5. Inventarios

5.1 General

5.1.1 Dashboard Inventarios

Inventarios › General › Dashboard Inventarios

El tablero de Inventarios: valor del inventario, entradas, salidas y rotación, leídos del libro.

Quién la usa: Gerente, bodeguero, contador.

Cuándo: Al entrar al módulo o al revisar cómo se mueve la mercadería en el mes.

Antes de empezar

• Tener compras, ventas o ajustes contabilizados; sin ellos el tablero sale en cero.

Qué muestra

• Cifras al costo, comparadas con el mismo mes del año anterior.
• «Rotación»: veces al año que se renueva el inventario, según los últimos 6 meses.
• «Movimiento del mes por diario»: compras (DC), ventas (DV) y ajustes de toma física (DN).

Pasos:

1. Pulse «Inventarios» en la barra superior: se abre el «Tablero de Inventarios».
2. Elija el mes y el año arriba a la derecha: el tablero se recalcula.
3. Lea «Valor del inventario», «Entradas del mes», «Salidas del mes» y «Rotación».
4. Revise «Entradas y salidas por mes» y «Valor del inventario» al cierre de cada mes.
5. Mire «Salidas por origen», «Movimiento del mes por diario» y «Actividad reciente».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo consulta.

Errores comunes

Relacionadas: Productos (5.2.1), Toma Física (5.3.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Pulse «Inventarios» en la barra superior de la demo: noviembre sale con entradas y salidas en cero.
2. Cambie el mes a «Octubre»: aparecen entradas, salidas y salidas por origen.
3. En «Actividad reciente» vea los ajustes «Conteo físico 10/2026».
4. Pulse «⇩ Exportar» y cancele: no se guarda nada.

5.2 Básicas

5.2.1 Productos

Inventarios › Básicas › Productos

La lista de los productos y servicios que la empresa compra, vende o produce, con su precio y su existencia.

Quién la usa: El encargado de inventarios, el vendedor o el contador.

Cuándo: Para crear un producto, cambiar su precio o revisar cuánto queda.

Antes de empezar

• Tener creados los grupos, las marcas y las bodegas.
• Tener las tarifas de IVA del país (las carga el Asistente de Implementación).

Qué muestra

• Por producto: código, nombre, grupo, marca, tipo con unidad e IVA, precio de venta, existencia y estado.
• La existencia es el último saldo del kárdex, sumando todas las bodegas; «—» si no maneja stock.
• Abajo: cuántos productos hay en la lista.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Básicas › Productos: salen todos los productos.
2. Escriba en la búsqueda parte del código, del código de barras o del nombre.
3. Filtre por «Tipo», «Grupo» o «Estado» si lo necesita.
4. Haga doble clic en un producto: se abre su ficha.
5. Para uno nuevo, pulse «＋ Nuevo producto», llene la ficha y pulse «Aceptar».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• La ficha tiene pestañas: Datos generales, Clasificación y configurables, Cuentas y costos, Kárdex, Historia y Código de barras.
• Al cerrar la ficha, la lista se recarga.
• La baja se hace desde la ficha con «Eliminar»: pide confirmación y clave supervisora, y se bloquea si el producto ya tiene compras, ventas, kárdex o recetas.

Errores comunes

Relacionadas: Grupos (5.2.2), Bodegas (5.2.5)

Botones de esta pantalla

La ficha del producto abierta con «Ver»

Pestaña Datos generales: código, código de barras, nombre, tipo de ítem, unidad, tarifa de IVA, precio de venta, si maneja stock con su mínimo y máximo, y «Activo».

Practique:

1. Abra Inventarios › Básicas › Productos en la demo: la lista tiene 166 productos.
2. Escriba «cable» en la búsqueda: quedan solo los cables.
3. Mire la columna «Existencia» de uno de ellos.
4. Haga doble clic en él: se abre su ficha en Datos generales.
5. Pulse la pestaña «Kárdex» para ver sus movimientos y luego «Cancelar».

5.2.2 Grupos

Inventarios › Básicas › Grupos

La primera clasificación de los productos (por ejemplo, Material eléctrico o Textil).

Quién la usa: El encargado de inventarios o el contador, al implementar.

Cuándo: Al implementar, y cada vez que necesita un grupo nuevo.

Antes de empezar

• Haber entrado a la empresa con un usuario que pueda crear catálogos.

