriba a la derecha y pulse «Buscar»; elíjalo y pulse «Aceptar».
  4. Lea el código de barras o pulse «Buscar» del detalle para agregar cada producto.
  5. Revise cantidad y precio: el precio sale de la lista del cliente.
  6. Marque «El cliente se lleva la mercadería» si sale con ella.
  7. Pulse «Aceptar»: se enciende cuando todo lo obligatorio está completo.

Qué genera en contabilidad

Genera un asiento DV (diario de ventas): cuenta por cobrar, ventas, IVA cobrado y el costo de ventas contra inventario.

  • El kárdex descarga los productos al costo promedio.
  • Se crea la cuenta por cobrar del cliente con su vencimiento.
  • Sin la casilla marcada, la entrega queda pendiente en Inventarios › Entregas de Ventas.
  • Si pide más de lo disponible, se factura lo que hay y el resto queda en Ventas › Ventas › Pendientes por entregar.
  • Con «Cobrado al contado» marcado, la factura y su cobro se graban juntos: elija la forma (transferencia, efectivo, cheque o tarjeta), el banco y la referencia.
  • Si la venta pasa el cupo del cliente, se avisa o se pide la clave supervisora.
  • La retención del cliente se registra cuando llega su comprobante.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«Aceptar» no se enciende.Pase el mouse sobre él: dice qué falta (cliente, líneas…).
«No hay existencia».Revise la bodega de salida o registre antes la compra.
El precio no es el esperado.Revise el tipo de cliente en su expediente.

Relacionadas: Lista de Ventas (4.3.2), Notas Crédito (4.3.6)

Captura de pantalla: ventas.ventas.ingresar_ventas

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Buscar (cliente)Abre la lista de clientes para elegir uno.Encuentra al cliente por nombre, RUC o código.
2El cliente se lleva la mercaderíaEmite la nota de entrega al grabar.La bodega no queda con entregas pendientes.
3Buscar (detalle)Abre el buscador de productos, servicios o cuentas.Agrega líneas sin saber el código de memoria.
4Quitar líneaBorra del detalle la línea elegida.Corrige el detalle antes de grabar.
5Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
6AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
7AceptarGraba la venta con su asiento, su kárdex y su cuenta por cobrar.Todo queda registrado de una vez.
8CancelarCierra la pantalla sin grabar.Sale sin dejar nada a medias.

La lista de clientes abierta con «Buscar»

Nombre, identificación, clase de sujeto y días de crédito; escriba para filtrar y pulse «Aceptar».

Captura de pantalla: ventas.ventas.ingresar_ventas.sub1

Practique:

  1. Abra Ventas › Ventas › Ingresar Ventas en la demo.
  2. Pulse «Buscar» junto al cliente: se abre la lista de clientes.
  3. Elija «ARTURO DAVID LOPEZ» y pulse «Aceptar»: los días de crédito pasan a 60.
  4. Pase el mouse sobre «Aceptar»: dice qué falta para grabar.
  5. Pulse «Cancelar» para salir sin grabar.

4.3.2 Lista de Ventas

Ventas › Ventas › Lista de Ventas

La lista de las facturas y notas de venta, con su saldo y su estado de cobro.

Quién la usa: El vendedor, el cobrador o el contador.

Cuándo: Para buscar una venta, ver qué falta cobrar o reimprimir una factura.

Antes de empezar

  • Tener ventas grabadas en Ingresar Ventas.

Qué muestra

  • Por venta: fecha, número, cliente, vendedor, saldo, concepto, total, diario y estado.
  • Estados: Pendiente, Vencida (pasó el vencimiento), Cobrada o Anulada.
  • «Tipo» también muestra las retenciones recibidas o las notas de crédito.
  • Abajo: cuántos registros hay y el total vendido.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Ventas › Lista de Ventas: salen las ventas desde el 1 de enero.
  2. Elija el «Tipo», el «Vendedor» y el «Estado» si lo necesita.
  3. Escriba en la búsqueda el número, el cliente o el concepto.
  4. Haga doble clic en una venta para verla en lectura.

Qué genera en contabilidad

Solo consulta.

  • El saldo y el estado salen de la cartera del cliente.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
No aparece una venta.Revise «Desde», «Hasta», «Tipo», «Vendedor» y «Estado».
«Imprimir factura» no hace nada.Elija antes una factura de la lista.

Relacionadas: Ingresar Ventas (4.3.1), Lista Notas Crédito (4.3.10)

Captura de pantalla: ventas.ventas.lista_de_ventas

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Desde»Abre un calendario para elegir la fecha inicial.Elige la fecha sin escribirla.
2Calendario de «Hasta»Abre un calendario para elegir la fecha final.Elige la fecha sin escribirla.
3+ Nueva ventaAbre la pantalla para registrar una venta.Lo registra sin salir de la lista.
4Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
5AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
6Buscar DiarioAbre el asiento DV del documento elegido.Revisa la contabilidad en un clic.
7ImprimirImprime la lista.Tiene el papel para archivar o revisar.
8ExportarGuarda la lista en PDF, Excel o CSV.Trabaja la lista en una hoja de cálculo.
9VerAbre la venta elegida en lectura (igual que el doble clic).Revisa el documento sin riesgo de cambiarlo.
10Imprimir facturaImprime la factura elegida en A4, Carta, Oficio, A5 o rollo.Reimprime la factura para el cliente.
11CerrarCierra la lista y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

El asiento DV de la primera venta

Cliente, ventas, IVA y el costo de ventas contra inventario, con el diario cuadrado.

Captura de pantalla: ventas.ventas.lista_de_ventas.sub1

Practique:

  1. Abra Ventas › Ventas › Lista de Ventas en la demo: salen las ventas del año.
  2. Elija «Vencida» en «Estado»: quedan las ventas con el vencimiento pasado.
  3. Vuelva a «Todos» y elija la primera fila.
  4. Pulse «Buscar Diario»: se abre su asiento DV.

4.3.3 Pendientes por entregar

Ventas › Ventas › Pendientes por entregar

Los pedidos que quedaron sin entregar cuando una venta pidió más de lo que había en bodega. Se factura lo disponible y el resto queda aquí, al precio pactado, hasta que llegue la mercadería.

Quién la usa: El vendedor o el bodeguero.

Cuándo: Cada vez que llega mercadería, para entregar lo pendiente.

Antes de empezar

  • Tener existencia en la bodega del pendiente.

Qué muestra

  • Fecha, factura de origen, cliente, producto, cantidad, precio pactado, disponible hoy y días.
  • Los días en ámbar pasan de 15 y en rojo pasan de 30.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Ventas › Pendientes por entregar: aparecen los pendientes.
  2. Mire «Disponible hoy»: si alcanza, puede entregar.
  3. Marque (✓) los pendientes de un mismo cliente y bodega.
  4. Pulse «+ Entregar pendiente» y confirme: se emite una factura al precio pactado.

Qué genera en contabilidad

El pendiente no genera asiento: solo compromete existencia. Al entregar, la factura nueva genera su asiento y descarga el kárdex como cualquier venta.

  • «Disponible hoy» es la existencia de la bodega menos lo comprometido por los demás pendientes.
  • Varios pendientes del mismo cliente y bodega salen en una sola factura.
  • «Anular» (el cliente desiste) pide motivo y clave supervisora; nunca se borra.
  • Un anticipo del cliente se aplica solo cuando se factura la entrega.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«Todavía no hay existencia para entregar».Espere a recibir la mercadería en la bodega.
«Entregue juntos solo los pendientes de un mismo cliente…»Marque solo los de un cliente y una bodega por vez.

Relacionadas: Ingresar Ventas (4.3.1), Entregas de Ventas (5.4.2)

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1+ Entregar pendienteFactura lo marcado al precio pactado.Cumple al cliente sin volver a digitar la venta.
2AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
3ImprimirImprime la lista.La lleva a bodega.
4ExportarGuarda la lista en PDF, Excel o CSV.La comparte con compras.
5VerAbre la factura de origen.Revisa qué se pactó.
6AnularAnula el pendiente con motivo y clave supervisora.Libera la existencia comprometida.
7CerrarCierra la lista.Sale sin cambiar nada.

Practique:

  1. Abra Ventas › Ventas › Pendientes por entregar en la demo.
  2. Cambie el estado a «Todos» y lea los días de cada pendiente.
  3. Haga doble clic en uno: se abre su factura de origen.

4.3.4 Otras Ventas

Ventas › Ventas › Otras Ventas

Una cuenta por cobrar que no es una venta: un préstamo a un empleado o un anticipo a un socio.

Quién la usa: El contador o el tesorero.

Cuándo: Al prestar dinero o entregar algo que un tercero debe devolver.

Antes de empezar

  • Tener al tercero en Expedientes (empleado, socio, banco…).
  • Tener la cuenta por cobrar marcada como cartera en el Catálogo de Cuentas.

Qué muestra

  • Arriba: fecha, tercero, concepto, cuenta por cobrar, cuotas, frecuencia, primer vencimiento, referencia y centro de costos.
  • Al centro: la contrapartida, de dónde sale el dinero.
  • Abajo: las cuotas que quedan en la cartera y el total.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Ventas › Otras Ventas.
  2. Escriba el tercero y pulse «Buscar»; elíjalo y pulse «Aceptar».
  3. Revise la «Cuenta por cobrar» y escriba el «Concepto».
  4. Elija cuántas cuotas, su frecuencia y el primer vencimiento.
  5. Pulse «+ Agregar cuenta» y elija de dónde sale el dinero (banco o caja), con su valor.
  6. Escriba en «Referencia» el número del cheque o de la transferencia.
  7. Pulse «Aceptar»: se enciende cuando todo lo obligatorio está completo.

Qué genera en contabilidad

Genera un asiento DV: la cuenta por cobrar al debe y el banco o la caja al haber. Sin IVA y sin cuentas de ingresos.

  • Cada cuota queda en la cartera del tercero con su vencimiento.
  • Los abonos se registran en Ingresar Cobros eligiendo esta cuenta como «cuenta acreditada».
  • Si sale de un banco, el egreso queda en Bancos para la conciliación.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«Aceptar» no se enciende.Falta el tercero, el concepto o la contrapartida.
La cuenta por cobrar no aparece.Márquela como cartera en el Catálogo de Cuentas.

Relacionadas: Lista Otras CxC (4.3.5), Ingresar Ventas (4.3.1)

Captura de pantalla: ventas.ventas.otras_ventas

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Fecha»Abre un calendario para elegir la fecha.Elige la fecha sin escribirla.
2Buscar (tercero)Abre la lista de expedientes para elegir al deudor.Encuentra al deudor por nombre, RUC o código.
3Calendario del primer vencimientoAbre un calendario para elegir el primer vencimiento.Fija desde cuándo se cobra.
4+ Agregar cuentaAgrega una línea a la contrapartida (banco, caja u otra cuenta).Dice de dónde sale el dinero.
5QuitarBorra la línea elegida de la contrapartida.Corrige antes de grabar.
6Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
7AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
8AceptarGraba el documento con su asiento y sus cuotas.La deuda queda en la cartera.
9CancelarCierra la pantalla sin grabar.Sale sin dejar nada a medias.

La lista de terceros abierta con «Buscar»

Cualquier expediente puede ser deudor; escriba para filtrar y pulse «Aceptar».

Captura de pantalla: ventas.ventas.otras_ventas.sub1

Practique:

  1. Abra Ventas › Ventas › Otras Ventas en la demo.
  2. Cambie las cuotas a 3: abajo salen 3 cuotas mensuales.
  3. Pulse «+ Agregar cuenta»: se agrega una línea en la contrapartida.
  4. Pulse «Cancelar» para salir sin grabar.

4.3.5 Lista Otras CxC

Ventas › Ventas › Lista Otras CxC

La lista de las cuentas por cobrar que no son ventas: préstamos a empleados o anticipos a socios.

Quién la usa: El contador o el tesorero.

Cuándo: Para ver qué deben empleados o socios y su estado.

Antes de empezar

  • Tener documentos grabados en Otras Ventas.

Qué muestra

  • Por documento: fecha, número, deudor, saldo, concepto, total, diario, estado y centro de costos.
  • Estados: Pendiente, Vencida, Cancelada o Anulada.
  • Abajo: cuántos registros hay y el total de otras ventas.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Ventas › Lista Otras CxC: salen los documentos desde el 1 de enero.
  2. Elija el «Estado» si lo necesita.
  3. Escriba en la búsqueda el número, el deudor o el concepto.
  4. Haga doble clic en un documento para verlo.

Qué genera en contabilidad

Solo consulta.

  • Sin IVA y fuera de resultados: son cuentas por cobrar del balance.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
La lista sale vacía.No hay otras ventas en esas fechas: registre una en Otras Ventas.

Relacionadas: Otras Ventas (4.3.4), Lista de Ventas (4.3.2)

Captura de pantalla: ventas.ventas.lista_otras_cxc

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Desde»Abre un calendario para elegir la fecha inicial.Elige la fecha sin escribirla.
2Calendario de «Hasta»Abre un calendario para elegir la fecha final.Elige la fecha sin escribirla.
3+ Nueva otra ventaAbre la pantalla para registrar una otra venta.Lo registra sin salir de la lista.
4Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
5AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
6Buscar DiarioAbre el asiento DV del documento elegido.Revisa la contabilidad en un clic.
7ImprimirImprime la lista.Tiene el papel para archivar o revisar.
8ExportarGuarda la lista en PDF, Excel o CSV.Trabaja la lista en una hoja de cálculo.
9VerAbre el documento elegido en lectura.Revisa el documento sin riesgo de cambiarlo.
10CerrarCierra la lista y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

Practique:

  1. Abra Ventas › Ventas › Lista Otras CxC en la demo.
  2. Mire el total de abajo: «Total otras ventas».
  3. Pulse «+ Nueva otra venta»: se abre Otras Ventas.
  4. Pulse «Cancelar» y luego «Cerrar».

4.3.6 Notas Crédito

Ventas › Ventas › Notas Crédito

La nota de crédito al cliente por una devolución de mercadería o un descuento sobre su factura.

Quién la usa: El vendedor, el facturador o el contador.

Cuándo: Cuando el cliente devuelve productos o se le concede una rebaja.

Antes de empezar

  • Tener la factura del cliente grabada.
  • Tener la serie «Nota de crédito» del punto de emisión en Seriales.

Qué muestra

  • Arriba: número propuesto, fecha, concepto, motivo, punto de emisión, bodega de devoluciones, factura y centro de costos.
  • A la derecha: el cliente elegido.
  • Al centro: el detalle, las tasas de IVA y los totales.
  • Abajo: el kárdex de la transacción y el del cliente.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Ventas › Notas Crédito.
  2. Elija el cliente con «Buscar».
  3. Elija el «Motivo»: devolución de mercadería o descuento.
  4. Elija la factura en «Aplica a la factura».
  5. En devolución, pulse «Cargar productos de la factura» y ajuste las cantidades.
  6. En descuento, agregue los productos o una cuenta con el valor rebajado.
  7. Pulse «Aceptar»: el número se toma de la serie al grabar.

Qué genera en contabilidad

Genera un asiento DV que rebaja la cuenta por cobrar, las ventas y el IVA; en devolución, reingresa el costo al inventario.

  • La mercadería devuelta entra a la bodega de Devoluciones, al costo con que salió.
  • Lo que el cliente aún no recibió vuelve a la bodega de la factura.
  • Si la nota supera el saldo, el exceso queda como saldo a favor del cliente.
  • Un descuento no mueve el kárdex.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«Cargar productos de la factura» está apagado.Elija antes el cliente y la factura.
No se asigna número.Falta la serie «Nota de crédito» del punto de emisión en Seriales.

Relacionadas: Lista Notas Crédito (4.3.10), Ingresar Ventas (4.3.1)

Captura de pantalla: ventas.ventas.notas_credito

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Buscar (cliente)Abre la lista de clientes para elegir uno.Encuentra al cliente por nombre, RUC o código.
2Cargar productos de la facturaTrae lo que todavía se puede devolver, al precio facturado.Arma la devolución en un clic.
3Buscar (detalle)Abre el buscador de productos, servicios o cuentas.Agrega descuentos como cuenta.
4Quitar líneaBorra del detalle la línea elegida.Corrige el detalle antes de grabar.
5Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
6AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
7AceptarGraba la nota con su asiento, su kárdex y su efecto en la cartera.La cuenta del cliente queda al día.
8CancelarCierra la pantalla sin grabar.Sale sin dejar nada a medias.

La lista de clientes abierta con «Buscar»

La misma lista de Ingresar Ventas; elija al cliente de la factura.

Captura de pantalla: ventas.ventas.notas_credito.sub1

Practique:

  1. Abra Ventas › Ventas › Notas Crédito en la demo.
  2. Pulse «Buscar» y elija «ARTURO DAVID LOPEZ».
  3. Abra la lista «Aplica a la factura»: salen sus facturas.
  4. Elija una y pulse «Cargar productos de la factura»: el detalle se llena.
  5. Pulse «Cancelar» para salir sin grabar.

4.3.7 Órdenes de trabajo

Ventas › Ventas › Órdenes de trabajo

La lista de las órdenes de trabajo: el trabajo de una obra en una unidad o frente.

Quién la usa: El jefe de obra o el contador de costos.

Cuándo: Para seguir cada obra y los materiales que consumió.

Antes de empezar

  • Tener la obra creada como centro de costo.
  • Tener al cliente en Expedientes.