Qué muestra

• Por registro: código, nombre, cuántos subgrupos tiene y la descripción, cuántos productos lo usan y el estado.
• Arriba: la búsqueda por código, nombre o descripción y el filtro de estado.
• Abajo: cuántos registros hay.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Básicas › Grupos.
2. Pulse «＋ Nuevo grupo»: se abre una ficha pequeña.
3. Escriba el código y el nombre.
4. Pulse «Guardar»: se enciende cuando lo obligatorio está completo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El código no cambia al editar: identifica al registro en productos y documentos.
• «Eliminar» no borra: deja el registro inactivo, con confirmación y clave supervisora, y se bloquea si tiene productos o movimientos.
• Desmarcar «Activo» es una baja y pide lo mismo que «Eliminar»; marcarlo lo reactiva.

Errores comunes

Relacionadas: SubGrupos (5.2.3), Productos (5.2.1)

Botones de esta pantalla

La ficha abierta con «Ver»

Código, nombre y los demás datos, con la casilla «Activo» y los botones «Eliminar», «Cancelar» y «Guardar».

Practique:

1. Abra Inventarios › Básicas › Grupos en la demo: hay 3 grupos.
2. Lea la columna «Productos» de «MAT. ELECTRICO».
3. Haga doble clic en él: se abre la ficha «Editar grupo».
4. Pulse «Cancelar»: no se cambia nada.

5.2.3 SubGrupos

Inventarios › Básicas › SubGrupos

La segunda clasificación de los productos, dentro de un grupo (por ejemplo, Aisladores dentro de Material eléctrico).

Quién la usa: El encargado de inventarios o el contador, al implementar.

Cuándo: Al implementar, y cada vez que necesita un subgrupo nuevo.

Antes de empezar

• Haber entrado a la empresa con un usuario que pueda crear catálogos.

Qué muestra

• Por registro: código, nombre, su grupo y la descripción, cuántos productos lo usan y el estado.
• Arriba: la búsqueda por código, nombre o descripción y el filtro de estado.
• Abajo: cuántos registros hay.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Básicas › SubGrupos.
2. Pulse «＋ Nuevo subgrupo»: se abre una ficha pequeña.
3. Escriba el código y el nombre.
4. Elija el grupo al que pertenece.
5. Pulse «Guardar»: se enciende cuando lo obligatorio está completo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El código no cambia al editar: identifica al registro en productos y documentos.
• «Eliminar» no borra: deja el registro inactivo, con confirmación y clave supervisora, y se bloquea si tiene productos o movimientos.
• Desmarcar «Activo» es una baja y pide lo mismo que «Eliminar»; marcarlo lo reactiva.
• Solo se eligen grupos activos.

Errores comunes

Relacionadas: Grupos (5.2.2), Productos (5.2.1)

Botones de esta pantalla

La ficha abierta con «Ver»

Código, nombre y los demás datos, con la casilla «Activo» y los botones «Eliminar», «Cancelar» y «Guardar».

Practique:

1. Abra Inventarios › Básicas › SubGrupos en la demo.
2. Escriba «aisladores» en la búsqueda: queda el subgrupo 001001.
3. Lea en la columna «Grupo» a qué grupo pertenece.
4. Haga doble clic en él y pulse «Cancelar».

5.2.4 Marcas

Inventarios › Básicas › Marcas

Las marcas de los productos (por ejemplo, ABRACOL o C&Y).

Quién la usa: El encargado de inventarios o el contador, al implementar.

Cuándo: Al implementar, y cada vez que necesita una marca nuevo.

Antes de empezar

• Haber entrado a la empresa con un usuario que pueda crear catálogos.

Qué muestra

• Por registro: código, nombre, la descripción, cuántos productos lo usan y el estado.
• Arriba: la búsqueda por código, nombre o descripción y el filtro de estado.
• Abajo: cuántos registros hay.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Básicas › Marcas.
2. Pulse «＋ Nueva marca»: se abre una ficha pequeña.
3. Escriba el código y el nombre.
4. Pulse «Guardar»: se enciende cuando lo obligatorio está completo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El código no cambia al editar: identifica al registro en productos y documentos.
• «Eliminar» no borra: deja el registro inactivo, con confirmación y clave supervisora, y se bloquea si tiene productos o movimientos.
• Desmarcar «Activo» es una baja y pide lo mismo que «Eliminar»; marcarlo lo reactiva.

Errores comunes

Relacionadas: Productos (5.2.1)

Botones de esta pantalla

La ficha abierta con «Ver»

Código, nombre y los demás datos, con la casilla «Activo» y los botones «Eliminar», «Cancelar» y «Guardar».

Practique:

1. Abra Inventarios › Básicas › Marcas en la demo.
2. Busque «ABRACOL» y lea cuántos productos tiene.
3. Haga doble clic en ella: se abre su ficha.
4. Pulse «Cancelar»: no se cambia nada.

5.2.5 Bodegas

Inventarios › Básicas › Bodegas

Los lugares donde se guarda la mercadería. Cada movimiento de inventario dice de qué bodega sale o a cuál entra.