Qué muestra

  • Por orden: fecha, número, cliente, centro de costo, unidad y proceso, materiales entregados, factura y estado.
  • Abajo: cuántos registros hay y el total de materiales entregados.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Ventas › Órdenes de trabajo: salen las órdenes desde el 1 de enero.
  2. Elija el «Estado» si lo necesita.
  3. Escriba en la búsqueda el número, la obra, la unidad o el proceso.
  4. Haga doble clic en una orden para ver actividades, avance y entregas.

Qué genera en contabilidad

La orden no tiene asiento propio. Las entregas de material sí: van como ajustes de egreso.

  • «Materiales entregados» es lo que salió de bodega menos lo devuelto, al costo del kárdex.
  • Las órdenes dadas de baja solo salen con el estado «Anulada».

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
La lista sale vacía.Amplíe «Desde» o cree una orden con «+ Nueva orden de trabajo».

Relacionadas: Ingresar Ventas (4.3.1)

Captura de pantalla: ventas.ventas.ordenes_de_trabajo

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Desde»Abre un calendario para elegir la fecha inicial.Elige la fecha sin escribirla.
2Calendario de «Hasta»Abre un calendario para elegir la fecha final.Elige la fecha sin escribirla.
3+ Nueva orden de trabajoAbre una orden en blanco.La crea sin salir de la lista.
4Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
5AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
6ImprimirImprime la lista.Tiene el papel para revisar en obra.
7ExportarGuarda la lista en PDF, Excel o CSV.Trabaja la lista en una hoja de cálculo.
8VerAbre la orden elegida (igual que el doble clic).Revisa avance y entregas.
9CerrarCierra la lista y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

Practique:

  1. Abra Ventas › Ventas › Órdenes de trabajo en la demo: la lista sale vacía.
  2. Pulse «+ Nueva orden de trabajo»: se abre una orden en blanco.
  3. Cierre la orden sin grabar y pulse «Cerrar».

4.3.8 Caja rápida POS

Ventas › Ventas › Caja rápida POS

La venta de mostrador: factura de contado con cobro en la misma pantalla.

Quién la usa: El cajero.

Cuándo: En cada venta rápida al público durante el turno.

Antes de empezar

  • Tener la caja abierta (Abrir caja).
  • Tener los productos con existencia y código de barras.

Qué muestra

  • Arriba: el aviso de la caja y la línea para dictar la venta.
  • La cabecera y el cliente, como en Ingresar Ventas.
  • Abajo: el cobro (efectivo, tarjeta, transferencia), el vuelto y los totales.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Ventas › Caja rápida POS.
  2. Si dice «No tiene una caja abierta», pulse «Abrir caja».
  3. Lea el código de barras de cada producto: el mismo código otra vez suma 1.
  4. Para otro cliente que no sea consumidor final, búsquelo con «Buscar».
  5. Escriba el efectivo recibido o pulse «Exacto»; o el valor de tarjeta o transferencia.
  6. Pulse «Aceptar» o F12: la pantalla queda lista para el siguiente cliente.

Qué genera en contabilidad

Genera el asiento DV de la venta y el recibo de caja del cobro, en una sola transacción.

  • Siempre de contado y con entrega inmediata.
  • El punto de emisión y la bodega salen de la caja abierta.
  • Sobre el tope del SRI hay que identificar al comprador.
  • Al terminar el turno se hace el cierre de caja.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«No tiene una caja abierta».Pulse «Abrir caja» o vaya a Abrir Caja.
«Aceptar» no se enciende.Falta cobrar el total o no hay productos.

Relacionadas: Ingresar Ventas (4.3.1), Lista de Ventas (4.3.2)

Captura de pantalla: ventas.ventas.caja_rapida_pos

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Abrir cajaAbre la caja del cajero para empezar a vender.Empieza el turno sin salir.
2ArmarLlena cliente, productos y cobro con el texto dictado.Vende hablando, sin teclear.
3Buscar (cliente)Abre la lista de clientes para elegir uno.Factura a nombre de quien pide.
4El cliente se lleva la mercaderíaEmite la nota de entrega al grabar; en mostrador va siempre marcada.La bodega no queda con entregas pendientes.
5Buscar (detalle)Abre el buscador de productos.Vende lo que no tiene código de barras.
6Quitar líneaBorra del detalle la línea elegida.Corrige antes de cobrar.
7ExactoPone como efectivo recibido lo que falta cobrar.Cobra sin calcular.
8Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
9AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
10AceptarGraba la factura, el recibo de caja y la nota de entrega.Atiende al siguiente cliente de inmediato.
11CancelarCierra la pantalla sin grabar.Sale sin dejar nada a medias.

La lista de clientes abierta con «Buscar»

La misma lista de Ingresar Ventas; la venta sigue siendo de contado.

Captura de pantalla: ventas.ventas.caja_rapida_pos.sub1

Practique:

  1. Abra Ventas › Ventas › Caja rápida POS en la demo: arriba dice que no tiene caja abierta.
  2. Lea el texto de ejemplo de la línea para dictar.
  3. Pulse «Buscar» junto al cliente y luego «Cancelar».
  4. Pulse «Cancelar» para salir sin vender.

4.3.9 Facturación recurrente

Ventas › Ventas › Facturación recurrente

La emisión mensual de documentos a todos los inscritos: pensiones, cuotas de socios o alícuotas.

Quién la usa: El tesorero o el facturador de un colegio, club o condominio.

Cuándo: Cada mes, en el día de emisión de la plantilla.

Antes de empezar

  • Tener una plantilla con sus rubros y sus meses de cobro (pestaña «Plantillas y grupos»).
  • Tener inscritos a los clientes (pestaña «Inscripciones»).

Qué muestra

  • Tres pestañas: Emitir del mes, Inscripciones y Plantillas y grupos.
  • Por inscrito: marca, código, cliente, grupo, referencia, rubros y total.
  • Abajo: las emisiones grabadas con fecha, plantilla, período, mes, grupo, documentos y total.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Ventas › Facturación recurrente: se abre la pestaña «Emitir del mes».
  2. Elija la «Plantilla», el «Período», el «Año», el «Mes» y el «Grupo».
  3. Pulse «Traer inscritos»: sale una fila por inscrito con sus rubros y su total.
  4. Marque a quienes emitir o pulse «Marcar todos».
  5. Para cambiar los rubros de una fila, elíjala y pulse «Corregir rubros».
  6. Pulse «Emitir documentos»: sale un documento individual por inscrito.

Qué genera en contabilidad

Cada documento emitido genera su asiento DV y su cuenta por cobrar, como una venta.

  • Los inscritos ya emitidos ese mes vienen desmarcados y con su número.
  • Retirar una inscripción pide motivo y clave supervisora.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«Traer inscritos» no trae nada.Elija una plantilla y revise que haya inscritos en ese grupo.
Falta un inscrito.Inscríbalo en la pestaña «Inscripciones».

Relacionadas: Ingresar Ventas (4.3.1), Lista de Ventas (4.3.2)

Captura de pantalla: ventas.ventas.facturacion_recurrente

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Traer inscritosLista a los inscritos de la plantilla y el grupo, con su precio.Arma el cobro del mes en un clic.
2Marcar todosMarca todas las filas para emitir.Emite a todo el grupo de una vez.
3DesmarcarQuita todas las marcas.Elige a mano a quién emitir.
4Corregir rubrosCambia los rubros de la fila elegida (igual que el doble clic).Ajusta un caso sin tocar la plantilla.
5Emitir documentosEmite un documento individual por cada fila marcada.Factura a cientos de inscritos sin digitar.

Practique:

  1. Abra Ventas › Ventas › Facturación recurrente en la demo.
  2. Lea las tres pestañas de arriba.
  3. Abra «Plantillas y grupos» y mire si hay plantillas.
  4. Vuelva a «Emitir del mes» y pulse «Traer inscritos»: sin plantilla, la lista queda vacía.

4.3.10 Lista Notas Crédito

Ventas › Ventas › Lista Notas Crédito

La lista de las notas de crédito de venta, con su estado de aplicación.

Quién la usa: El facturador o el contador.

Cuándo: Para buscar una N/C, ver saldos a favor o reembolsar a un cliente.

Antes de empezar

  • Tener notas grabadas en Notas Crédito.

Qué muestra

  • Por nota: fecha, número, cliente, factura, concepto, total, diario y estado.
  • Estados: Aplicada, A favor (le queda saldo al cliente), Reembolsada o Anulada.
  • Abajo: cuántos registros hay y el total de notas de crédito.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Ventas › Lista Notas Crédito: salen las notas desde el 1 de enero.
  2. Elija el «Tipo» y el «Estado» si lo necesita.
  3. Escriba en la búsqueda el número, el cliente, la factura o el concepto.
  4. Haga doble clic en una nota para abrirla.