Quién la usa: El encargado de inventarios o el contador, al implementar.

Cuándo: Al implementar, y cada vez que necesita una bodega nuevo.

Antes de empezar

• Haber entrado a la empresa con un usuario que pueda crear catálogos.

Qué muestra

• Por registro: código, nombre, el tipo y la dirección, cuántos productos lo usan y el estado.
• Arriba: la búsqueda por código, nombre o descripción y el filtro de estado.
• Abajo: cuántos registros hay.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Básicas › Bodegas.
2. Pulse «＋ Nueva bodega»: se abre una ficha pequeña.
3. Escriba el código y el nombre.
4. Elija el tipo de bodega (Principal, Sucursal, Materia prima…) y, si quiere, la dirección y la capacidad.
5. Pulse «Guardar»: se enciende cuando lo obligatorio está completo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El código no cambia al editar: identifica al registro en productos y documentos.
• «Eliminar» no borra: deja el registro inactivo, con confirmación y clave supervisora, y se bloquea si tiene productos o movimientos.
• Desmarcar «Activo» es una baja y pide lo mismo que «Eliminar»; marcarlo lo reactiva.
• Las bodegas de Recepción, Pendiente por entregar y Devoluciones las usa el sistema: nunca se dan de baja.
• La columna «Productos» cuenta los productos que tuvieron movimientos en esa bodega.

Errores comunes

Relacionadas: Productos (5.2.1)

Botones de esta pantalla

La ficha abierta con «Ver»

Código, nombre y los demás datos, con la casilla «Activo» y los botones «Eliminar», «Cancelar» y «Guardar».

Practique:

1. Abra Inventarios › Básicas › Bodegas en la demo: hay 6 bodegas.
2. Lea el tipo de «Almacén de ventas»: Principal.
3. Haga doble clic en «Bodega de recepción»: se abre su ficha.
4. Pulse «Cancelar»: es una bodega del sistema y no se toca.

5.2.6 Tipos de Producto

Inventarios › Básicas › Tipos de Producto

Los tipos de ítem (mercadería, materia prima, producto terminado, servicio…): dicen si un producto se compra, se vende, se produce o se consume.

Quién la usa: El encargado de inventarios o el contador, al implementar.

Cuándo: Al implementar, y cada vez que necesita un tipo de producto nuevo.

Antes de empezar

• Haber entrado a la empresa con un usuario que pueda crear catálogos.

Qué muestra

• Por registro: código, nombre, su uso (compra, venta, producción, insumo o servicio) y su rol contable, cuántos productos lo usan y el estado.
• Arriba: la búsqueda por código, nombre o descripción y el filtro de estado.
• Abajo: cuántos registros hay.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Básicas › Tipos de Producto.
2. Pulse «＋ Nuevo tipo»: se abre una ficha pequeña.
3. Escriba el código y el nombre.
4. Marque para qué sirve: se compra, se vende, sale de producción, se consume en producción o es un servicio.
5. Pulse «Guardar»: se enciende cuando lo obligatorio está completo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El código no cambia al editar: identifica al registro en productos y documentos.
• «Eliminar» no borra: deja el registro inactivo, con confirmación y clave supervisora, y se bloquea si tiene productos o movimientos.
• Desmarcar «Activo» es una baja y pide lo mismo que «Eliminar»; marcarlo lo reactiva.
• El uso decide en qué documentos aparece el producto (compras, ventas, producción).
• Un servicio no lleva existencias ni kárdex.

Errores comunes

Relacionadas: Productos (5.2.1)

Botones de esta pantalla

La ficha abierta con «Ver»

Código, nombre y los demás datos, con la casilla «Activo» y los botones «Eliminar», «Cancelar» y «Guardar».

Practique:

1. Abra Inventarios › Básicas › Tipos de Producto en la demo: hay 10 tipos.
2. Lea el uso de «Mercadería de reventa»: Compra · Venta.
3. Lea el uso de «Materia prima»: Compra · Insumo.
4. Haga doble clic en «Servicio» y vea que tiene marcado «Es un servicio».
5. Pulse «Cancelar»: no se cambia nada.

5.2.7 Configurables

Inventarios › Básicas › Configurables

Los valores de las 6 características de un producto (Peso, Origen, Color, Tamaño, Presentación y Material), para clasificarlo y armar su código.

Quién la usa: El encargado de inventarios o el contador, al implementar.

Cuándo: Al implementar, y cada vez que necesita un valor nuevo.

Antes de empezar

• Haber entrado a la empresa con un usuario que pueda crear catálogos.