Qué genera en contabilidad

Solo consulta.

  • En la nota abierta se aplica el saldo a favor, se reembolsa, se imprime o se anula.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
No aparece una nota.Revise «Desde», «Hasta», «Tipo» y «Estado».

Relacionadas: Notas Crédito (4.3.6), Lista de Ventas (4.3.2)

Captura de pantalla: ventas.ventas.lista_notas_credito

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Desde»Abre un calendario para elegir la fecha inicial.Elige la fecha sin escribirla.
2Calendario de «Hasta»Abre un calendario para elegir la fecha final.Elige la fecha sin escribirla.
3+ Nueva nota de créditoAbre la pantalla para registrar una nota de crédito.Lo registra sin salir de la lista.
4Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
5AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
6Buscar DiarioAbre el asiento DV del documento elegido.Revisa la contabilidad en un clic.
7ImprimirImprime la lista.Tiene el papel para archivar o revisar.
8ExportarGuarda la lista en PDF, Excel o CSV.Trabaja la lista en una hoja de cálculo.
9VerAbre la nota elegida en lectura (igual que el doble clic).Revisa el documento sin riesgo de cambiarlo.
10CerrarCierra la lista y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

El asiento DV de la primera nota

La devolución rebaja ventas, IVA y la cuenta del cliente, y reingresa el costo.

Captura de pantalla: ventas.ventas.lista_notas_credito.sub1

Practique:

  1. Abra Ventas › Ventas › Lista Notas Crédito en la demo: salen 39 notas.
  2. Escriba «Descuento» en la búsqueda: quedan los descuentos por volumen.
  3. Borre la búsqueda y elija la primera fila.
  4. Pulse «Buscar Diario»: se abre su asiento DV.

4.4 Cuentas por Cobrar

4.4.1 Ingresar Cobros

Ventas › Cuentas por Cobrar › Ingresar Cobros

El recibo de caja: registra lo que paga un cliente y cancela sus facturas.

Quién la usa: El cajero, el cobrador o el asistente contable.

Cuándo: Cada vez que un cliente paga.

Antes de empezar

  • Tener las facturas del cliente registradas.
  • Tener la serie de Recibo de caja en Seriales.

Qué muestra

  • Arriba: fecha, punto, cliente, concepto, cuenta a acreditar y el próximo número.
  • Formas de pago: forma, cuenta bancaria, número, fecha del cheque e importe.
  • Documentos con saldo y saldos a favor del cliente.
  • Al pie: cobrado, aplicado a documentos y lo que queda como anticipo.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Ingresar Cobros.
  2. Escriba el cliente y pulse «Buscar»: salen sus documentos con saldo.
  3. En «Formas de pago» elija la forma y escriba el importe.
  4. Marque «Cobrar» en las facturas que paga.
  5. Revise abajo «Cobrado», «Aplicado» y «Queda como anticipo».
  6. Pulse «Aceptar»: se graba el recibo con su asiento DI.

Qué genera en contabilidad

Asiento DI: débito a la caja o el banco y crédito a Clientes (o la cuenta elegida).

  • Lo que no se aplica queda como anticipo del cliente.
  • Una transferencia queda como depósito en Bancos para la conciliación.
  • El efectivo de un cajero con caja abierta entra en su arqueo.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«Aceptar» no se enciende.Pase el mouse por encima: el aviso dice qué falta.
«No hay serie de Recibo de caja».Créela en Sistemas › Seriales.
«Lo aplicado a documentos supera lo cobrado».Suba el importe o baje «A aplicar».
«Cheque a fecha: escriba su fecha».Escriba una fecha posterior a la del recibo.

Relacionadas: Lista de Cobros (4.4.2), Analizar CxC (4.4.5), Ingresar Ventas (4.3.1)

Captura de pantalla: ventas.cuentas_por_cobrar.ingresar_cobros

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Fecha»Abre un calendario para elegir la fecha del recibo.Elige la fecha sin escribirla.
2BuscarAbre la lista de clientes para elegir uno.Encuentra al cliente por nombre, RUC o código.
3Agregar formaAgrega una línea de forma de pago.Cobra con varias formas a la vez.
4Quitar formaQuita la forma de pago elegida.Corrige el recibo antes de grabar.
5Aplicar a los más antiguosReparte lo cobrado desde el documento más antiguo.No calcula a mano cuánto va a cada factura.
6Quitar aplicaciónPone en cero «A aplicar» de todos los documentos.Empieza de nuevo sin cerrar la pantalla.
7Aplicar saldo a favorCruza un anticipo o una N/C del cliente con sus documentos.Cancela facturas sin emitir otro recibo.
8Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
9AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
10AceptarGraba el recibo con su asiento DI y su cartera aplicada.Todo queda registrado de una vez.
11CancelarCierra la pantalla sin grabar.Sale sin dejar nada a medias.

Lista de clientes abierta con «Buscar»

Busque por nombre, RUC o código y elija con doble clic.

Captura de pantalla: ventas.cuentas_por_cobrar.ingresar_cobros.sub1

Practique:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Ingresar Cobros en la demo.
  2. Escriba Robert Vega y pulse «Buscar»: elíjalo y salen sus facturas con saldo.
  3. Marque «Cobrar» en la primera: «Total marcado» muestra su saldo.
  4. Pulse «Cancelar» para salir sin grabar.

4.4.2 Lista de Cobros

Ventas › Cuentas por Cobrar › Lista de Cobros

La lista de los recibos de caja y anticipos de clientes del período.

Quién la usa: El cajero, el tesorero o el contador.

Cuándo: Para buscar, revisar o anular un cobro.

Antes de empezar

  • Tener cobros registrados.

Qué muestra

  • Por cobro: fecha, recibo, cliente, formas de pago, concepto, cobrado, diario y estado.
  • Estados: Aplicado, Con anticipo, Del libro y Anulado.
  • Abajo: cuántos cobros hay y el total cobrado.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Lista de Cobros.
  2. Elija las fechas «Desde» y «Hasta».
  3. Escriba en la búsqueda el recibo, el cliente o el concepto.
  4. Haga doble clic en un cobro para verlo.

Qué genera en contabilidad

No genera asientos. «Buscar Diario» abre el asiento DI del cobro.

  • Un recibo se ve en lectura; desde ahí «Eliminar» lo anula con clave supervisora.
  • Un cobro «Del libro» no tiene recibo: «Ver» abre su asiento.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
No aparece un cobro.Amplíe «Desde» o elija «Todos» en «Estado».
«Ver» abre un asiento.El cobro es «Del libro»: no tiene recibo.

Relacionadas: Ingresar Cobros (4.4.1), Analizar CxC (4.4.5)

Captura de pantalla: ventas.cuentas_por_cobrar.lista_de_cobros

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Desde»Abre un calendario para elegir la fecha inicial.Elige la fecha sin escribirla.
2Calendario de «Hasta»Abre un calendario para elegir la fecha final.Elige la fecha sin escribirla.
3+ Nuevo cobroAbre Ingresar Cobros.Registra un cobro sin salir de la lista.
4Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
5AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
6Buscar DiarioAbre el asiento DI del cobro elegido.Revisa la contabilidad en un clic.
7ImprimirImprime la lista de cobros.Tiene el papel para revisar o archivar.
8ExportarGuarda la lista en PDF, Excel o CSV.Trabaja la lista en una hoja de cálculo.
9VerAbre el cobro elegido en lectura (igual que el doble clic).Revisa el cobro sin riesgo de cambiarlo.
10CerrarCierra la lista y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

Practique:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Lista de Cobros en la demo: salen 782 cobros.
  2. Elija la primera fila y pulse «Buscar Diario»: se abre su asiento DI.
  3. Cierre el asiento y elija «Con anticipo» en «Estado».
  4. Pulse «Cerrar» para salir.

4.4.3 Retenciones Recibidas

Ventas › Cuentas por Cobrar › Retenciones Recibidas

Registra el comprobante de retención que le entrega un cliente y lo abona a su factura.

Quién la usa: El asistente contable o el cobrador.

Cuándo: Cada vez que un cliente agente de retención le entrega su comprobante.

Antes de empezar

  • Tener la factura del cliente grabada y con saldo.
  • Tener el comprobante del cliente a mano: número, autorización, códigos, bases y %.

Qué muestra

  • Arriba: fecha, número, autorización y el cliente.
  • Al centro: las facturas del cliente con saldo, su base, IVA, total y lo ya retenido.
  • Abajo: las líneas del comprobante con tipo, código, concepto, base, % y valor.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Retenciones Recibidas.
  2. Escriba la «Fecha», el «Número» (001-001-000000001) y la «Autorización SRI».
  3. Pulse «Buscar» junto a «Cliente», elíjalo y pulse «Aceptar».
  4. En «Facturas del cliente con saldo» elija la factura retenida.
  5. Revise las líneas propuestas de renta e IVA: corrija tipo, código, base y % según el comprobante.
  6. Pulse «Aceptar»: se enciende cuando todo lo obligatorio está completo.

Qué genera en contabilidad

Genera un asiento DV: retenciones a favor (renta e IVA) contra la cuenta por cobrar del cliente.

  • El saldo de la factura baja en el valor retenido.
  • La retención entra en el ATS del mes como retención recibida.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«Aceptar» no se enciende.Pase el mouse sobre él: dice qué falta.
«La autorización del SRI tiene 10, 37 o 49 dígitos».Copie la autorización completa del comprobante.
«La retención supera el saldo de la factura».Revise las bases y los %; quizá la factura ya se cobró.
«La retención no puede ser anterior a la factura».Corrija la fecha del comprobante.

Relacionadas: Lista de Ventas (4.3.2), Ingresar Cobros (4.4.1), ATS (1.3.4)

Captura de pantalla: ventas.cuentas_por_cobrar.retenciones_recibidas

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Fecha»Abre un calendario para elegir la fecha del comprobante.Elige la fecha sin escribirla.
2BuscarAbre la lista de clientes para elegir uno.Encuentra al cliente por nombre, RUC o código.
3Proponer de nuevoVuelve a calcular las líneas de renta e IVA de la factura elegida.Recupera la propuesta si se equivocó al corregir.
4Agregar líneaAgrega una línea al comprobante.Registra una retención que no se propuso.
5Quitar líneaQuita la línea elegida.Corrige el comprobante antes de grabar.
6Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
7AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
8AceptarGraba el comprobante, su asiento DV y lo aplica a la factura.La factura queda con su saldo real.
9CancelarCierra la pantalla sin grabar.Sale sin dejar nada a medias.

La lista de clientes abierta con «Buscar»

Nombre, identificación, clase de sujeto y días de crédito; escriba para filtrar y pulse «Aceptar».

Captura de pantalla: ventas.cuentas_por_cobrar.retenciones_recibidas.sub1

Practique:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Retenciones Recibidas en la demo.
  2. Pulse «Buscar» junto a «Cliente»: se abre la lista de clientes.
  3. Elija «Robert Vega» y pulse «Aceptar»: salen sus facturas con saldo.
  4. Elija una factura: abajo se proponen las líneas según la clase del cliente.
  5. Pulse «Cancelar» para salir sin grabar.

4.4.4 Anticipos Clientes

Ventas › Cuentas por Cobrar › Anticipos Clientes

Un recibo de caja sin facturas: todo lo cobrado queda como saldo a favor del cliente.

Quién la usa: El cajero, el cobrador o el asistente contable.

Cuándo: Cuando un cliente paga por adelantado, antes de la factura.

Antes de empezar

  • Tener al cliente en Expedientes.
  • Tener la serie de Recibo de caja en Seriales.

Qué muestra

  • Arriba: fecha, punto, cliente, concepto, centro de costos y el próximo número.
  • Formas de pago: forma, cuenta bancaria, número, fecha del cheque e importe.
  • Al pie: cobrado y lo que queda como anticipo.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Anticipos Clientes.
  2. Escriba el cliente y pulse «Buscar»; elíjalo y pulse «Aceptar».
  3. En «Formas de pago» elija la forma y escriba el importe.
  4. Escriba el «Concepto» del anticipo.
  5. Pulse «Aceptar»: se emite el recibo con su asiento DI.

Qué genera en contabilidad

Asiento DI: débito a la caja o el banco y crédito a Anticipos de Clientes.

  • El anticipo queda como saldo a favor del cliente en la cartera.
  • Se aplica a una factura con «Aplicar saldo a favor» de Ingresar Cobros.
  • No es una N/C: no tiene efecto en el IVA.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«Aceptar» no se enciende.Pase el mouse por encima: el aviso dice qué falta.
«No hay serie de Recibo de caja».Créela en Sistemas › Seriales.
«Cheque a fecha: escriba su fecha».Escriba una fecha posterior a la del recibo.

Relacionadas: Ingresar Cobros (4.4.1), Lista de Cobros (4.4.2), Analizar CxC (4.4.5)

Captura de pantalla: ventas.cuentas_por_cobrar.anticipos_clientes

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Fecha»Abre un calendario para elegir la fecha del recibo.Elige la fecha sin escribirla.
2BuscarAbre la lista de clientes para elegir uno.Encuentra al cliente por nombre, RUC o código.
3Agregar formaAgrega una línea de forma de pago.Recibe con varias formas a la vez.
4Quitar formaQuita la forma de pago elegida.Corrige el recibo antes de grabar.
5Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
6AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
7AceptarGraba el recibo con su asiento DI y deja el anticipo en la cartera.El saldo a favor queda listo para aplicarse.
8CancelarCierra la pantalla sin grabar.Sale sin dejar nada a medias.

La lista de clientes abierta con «Buscar»

Busque por nombre, RUC o código y elija con «Aceptar».

Captura de pantalla: ventas.cuentas_por_cobrar.anticipos_clientes.sub1

Practique:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Anticipos Clientes en la demo.
  2. Pulse «Buscar» y elija un cliente: se muestran sus saldos a favor.
  3. Escriba 50 en el importe del efectivo: «Queda como anticipo» dice 50.00.
  4. Pulse «Cancelar» para salir sin grabar.

4.4.5 Analizar CxC

Ventas › Cuentas por Cobrar › Analizar CxC

La antigüedad de lo que debe cada cliente a una fecha de corte, cuadrada con el mayor.

Quién la usa: El gerente, el cobrador o el contador.

Cuándo: Cada semana, para planificar la cobranza, y al cerrar el mes.

Antes de empezar

  • Tener ventas y cobros registrados.

Qué muestra

  • Cuatro tarjetas: cartera neta, vencido, saldo a favor y cuadre con el mayor.
  • Por cliente: por vencer, cada tramo vencido, saldo a favor y total.
  • Debajo: gráfico de la cartera por tramo y de los clientes con mayor saldo.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Analizar CxC: el corte es hoy.
  2. Elija los tramos de días en «Tramos».
  3. Pulse «Generar».
  4. Mire la tarjeta «Cuadre con el mayor»: debe decir «Cuadra».
  5. Haga doble clic en un cliente: se abre su estado de cuenta.

Qué genera en contabilidad

No genera asientos: compara la cartera con la cuenta control del mayor.

  • El saldo a favor suma anticipos, N/C y cobros sin aplicar.
  • «CxC neta de comisiones previstas» resta las comisiones de tarjeta por cobrar.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
El cuadre no dice «Cuadra».Hay un asiento manual en la cuenta de clientes: revise su Libro Mayor.
Un cliente sale en «Más de 120».Tiene una factura muy vencida: cóbrela o revísela.

Relacionadas: Ingresar Cobros (4.4.1), Lista de Cobros (4.4.2)

Captura de pantalla: ventas.cuentas_por_cobrar.analizar_cxc

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Al corte»Abre un calendario para elegir la fecha de corte.Ve la cartera a cualquier fecha.
2PDFGuarda el análisis en PDF.Lo envía o archiva sin imprimir.
3GenerarVuelve a calcular con el corte y los tramos elegidos.Ve los datos al día.
4Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
5AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
6ImprimirEnvía el análisis a la impresora.Tiene el papel para la reunión de cobranza.
7ExportarGuarda el análisis en Excel o CSV.Trabaja las cifras en una hoja de cálculo.
8VerAbre el estado de cuenta del cliente elegido (igual que el doble clic).Ve cada factura y cobro del cliente.
9CerrarCierra la pantalla y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

Estado de cuenta del cliente abierto con «Ver»

Saldo inicial, cargos, abonos y saldo final; cada factura, retención y cobro con su diario.

Captura de pantalla: ventas.cuentas_por_cobrar.analizar_cxc.sub1

Practique:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Analizar CxC en la demo: la cartera neta es de 47 clientes.
  2. Mire «Cuadre con el mayor»: dice «Cuadra».
  3. Haga doble clic en Robert Vega: se abre su estado de cuenta.
  4. Compare su «Saldo final» con la cifra de la lista.

4.4.6 Cierre de Caja

Ventas › Cuentas por Cobrar › Cierre de Caja

Abre la caja del cajero con su fondo inicial y, al final del turno, la cierra con el arqueo.

Quién la usa: El cajero; el supervisor revisa el arqueo.

Cuándo: Al empezar el turno (apertura) y al terminarlo (cierre).

Antes de empezar

  • Tener la caja creada en Ventas › Cuentas por Cobrar › Lista de Cajas › «⚙ Cajas».
  • Entrar al sistema con su propio usuario: cada caja tiene un solo cajero.