Qué muestra

• Por registro: código, nombre, el configurable al que pertenece y su código corto, cuántos productos lo usan y el estado.
• Arriba: la búsqueda por código, nombre o descripción y el filtro de estado.
• Abajo: cuántos registros hay.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Básicas › Configurables.
2. Pulse «＋ Nuevo valor»: se abre una ficha pequeña.
3. Escriba el código y el nombre.
4. Elija el configurable (Peso, Origen, Color, Tamaño, Presentación o Material) y escriba un código corto.
5. Pulse «Guardar»: se enciende cuando lo obligatorio está completo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El código no cambia al editar: identifica al registro en productos y documentos.
• «Eliminar» no borra: deja el registro inactivo, con confirmación y clave supervisora, y se bloquea si tiene productos o movimientos.
• Desmarcar «Activo» es una baja y pide lo mismo que «Eliminar»; marcarlo lo reactiva.
• El código corto (hasta 6 letras) puede formar parte del código del producto.
• El mismo código puede repetirse en configurables distintos (MED en Peso y en Tamaño).

Errores comunes

Relacionadas: Productos (5.2.1)

Botones de esta pantalla

La ficha abierta con «Ver»

Código, nombre y los demás datos, con la casilla «Activo» y los botones «Eliminar», «Cancelar» y «Guardar».

Practique:

1. Abra Inventarios › Básicas › Configurables en la demo.
2. En «Configurable» elija «Color»: quedan solo los colores.
3. Pulse «✎ Nombres»: se ven los 6 configurables con su nombre; cierre sin cambiar.
4. Haga doble clic en «Negro» y pulse «Cancelar».

5.2.8 Aplicaciones y Equivalencias

Inventarios › Básicas › Aplicaciones y Equivalencias

Para cada ítem: en qué vehículos o para qué indicaciones sirve, y qué otros ítems lo pueden reemplazar (genérico por marca, original por alternativo).

Quién la usa: El encargado de inventarios de un almacén de repuestos o de una farmacia.

Cuándo: Al cargar un producto nuevo, o cuando aparece un sustituto.

Antes de empezar

• Tener creados los productos (Inventarios › Básicas › Productos).

Qué muestra

• Arriba: el ítem elegido y la casilla «Venta bajo receta».
• A la izquierda, las aplicaciones (tipo, aplicación y nota); a la derecha, los grupos de equivalencia con el rol del ítem.
• Abajo: los sustitutos grabados con su existencia y precio, tal como los ve Ventas.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Básicas › Aplicaciones y Equivalencias.
2. Escriba el código o el nombre del ítem y pulse Enter, o pulse «Buscar».
3. Para un repuesto: escriba marca, modelo y años y pulse «＋ Vehículo».
4. Para un medicamento: escriba el código ATC o la indicación y pulse «＋ Indicación».
5. En Equivalencias, elija el tipo y el rol, llene los datos y pulse «＋ Al grupo».
6. Pulse «Aceptar» en el panel: los cambios se graban juntos.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Con «Venta bajo receta», la factura y la caja piden número de receta y prescriptor.
• Dos ítems con la misma definición (principio activo, concentración y forma, o el mismo número de parte) quedan como sustitutos uno del otro.
• «Quitar» no borra: desactiva la línea al aceptar.
• Nada se graba hasta pulsar «Aceptar».

Errores comunes

Relacionadas: Productos (5.2.1)

Botones de esta pantalla

Selector de productos (abierto con «Buscar»)

Escriba parte del código o del nombre y elija el ítem de la lista.

Practique:

1. Abra Inventarios › Básicas › Aplicaciones y Equivalencias en la demo.
2. Pulse «Buscar» y elija un producto cualquiera.
3. Escriba «Toyota» en Marca y «Hilux» en Modelo y pulse «＋ Vehículo»: aparece en la tabla.
4. Elija esa línea y pulse «Quitar»: desaparece.
5. Pulse «Cancelar»: no se graba nada.

5.2.9 Lotes y caducidad

Inventarios › Básicas › Lotes y caducidad

Los lotes con existencia, ordenados por fecha de caducidad: lo que vence primero sale primero.

Quién la usa: El encargado de bodega de una farmacia, una distribuidora de alimentos o similar.

Cuándo: Cada semana, para ver qué vence pronto, y al recibir mercadería sin número de lote.

Antes de empezar

• Que los productos manejen lote (se marca en la ficha del producto).

Qué muestra

• Por lote: caducidad, número de lote, producto, bodega y saldo con su documento de ingreso.
• Además: valor al costo, días que faltan (o desde que venció) y estado con color.
• Estados: Vigente, Por vencer, Vencido o Sin caducidad.
• Abajo: cuántos lotes hay y su valor al costo.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Básicas › Lotes y caducidad.
2. Elija la bodega y en «Mostrar» el horizonte (vencidos, 30, 60, 90 o 180 días, o todos).
3. Para completar un lote provisional, elíjalo y pulse «Asignar lote y caducidad».
4. Para retirar lo caducado, elija la bodega y pulse «Dar de baja vencidos».

Qué genera en contabilidad

«Dar de baja vencidos» graba un ajuste de egreso (motivo caducidad) con su asiento. Lo demás no genera asiento.

• Un lote provisional (entró sin número) se completa con el número del fabricante y la caducidad, partido en hasta 3 lotes.
• La caja y las facturas no despachan lotes caducados.
• «Conciliar kárdex» muestra los productos cuyo saldo por lotes no coincide con la existencia.

Errores comunes

Relacionadas: Productos (5.2.1), Bodegas (5.2.5)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. La demo general no maneja lotes: use la demo de Farmacia.
2. Abra Inventarios › Básicas › Lotes y caducidad.
3. En «Mostrar» elija 90 días: quedan los lotes que vencen en ese plazo.
4. Lea la columna «Días» y el color del estado.
5. Pulse «Conciliar kárdex» y lea el resultado.

5.3 Ajustes

5.3.1 Toma Física

Inventarios › Ajustes › Toma Física

El conteo físico de una bodega: compara lo contado con el saldo del sistema y ajusta la diferencia.

Quién la usa: El bodeguero cuenta; el contador o el supervisor contabiliza.

Cuándo: Al cierre del año, en conteos cíclicos o cuando se sospecha de faltantes.

Antes de empezar

• Tener la bodega con productos y saldo.
• Configurados los motivos de faltante, sobrante y merma con sus cuentas.
• La clave supervisora para contabilizar (0.9).

Qué muestra

• En la lista: fecha de corte, número, bodega, ubicación, concepto, diferencia neta, diario y estado (Borrador, Contabilizada, Anulada).
• En la toma: saldo, costo promedio, conteo y diferencia; lo que falta sale en rojo.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Toma Física y pulse «＋ Nueva toma física».
2. Elija la «Bodega:», la «Ubicación:» (opcional) y la «Fecha de corte:».
3. Pulse «Abrir toma»: se guarda el saldo y el costo de cada producto a esa fecha.
4. Escriba lo contado en la columna «Conteo», o use «Importar CSV».
5. Pulse «Guardar borrador» si sigue contando otro día.
6. Elija qué hacer con los «No contados:» y pulse «Contabilizar».
7. Confirme el resumen y escriba la clave supervisora.

Qué genera en contabilidad

Faltantes: AJE, gasto contra inventario. Sobrantes: AJI, inventario contra ingreso. Merma de no contados: AJE aparte. Cada uno con su asiento DN.

• Cada ajuste mueve el kárdex por producto y bodega.
• «Hoja de conteo» saca la lista sin saldos para contar a ciegas.
• Anular la toma también anula sus ajustes, con su reverso.

Errores comunes

Relacionadas: Ajustes de Ingreso (5.3.2), Ajustes de Egreso (5.3.3), Dashboard Inventarios (5.1.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Toma Física en la demo: la lista sale vacía.
2. Pulse «＋ Nueva toma física»: se abre «Toma Física».
3. Elija una bodega y pulse «Abrir toma»: salen sus productos con saldo.
4. Escriba un conteo menor al saldo en una fila: la diferencia sale en rojo.
5. Pulse «Guardar borrador» y cierre: la toma queda «Borrador» en la lista.

5.3.2 Ajustes de Ingreso

Inventarios › Ajustes › Ajustes de Ingreso

La lista de los ajustes que suben el inventario: saldo inicial, sobrantes y devoluciones internas.

Quién la usa: El encargado de inventarios o el contador.

Cuándo: Al cargar el saldo inicial, al encontrar un sobrante o al revisar los ajustes del mes.

Antes de empezar

• Tener la bodega y los productos creados.
• Configurados los motivos de ingreso, cada uno con su cuenta contable.

Qué muestra

• Por ajuste: fecha, número AJI-, bodega, motivo, concepto, valor, diario y estado.
• Estados: Confirmado y Anulado.
• Abajo: cuántos registros hay y el total de ingresos.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Ajustes de Ingreso.
2. Pulse «＋ Nuevo ajuste de ingreso»: se abre «Ajuste de Ingreso».
3. Elija la «Fecha:», la «Bodega:» y el «Motivo:»; debajo sale la cuenta del motivo.
4. Pulse «＋ Producto» o escriba el código en la columna «Código» y pulse Enter.
5. Escriba la «Cantidad» y el «Costo unitario» de cada producto.
6. Pulse «Aceptar»: se enciende cuando el ajuste está completo.