Qué muestra

  • Apertura: caja, fondo inicial, fecha, punto de emisión, bodega y cuenta del efectivo.
  • Cierre: arqueo por forma de pago (esperado, contado, diferencia) y billetes y monedas.
  • A la derecha: ventas, esperado, contado, diferencia y efectivo a depositar.
  • Abajo: las ventas de la sesión y los vales de caja.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Cierre de Caja: sin caja abierta, se ve «Abrir Caja».
  2. Elija la «Caja», escriba el «Fondo inicial» y la caja grande de donde sale.
  3. Pulse «Aceptar»: la caja queda abierta y puede vender.
  4. Al cerrar el turno, vuelva a abrir la pantalla: ahora dice «Cierre de Caja».
  5. Escriba lo contado por forma de pago o los billetes y monedas.
  6. Revise la «Diferencia» y pulse «Aceptar» para cerrar.

Qué genera en contabilidad

El fondo genera un egreso de la caja grande a la caja. Un faltante o sobrante en el cierre genera un asiento DG.

  • Un faltante se carga al cajero (a su expediente de empleado).
  • La transferencia no se cuenta: se verifica en la conciliación bancaria.
  • «Anular apertura» revierte el fondo si la caja no tiene ventas (pide clave supervisora).

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«No hay cajas activas».Créelas en «⚙ Cajas» de la Lista de Cajas.
Aviso de que la caja no tiene bodega asignada.Asígnela en «⚙ Cajas»; mientras, vende desde la bodega principal.
«Ingrese al sistema con su usuario para abrir caja».Salga y entre con su usuario de cajero.

Relacionadas: Lista de Cajas (4.4.7), Caja rápida POS (4.3.8)

Captura de pantalla: ventas.cuentas_por_cobrar.cierre_de_caja

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Impresora de la cajaElige el formato y la impresora del ticket de esta caja.Cada caja imprime en su propia impresora.
2Venta MostradorAbre la venta rápida de la caja.Empieza a vender en un clic.
3Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
4AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
5AceptarAbre la caja con su fondo o, en el cierre, la cierra con el arqueo.Turno abierto o cerrado con todo registrado.
6CancelarCierra la pantalla sin abrir ni cerrar la caja.Sale sin dejar nada a medias.

Practique:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Cierre de Caja en la demo: dice «Abrir Caja».
  2. Mire la «Caja» elegida: debajo salen su punto de emisión, bodega y cuenta.
  3. Lea el aviso de bodega: la caja de la demo vende desde la bodega principal.
  4. Pulse «Cancelar» para salir sin abrir la caja.

4.4.7 Lista de Cajas

Ventas › Cuentas por Cobrar › Lista de Cajas

La lista de las sesiones de caja, de la apertura al cierre, con su arqueo.

Quién la usa: El supervisor de caja, el tesorero o el contador.

Cuándo: Para revisar cómo cerró cada caja y crear o editar las cajas.

Antes de empezar

  • Tener cajas creadas con «⚙ Cajas».

Qué muestra

  • Por sesión: fecha, número, caja y cajero, ventas y arqueo, observaciones, vendido, diario y estado.
  • Estados: Abierta, Cuadrada, Faltante y Sobrante.
  • Abajo: cuántas sesiones hay y el total vendido.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Lista de Cajas.
  2. Elija «Desde», «Hasta» y el «Estado».
  3. Escriba en la búsqueda la sesión, la caja o el cajero.
  4. Haga doble clic en una sesión para ver sus ventas y su arqueo.

Qué genera en contabilidad

No genera asientos. «Buscar Diario» abre el asiento DG del faltante o sobrante.

  • «⚙ Cajas» crea y edita las cajas: punto de emisión, bodega de venta y cuenta del efectivo.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
La lista sale vacía.No hay sesiones en esas fechas: amplíe «Desde» o abra una caja.
«Buscar Diario» no se enciende.La sesión cuadró: no tiene asiento de diferencia.

Relacionadas: Cierre de Caja (4.4.6), Caja rápida POS (4.3.8)

Captura de pantalla: ventas.cuentas_por_cobrar.lista_de_cajas

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Desde»Abre un calendario para elegir la fecha inicial.Elige la fecha sin escribirla.
2Calendario de «Hasta»Abre un calendario para elegir la fecha final.Elige la fecha sin escribirla.
3⚙ CajasAbre la lista de cajas para crearlas o editarlas.Configura las cajas sin salir de aquí.
4+ Abrir cajaAbre la apertura de caja del usuario.Empieza el turno desde la lista.
5Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
6AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
7Buscar DiarioAbre el asiento DG del faltante o sobrante de la sesión elegida.Revisa la diferencia en el libro.
8ImprimirImprime la lista de sesiones.Tiene el papel para revisar o archivar.
9ExportarGuarda la lista en PDF, Excel o CSV.Trabaja la lista en una hoja de cálculo.
10VerAbre la sesión elegida con sus ventas y su arqueo.Revisa el turno completo.
11CerrarCierra la lista y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

Practique:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Lista de Cajas en la demo: la lista sale vacía.
  2. Pulse «⚙ Cajas»: se ve la Caja 1 de la demo.
  3. Cierre esa ventana y pulse «+ Abrir caja»: se abre la apertura.
  4. Pulse «Cancelar» y luego «Cerrar».

4.4.8 Cruce CxC / CxP

Ventas › Cuentas por Cobrar › Cruce CxC / CxP

Compensa lo que un tercero le debe a la empresa con lo que la empresa le debe a él, sin mover dinero. Sirve cuando el mismo tercero es cliente y proveedor, o deudor y acreedor.

Quién la usa: El contador o el tesorero.

Cuándo: Cuando se acuerda con el tercero cruzar las cuentas en lugar de cobrar y pagar por separado.

Antes de empezar

  • Que el tercero tenga cuentas por cobrar y por pagar con saldo.
  • Tener el acuerdo del tercero sobre qué documentos se cruzan.

Qué muestra

  • Por cada lado: fecha, tipo, número, vencimiento, saldo y el valor a cruzar.
  • Abajo, lo que se cruza de cada lado y la diferencia.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Cruce CxC / CxP.
  2. Pulse «Buscar» y elija el tercero; revise la fecha.
  3. Arriba aparecen sus cuentas por cobrar y abajo sus cuentas por pagar con saldo.
  4. Marque «Cruzar» en las filas que se compensan; en «A cruzar» puede escribir un valor parcial.
  5. O pulse «Proponer»: cruza el menor de los dos totales con los documentos más antiguos.
  6. Revise que la diferencia sea cero y pulse «Aceptar».

Qué genera en contabilidad

Genera un asiento DG: la cuenta por pagar al debe y la cuenta por cobrar al haber, por el mismo valor, aplicado a cada documento.

  • Los documentos cruzados bajan su saldo en la cartera, como si se hubieran cobrado y pagado.
  • Un cruce grabado se anula con «Eliminar», que pide motivo y clave supervisora; los documentos vuelven a tener saldo.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«Aceptar» no se activa.Los dos lados no suman lo mismo: ajuste «A cruzar» hasta que la diferencia sea cero.
«Marque al menos una cuenta por cobrar y una por pagar.»Marque una fila de cada lado.

Relacionadas: Cruce CxC / CxP (3.4.10), Lista de Cruces (4.4.9)

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1🔍 BuscarElige el tercero.Ve en un solo lugar lo que debe y lo que se le debe.
2ProponerMarca el cruce posible con los documentos más antiguos.Arma el cruce en un clic.
3Quitar marcasDesmarca todas las filas.Empieza el cruce de nuevo.
4AceptarGraba el cruce y su asiento.Las dos cuentas quedan al día sin mover dinero.
5EliminarAnula un cruce grabado con motivo y clave supervisora.Corrige un cruce errado.
6CancelarSale sin grabar.No deja nada a medias.

Practique:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Cruce CxC / CxP en la demo.
  2. Pulse «Buscar» y elija un tercero que sea cliente y proveedor.
  3. Pulse «Proponer» y lea la diferencia.
  4. Pulse «Cancelar»: no se graba nada.

4.4.9 Lista de Cruces

Ventas › Cuentas por Cobrar › Lista de Cruces

Los cruces de cuentas por cobrar y por pagar del período, con su asiento y su estado.

Quién la usa: El contador.

Cuándo: Al revisar la cartera del mes.

Qué muestra

  • Fecha, cruce, tercero, documento, concepto, valor cruzado, diario y estado; abajo el total cruzado.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Lista de Cruces.
  2. Elija el período y el estado (Registrado o Anulado).
  3. Haga doble clic en un cruce para abrirlo; desde ahí «Eliminar» lo anula con clave supervisora.
  4. «+ Nuevo cruce» abre Ventas › Cuentas por Cobrar › Cruce CxC / CxP.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: lista los DG de los cruces. «Buscar diario» abre el asiento.

Relacionadas: Cruce CxC / CxP (4.4.8), Cruce CxC / CxP (3.4.10)

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1+ Nuevo cruceAbre la pantalla de cruce.Registra otro cruce desde la lista.
2AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
3Buscar diarioAbre el asiento DG del cruce elegido.Revisa la contabilidad en un clic.
4ImprimirImprime la lista.Tiene el respaldo en papel.
5ExportarGuarda la lista en PDF, Excel o CSV.La comparte con el auditor.
6VerAbre el cruce elegido.Revisa qué documentos se compensaron.
7CerrarCierra la lista.Sale sin cambiar nada.

Practique:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Lista de Cruces en la demo y elija el año completo.

4.4.10 Recordatorios por WhatsApp

Ventas › Cuentas por Cobrar › Recordatorios por WhatsApp

Abre Expedientes › Mensajes › Enviar Mensajes ya en el origen «Cuentas por cobrar»: un recordatorio de pago por WhatsApp a cada cliente con saldo, con su propio saldo, documentos y vencimiento.

Quién la usa: El cobrador.

Cuándo: Antes de cada vencimiento y cada semana con los vencidos.

Antes de empezar

  • Que los clientes tengan su celular en el expediente.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Recordatorios por WhatsApp.
  2. Marque «Solo vencido» si solo quiere avisar a los atrasados, y pulse «Traer lista».
  3. Elija el texto «Recordatorio de pago (CxC)» y revise la vista previa.
  4. Pulse «Revisar y enviar» y confirme.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

Relacionadas: Enviar Mensajes (6.5.1), Analizar CxC (4.4.5)

Practique:

  1. Abra Ventas › Cuentas por Cobrar › Recordatorios por WhatsApp en la demo, traiga la lista y lea la vista previa de un cliente. No envíe: cierre la pantalla.

4.5 Reportes

4.5.1 Movimientos Clientes

Ventas › Reportes › Movimientos Clientes

El estado de cuenta de un cliente: saldo inicial, cada factura, nota, retención y cobro, y el saldo final.

Quién la usa: Cobrador, contador, vendedor.

Cuándo: Antes de llamar a cobrar, o cuando el cliente pide su estado de cuenta.

Antes de empezar

  • Tener al cliente con ventas o cobros.

Qué muestra

  • Fecha, documento, número, concepto, vencimiento, diario, cargos, abonos y saldo.
  • Arriba: saldo inicial, cargos, abonos y saldo final con los documentos pendientes.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Reportes › Movimientos Clientes: sale vacío, del 1 de enero a hoy.
  2. Pulse «🔍 Elegir cliente…», búsquelo y pulse «Aceptar».
  3. Cambie «Desde» y «Hasta» si hace falta.
  4. Lea cada movimiento con su saldo acumulado.
  5. Pulse «⇩ PDF» para enviarle el estado de cuenta.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: lee la cartera por cobrar.

  • Saldo positivo: el cliente nos debe; entre paréntesis: tiene saldo a favor.
  • Un reverso sale en negativo y anula su documento.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
La tabla sale vacía.Elija primero el cliente con «Elegir cliente…».
No aparece un cobro.Revise que su fecha esté entre «Desde» y «Hasta».

Relacionadas: Analizar CxC (4.4.5), Ingresar Cobros (4.4.1), Analizar Ventas (4.5.2)

Captura de pantalla: ventas.reportes.movimientos_clientes

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1Calendario de «Desde»Abre un calendario para elegir la fecha inicial.Elige la fecha sin escribirla.
2Calendario de «Hasta»Abre un calendario para elegir la fecha final.Elige la fecha sin escribirla.
3🔍 Elegir cliente…Abre el buscador de clientes.Lo encuentra por nombre, RUC o código.
4⇩ PDFGuarda el estado de cuenta en PDF con la empresa, el RUC y el cliente.Lo envía al cliente por correo.
5↻ GenerarVuelve a calcular con las fechas elegidas.Ve los cobros recién grabados.
6Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
7AyudaExplica el saldo inicial, los cargos y los abonos.Resuelve dudas sin salir del sistema.
8ImprimirEnvía el estado de cuenta a la impresora.Tiene el papel para archivar.
9ExportarGuarda el estado de cuenta en PDF, Excel o CSV.Lo cruza en una hoja de cálculo.
10VerSin función todavía: las filas no abren su documento.Quedará para ir del saldo al documento.
11CerrarCierra la pantalla y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

Elegir cliente

El buscador: nombre, identificación, clase de sujeto y días de crédito. Escriba arriba para filtrar y pulse «Aceptar».

Captura de pantalla: ventas.reportes.movimientos_clientes.sub1

Practique:

  1. Abra Ventas › Reportes › Movimientos Clientes en la demo: dice «Elija el cliente».
  2. Pulse «🔍 Elegir cliente…», escriba «Cesar Malla» y pulse «Aceptar».
  3. Lea el saldo final y cuántos documentos quedan pendientes.
  4. Pulse «⇩ PDF» y cancele: no se guarda nada.

4.5.2 Analizar Ventas

Ventas › Reportes › Analizar Ventas

Las ventas del período agrupadas por cliente, producto, vendedor, mes, documento o línea, con base, IVA y total.

Quién la usa: Gerente, jefe de ventas, contador.

Cuándo: Para saber quién compra más, qué se vende más o cuánto vende cada vendedor.

Antes de empezar

  • Tener ventas grabadas en el período.

Qué muestra

  • Concepto, documentos, cantidad, base neta, IVA, total y % del total.
  • Si las facturas tienen costo, además Costo, Margen y Margen %.
  • Arriba: base neta, IVA, total y el cliente principal (o el margen).

Pasos:

  1. Abra Ventas › Reportes › Analizar Ventas: sale el año en curso, agrupado por cliente.
  2. Elija los meses: clic en uno, o Mayús + clic para un rango.
  3. Cambie «Agrupar por» a Producto, Vendedor, Mes, Documento o Detalle por línea.
  4. Elija un «Vendedor» para ver solo sus ventas.
  5. Pulse «Exportar» para llevar el cuadro a Excel.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: lee las facturas de venta y sus notas de crédito.

  • Las notas de crédito restan y cuentan para el vendedor de su factura.
  • El vendedor es el de la factura o, si no tiene, el del cliente.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
El cuadro sale vacío.El período o el vendedor no tienen ventas: cambie el filtro.
Faltan ventas recientes.Pulse «↻ Generar» para recalcular.

Relacionadas: Exportar (4.5.3), Movimientos Clientes (4.5.1), Analizar CxC (4.4.5)

Captura de pantalla: ventas.reportes.analizar_ventas

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1⇩ PDFGuarda el informe en PDF, con la empresa y el RUC.Lo envía o archiva sin imprimir.
2↻ GenerarVuelve a calcular el informe con los meses, la agrupación y el vendedor elegidos.Ve las ventas recién grabadas.
3EneElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
4FebElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
5MarElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
6AbrElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
7MayElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
8JunElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
9JulElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
10AgoElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
11SepElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
12OctElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
13NovElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
14DicElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
15ActualUsa los meses del año actual.Revisa el año en curso.
16AnteriorUsa los meses del año anterior.Compara con el año pasado.
17Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
18AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
19ImprimirEnvía el informe a la impresora que elija.Tiene el papel para revisar o archivar.
20ExportarGuarda el informe en Excel, CSV o PDF.Trabaja las cifras en una hoja de cálculo.
21VerSin función todavía: las filas de este informe no abren otro detalle.Quedará para llegar del total al documento.
22CerrarCierra el informe y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

Practique:

  1. Abra Ventas › Reportes › Analizar Ventas en la demo: salen 72 clientes.
  2. Lea «PRINCIPAL»: es Robert Vega.
  3. Cambie «Agrupar por» a «Vendedor»: sale una fila por vendedor.
  4. Pulse «Oct»: quedan solo las ventas de octubre.

4.5.3 Exportar

Ventas › Reportes › Exportar

Todas las líneas de las ventas del período, una por producto vendido, listas para pasar a Excel.

Quién la usa: Contador, gerente, analista.

Cuándo: Para trabajar las ventas en una hoja de cálculo o enviarlas a otro sistema.

Antes de empezar

  • Tener ventas grabadas en el período.

Qué muestra

  • Cada línea: fecha, factura, cliente, producto y vendedor, con cantidad, base neta, IVA y total.
  • Arriba: base neta, IVA y total del período.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Reportes › Exportar: sale el año en curso, «Detalle por línea».
  2. Elija los meses y, si quiere, un «Vendedor».
  3. Pulse «Exportar» y elija Excel, CSV o PDF.
  4. Escriba el nombre del archivo y guárdelo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: lee las facturas de venta y sus notas de crédito.

  • Es el mismo informe que Analizar Ventas; puede cambiar «Agrupar por».

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
El archivo sale vacío.El período no tiene ventas: elija otros meses.