Qué genera en contabilidad

Asiento DN: inventario del producto al debe contra la cuenta del motivo al haber.

• Cada producto entra al kárdex de la bodega con el costo que escribió.
• Si la fecha es anterior a otros movimientos, el kárdex se recalcula y las ventas posteriores reciben un asiento de ajuste de costo.
• «Eliminar» en el ajuste lo anula con clave supervisora: reverso del asiento y kárdex recalculado.

Errores comunes

Relacionadas: Ajustes de Egreso (5.3.3), Toma Física (5.3.1), Transferencias (5.3.4)

Botones de esta pantalla

El asiento DN del primer ajuste

Inventario al debe y la cuenta del motivo («Utilidad Por Conteo Fisico») al haber. Dice «se corrige desde su documento de origen»: no se edita en el Diario.

Practique:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Ajustes de Ingreso en la demo: salen los sobrantes de los conteos físicos del año.
2. Elija la primera fila y pulse «Buscar Diario»: se abre su asiento DN.
3. Vuelva y pulse «＋ Nuevo ajuste de ingreso»: se abre el ajuste en blanco.
4. Elija bodega y motivo, agregue un producto con cantidad y costo: «Aceptar» se enciende.
5. Pulse «Cancelar» si no quiere grabarlo: no se guarda nada.

5.3.3 Ajustes de Egreso

Inventarios › Ajustes › Ajustes de Egreso

La lista de los ajustes que bajan el inventario: mermas, daños, caducados, faltantes y consumo interno.

Quién la usa: El encargado de inventarios o el contador.

Cuándo: Al dar de baja productos dañados o vencidos, o al registrar un faltante.

Antes de empezar

• Tener saldo del producto en la bodega.
• Configurados los motivos de egreso, cada uno con su cuenta contable.

Qué muestra

• Por ajuste: fecha, número AJE-, bodega, motivo, concepto, valor, diario y estado.
• Estados: Confirmado y Anulado.
• Abajo: cuántos registros hay y el total de egresos.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Ajustes de Egreso.
2. Pulse «＋ Nuevo ajuste de egreso»: se abre «Ajuste de Egreso».
3. Elija la «Fecha:», la «Bodega:» y el «Motivo:».
4. Agregue cada producto con «＋ Producto»: sale su «Existencia» en la bodega.
5. Escriba la «Cantidad»: el costo es el promedio del kárdex y no se escribe.
6. Pulse «Aceptar».

Qué genera en contabilidad

Asiento DN: la cuenta del motivo (gasto o pérdida) al debe contra el inventario al haber, al costo promedio.

• Cada producto sale del kárdex de la bodega al costo promedio de la fecha.
• No deja sacar más de lo que hay en la bodega.
• «Eliminar» en el ajuste lo anula con clave supervisora: reverso y kárdex recalculado.

Errores comunes

Relacionadas: Ajustes de Ingreso (5.3.2), Toma Física (5.3.1)

Botones de esta pantalla

El asiento DN del primer ajuste

«Perdida Por Conteo Fisico» al debe y el inventario al haber, por el costo promedio.

Practique:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Ajustes de Egreso en la demo: salen los faltantes de los conteos físicos.
2. Elija la primera fila y pulse «Buscar Diario»: el gasto va al debe.
3. Vuelva y pulse «＋ Nuevo ajuste de egreso».
4. Agregue un producto y escriba más que su «Existencia»: «Aceptar» no se enciende.
5. Baje la cantidad: «Aceptar» se enciende. Cancele si no quiere grabarlo.

5.3.4 Transferencias

Inventarios › Ajustes › Transferencias

La lista de los traslados de productos de una bodega a otra, al costo promedio.

Quién la usa: El bodeguero o el encargado de inventarios.

Cuándo: Cada vez que mueve productos entre bodegas, por ejemplo de producción al almacén de ventas.

Antes de empezar

• Tener al menos dos bodegas.
• Tener saldo del producto en la bodega que entrega.

Qué muestra

• Por transferencia: fecha, número, de qué bodega sale, a cuál entra, concepto, valor, número de productos y estado.
• Abajo: cuántos registros hay y el total transferido.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Transferencias.
2. Pulse «＋ Nueva transferencia»: se abre «Transferencia entre Bodegas».
3. Elija «Sale de (bodega de egreso):» y «Entra a (bodega de ingreso):».
4. Agregue los productos con «＋ Producto»: la existencia es la de la bodega que entrega.
5. Escriba la «Cantidad» de cada uno.
6. Pulse «Aceptar»: el número TRB- lo da el sistema.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: la cuenta de inventario es la del producto, no la de la bodega.

• El kárdex registra un egreso en una bodega y un ingreso en la otra, por el mismo valor.
• El costo promedio no cambia.
• «Eliminar» en la transferencia la anula con clave supervisora y recalcula el kárdex.

Errores comunes

Relacionadas: Ajustes de Egreso (5.3.3), Recepción de Compras (5.4.1), Bodegas (5.2.5)

Botones de esta pantalla

Una transferencia abierta con «Ver»

Bodega de egreso y de ingreso, productos con cantidad y costo promedio. Arriba a la derecha: «Sin asiento contable: el costo no cambia».

Practique:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Transferencias en la demo.
2. Haga doble clic en la primera fila: se abre la transferencia en solo lectura.
3. Vuelva y pulse «＋ Nueva transferencia».
4. Elija la misma bodega en las dos casillas: «Aceptar» no se enciende.
5. Elija otra bodega de ingreso y agregue un producto: «Aceptar» se enciende.

5.3.5 Lista Precios

Inventarios › Ajustes › Lista Precios

La pantalla para revisar y cambiar los cuatro precios de venta de todos los productos.

Quién la usa: El gerente o el encargado de precios.

Cuándo: Al implementar, cuando sube el costo o en una promoción.

Antes de empezar

• Tener productos creados con su costo (compras o saldo inicial).

Qué muestra

• Por producto: código, nombre, unidad, costo promedio, último costo y los 4 precios.
• Las celdas cambiadas quedan resaltadas; un precio menor al costo promedio sale en rojo.
• Abajo: cuántos productos hay y cuántos cambios faltan por guardar.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Lista Precios: salen todos los productos activos.
2. Filtre por «Grupo:», «Marca:», «Tipo:» o un configurable; o busque por código o nombre.
3. Para un precio, haga doble clic en la celda y escriba el valor.
4. Para muchos, elija «en %» o «en $» y escriba el valor de cada nivel marcado.
5. Pulse «Sobre costo promedio», «Sobre último costo» o «Sobre precio actual» y confirme.
6. Revise las celdas resaltadas y pulse «✔ Guardar cambios».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El cálculo se aplica a las filas elegidas o, si no hay ninguna, a todas las visibles.
• Nada se graba hasta «Guardar cambios»; la auditoría guarda los precios anteriores.
• «PDF» e «Imprimir» sacan la lista sin costos, para entregar a clientes.

Errores comunes

Relacionadas: Productos (5.2.1), Presentaciones y Volumen (5.3.6)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Lista Precios en la demo: salen 166 productos.
2. Elija un grupo en «Grupo:»: la lista se reduce.
3. Desmarque todos los niveles menos «Mayorista» y escriba 10.
4. Pulse «Sobre costo promedio» y confirme: la columna Mayorista sale resaltada.
5. Pulse «Deshacer cambios» y confirme: vuelven los precios guardados.

5.3.6 Presentaciones y Volumen

Inventarios › Ajustes › Presentaciones y Volumen

Las otras formas de vender o comprar un producto (caja, rollo, quintal) y sus precios por volumen.

Quién la usa: El encargado de inventarios o de precios.

Cuándo: Al crear un producto que se vende por caja o fraccionado, o al pactar descuentos por cantidad.

Antes de empezar

• Tener el producto creado con su unidad base, la del kárdex.
• Para las escalas por tipo de cliente, tener las listas de precios.

Qué muestra

• Arriba: el producto, si se vende fraccionado y qué unidad proponer al vender y al comprar.
• Presentaciones: unidad, descripción, factor, código de barras, precio propio, venta y compra.
• Abajo: la vista previa con el precio de cada presentación en cada lista.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Presentaciones y Volumen.
2. Escriba el código o nombre en «Producto» y pulse Enter, o pulse «🔍 Buscar».
3. Marque «Se vende fraccionado» si se vende con decimales (2,5 m).
4. En «Presentaciones» pulse «＋ Agregar» y escriba unidad, factor y, si tiene, código de barras.
5. En «Escalas por volumen» pulse «＋ Agregar»: lista, desde qué cantidad y precio por unidad base.
6. Revise la «Vista previa» y pulse «Aceptar».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El kárdex siempre cuenta en la unidad base: una CAJA de 100 descarga 100 unidades.
• Si la presentación tiene código de barras, la caja la reconoce al leerlo.
• Si una escala sale más cara que el precio normal, avisa antes de grabar, sin bloquear.

Errores comunes

Relacionadas: Lista Precios (5.3.5), Productos (5.2.1)

Botones de esta pantalla

El buscador de productos («🔍 Buscar»)

Código, producto, unidad y costo promedio. Elija uno y pulse «Aceptar».