Relacionadas: Analizar Ventas (4.5.2), Lista de Ventas (4.3.2)

Captura de pantalla: ventas.reportes.exportar

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1⇩ PDFGuarda el informe en PDF, con la empresa y el RUC.Lo envía o archiva sin imprimir.
2↻ GenerarVuelve a calcular el informe con los meses, la agrupación y el vendedor elegidos.Ve las ventas recién grabadas.
3EneElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
4FebElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
5MarElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
6AbrElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
7MayElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
8JunElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
9JulElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
10AgoElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
11SepElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
12OctElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
13NovElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
14DicElige ese mes completo. Mayús + clic en otro mes toma todos los meses entre los dos.Período exacto sin escribir fechas.
15ActualUsa los meses del año actual.Revisa el año en curso.
16AnteriorUsa los meses del año anterior.Compara con el año pasado.
17Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
18AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
19ImprimirEnvía el informe a la impresora que elija.Tiene el papel para revisar o archivar.
20ExportarGuarda el informe en Excel, CSV o PDF.Trabaja las cifras en una hoja de cálculo.
21VerSin función todavía: las filas de este informe no abren otro detalle.Quedará para llegar del total al documento.
22CerrarCierra el informe y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

Practique:

  1. Abra Ventas › Reportes › Exportar en la demo: salen más de 3.000 líneas.
  2. Pulse «Ene»: quedan solo las líneas de enero.
  3. Pulse «Exportar» y elija «Excel».
  4. Cancele el guardado: no se crea ningún archivo.

4.6 Suscripciones

4.6.1 Renovaciones por vencer

Ventas › Suscripciones › Renovaciones por vencer

Los contratos de suscripción (licencias, soporte, servicios mensuales) que vencen en el plazo elegido.

Quién la usa: Vendedor, encargado de cobranzas, gerente.

Cuándo: Cada lunes, para avisar a tiempo a los clientes que deben renovar.

Antes de empezar

  • Tener contratos de suscripción grabados, con el correo del cliente.

Qué muestra

  • Cada contrato: vencimiento, número, cliente, producto y plan, importe y días que faltan.
  • Estado: «Por vencer», «Avisado» o «Con proforma».
  • Abajo: lo que vence esta semana, este mes, lo vencido y el ingreso recurrente mensual.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Suscripciones › Renovaciones por vencer: salen los que vencen esta semana.
  2. En «Vencen» elija «Este mes (30 días)» si quiere ver más.
  3. Elija un contrato y pulse «✉ Enviar aviso de renovación».
  4. Revise el correo y pulse «✉ Enviar aviso».
  5. Pulse «Proforma renovación» para preparar el cobro del período siguiente.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. El asiento DV sale al convertir la proforma en factura.

  • Cada aviso y cada contacto quedan en el historial del contrato.
  • Al facturar la proforma, el contrato se renueva y sale de la lista.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«Seleccione un contrato de la lista.»Haga clic en una fila antes de pulsar el botón.
«El aviso quedó registrado pero no salió»Revise el correo del cliente o la configuración de correo.
«Todos los contratos de la lista ya recibieron su aviso…»No hay nadie pendiente: no hace falta repetir.

Relacionadas: Suscripciones vencidas (4.6.2), Lista de Proformas (4.2.1)

Captura de pantalla: ventas.suscripciones.renovaciones_por_vencer

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1✉ Enviar aviso de renovaciónAbre el correo ya redactado para el contrato elegido; puede cambiarlo a aviso de cobro.Avisa al cliente sin escribir el mensaje.
2Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
3AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
4ImprimirImprime la lista de contratos.Tiene el papel para llamar a cada cliente.
5ExportarGuarda la lista en PDF, Excel o CSV.Reparte la lista entre los vendedores.
6VerMuestra el historial de avisos y contactos del contrato elegido.Sabe qué se le dijo al cliente.
7Enviar avisoHace lo mismo que el botón de aviso de arriba.Lo tiene a mano en el panel.
8Avisar a todosEnvía el aviso a los contratos de la lista que aún no lo recibieron en este período.Avisa a todos en un clic, sin repetir a nadie.
9Proforma renovaciónPrepara la proforma del período siguiente del contrato elegido.Al facturarla, el contrato se renueva solo.
10Registrar contactoAnota una llamada, un WhatsApp o una visita y lo que respondió el cliente.Todo el equipo ve el seguimiento.
11Historial avisosMuestra los avisos y contactos del contrato elegido.Evita llamar dos veces por lo mismo.
12CerrarCierra la lista y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

Practique:

  1. Abra Ventas › Suscripciones › Renovaciones por vencer en la demo: la lista sale vacía.
  2. Lea abajo «Registros: 0»: la demo no tiene contratos.
  3. En «Vencen» elija «90 días»: la lista se recalcula sola.
  4. Pulse «Historial avisos» sin elegir fila: sale «Seleccione un contrato de la lista.»

4.6.2 Suscripciones vencidas

Ventas › Suscripciones › Suscripciones vencidas

Los contratos cuyo período ya venció sin renovarse: los clientes a contactar.

Quién la usa: Vendedor, encargado de cobranzas, gerente.

Cuándo: Cada semana, para recuperar clientes antes de perderlos.

Antes de empezar

  • Tener contratos de suscripción grabados.

Qué muestra

  • Cada contrato: fecha en que venció, número, cliente, producto, importe y días vencido.
  • Estado: «Vencida», «Contactada» o «Con proforma».
  • En el detalle: el saldo pendiente del cliente y su último contacto.

Pasos:

  1. Abra Ventas › Suscripciones › Suscripciones vencidas: salen todas las vencidas.
  2. En «Vencidas hace» elija «Últimos 30 días» para empezar por las recientes.
  3. Elija un contrato y pulse «✉ Enviar aviso al cliente».
  4. Si llamó por teléfono, pulse «Registrar contacto» y anote lo que respondió.
  5. Pulse «Proforma renovación» si el cliente acepta renovar.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. El asiento DV sale al facturar la proforma.

  • Al facturar la proforma, el contrato vuelve a quedar al día y sale de la lista.

Errores comunes

Si pasa estoHaga esto
«Seleccione un contrato de la lista.»Haga clic en una fila antes de pulsar el botón.
El cliente no recibe el correo.Use «Registrar contacto» y llámelo.

Relacionadas: Renovaciones por vencer (4.6.1), Lista de Proformas (4.2.1)

Captura de pantalla: ventas.suscripciones.suscripciones_vencidas

Botones de esta pantalla

N.ºBotónPara qué sirveBeneficio
1✉ Enviar aviso al clienteAbre el correo ya redactado para el contrato elegido; puede cambiarlo a aviso de cobro.Avisa al cliente sin escribir el mensaje.
2Ver másAbre la página del anunciante del banner.Conoce productos complementarios.
3AyudaMuestra una ayuda breve de esta pantalla.Resuelve dudas sin salir del sistema.
4ImprimirImprime la lista de contratos.Tiene el papel para llamar a cada cliente.
5ExportarGuarda la lista en PDF, Excel o CSV.Reparte la lista entre los vendedores.
6VerMuestra el historial de avisos y contactos del contrato elegido.Sabe qué se le dijo al cliente.
7Enviar avisoHace lo mismo que el botón de aviso de arriba.Lo tiene a mano en el panel.
8Avisar a todosEnvía el aviso a los contratos de la lista que aún no lo recibieron en este período.Avisa a todos en un clic, sin repetir a nadie.
9Proforma renovaciónPrepara la proforma del período siguiente del contrato elegido.Al facturarla, el contrato se renueva solo.
10Registrar contactoAnota una llamada, un WhatsApp o una visita y lo que respondió el cliente.Todo el equipo ve el seguimiento.
11Historial avisosMuestra los avisos y contactos del contrato elegido.Evita llamar dos veces por lo mismo.
12CerrarCierra la lista y vuelve al tablero.Sale sin perder nada.

Practique:

  1. Abra Ventas › Suscripciones › Suscripciones vencidas en la demo: la lista sale vacía.
  2. Lea abajo «Por recuperar: $ 0.00»: la demo no tiene contratos vencidos.
  3. En «Estado» elija «Contactada»: la lista sigue vacía.
  4. Pulse «Cerrar»: vuelve al tablero de Ventas.

← Volver al manual · Volver arriba ↑

Solicitar una demo

Mira tu empresa funcionando en UniqSuite

30 minutos con un asesor, con datos parecidos a los tuyos.

  • Demo personalizada, sin compromiso
  • Propuesta según usuarios y módulos

Elegir día y hora de mi demo

¿Prefieres escribirnos? ventas@uniqsuite-erp.com

¡Gracias! Recibimos tu solicitud.

Código . En horario de oficina de Ecuador te escribimos por correo o WhatsApp.

¿Prefieres elegir tú el día y la hora? Agenda tu demo.