Practique:

1. Abra Inventarios › Ajustes › Presentaciones y Volumen en la demo: dice «Ningún producto elegido».
2. Pulse «🔍 Buscar», elija un producto y pulse «Aceptar»: se encienden las tablas.
3. En «Presentaciones» pulse «＋ Agregar» y escriba CAJA con factor 10.
4. Mire la «Vista previa»: sale el precio de la caja en cada lista.
5. Pulse «Cancelar» si no quiere grabarlo.

5.4 Recepción-Entrega

5.4.1 Recepción de Compras

Inventarios › Recepción-Entrega › Recepción de Compras

Las notas de ingreso que deja cada compra con productos, para que la bodega confirme lo que llegó.

Quién la usa: El bodeguero.

Cuándo: Cada vez que llega un pedido del proveedor.

Antes de empezar

• Tener registrada la factura de compra con sus productos.

Qué muestra

• Por nota: fecha, número, proveedor, factura, observaciones, valor, pendiente y estado.
• Estados: Pendiente, Parcial, Recibida y Con faltante.
• Abajo: cuántas notas hay y el total en notas.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Recepción-Entrega › Recepción de Compras.
2. Elija «Pendiente» en «Estado».
3. Haga doble clic en la nota de la factura: se abre «Confirmar Recepción».
4. Escriba en «Llegó ahora» lo que llegó de cada producto, o lea el código en «Escanear».
5. Elija la bodega que recibe cada producto.
6. Pulse «Aceptar».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento nuevo: mueve el kárdex de la bodega de Recepción a la bodega real.

• Aceptar emite un egreso de Recepción y un ingreso a cada bodega real.
• Lo que no llegó queda pendiente: la nota pasa a «Parcial».
• «Faltante definitivo» lo pasa a Faltantes por reclamar hasta la N/C del proveedor.
• Para deshacer, anule su transferencia en Inventarios › Transferencias.

Errores comunes

Relacionadas: Ingresar Compras (3.2.1), Notas Débito (3.2.8)

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Practique:

1. Registre una compra con productos en la demo.
2. Abra Inventarios › Recepción-Entrega › Recepción de Compras: sale su nota «Pendiente».
3. Haga doble clic en ella: se abre «Confirmar Recepción».
4. Pulse «Aceptar»: la nota pasa a «Recibida».

5.4.2 Entregas de Ventas

Inventarios › Recepción-Entrega › Entregas de Ventas

Las órdenes de entrega que deja cada venta con productos, para registrar lo que se entrega.

Quién la usa: El bodeguero o el despachador.

Cuándo: Cada vez que sale un despacho al comprador.

Antes de empezar

• Tener registrada la factura o nota de venta con sus productos.

Qué muestra

• Por orden: fecha, factura, comprador, bodega, notas de entrega, vendido, por entregar y estado.
• Estados: Pendiente, Parcial, Entregada y Anulada.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Recepción-Entrega › Entregas de Ventas.
2. Elija «Pendiente» en «Estado».
3. Haga doble clic en la orden: se abre «Entregar Productos».
4. Escriba cuánto entrega de cada producto.
5. Anote quién recibe, el transportista, la placa y la guía de remisión.
6. Pulse «Aceptar»: se emite la nota de entrega.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento ni mueve el kárdex: la venta ya los registró.

• Lo no entregado queda pendiente: la orden pasa a «Parcial».
• «Eliminar» anula la última nota de entrega registrada por error.

Errores comunes

Relacionadas: Ingresar Ventas (4.3.1), Devoluciones de Clientes (5.4.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Registre una venta con productos en la demo.
2. Abra Inventarios › Recepción-Entrega › Entregas de Ventas: sale su orden «Pendiente».
3. Haga doble clic en ella y escriba la mitad de la cantidad.
4. Pulse «Aceptar»: la orden pasa a «Parcial».

5.4.3 Devoluciones de Clientes

Inventarios › Recepción-Entrega › Devoluciones de Clientes

Las notas de lo que devuelven los compradores, para revisar qué vuelve a bodega y qué se da de baja.

Quién la usa: El bodeguero.

Cuándo: Cuando llega una devolución con su N/C de venta.

Antes de empezar

• Tener registrada la N/C de venta por devolución.

Qué muestra

• Por nota: fecha, número, comprador, N/C, factura, valor, por revisar y estado.
• Estados: Pendiente, Parcial y Revisada.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Recepción-Entrega › Devoluciones de Clientes.
2. Elija «Pendiente» en «Estado».
3. Haga doble clic en la nota: se abre «Revisar Devolución».
4. Escriba cuánto está en buen estado y la bodega a la que va.
5. Escriba cuánto está dañado y elija el motivo.
6. Pulse «Aceptar».

Qué genera en contabilidad

Lo dañado se da de baja con un ajuste de egreso: gasto contra inventario.

• Lo bueno pasa de la bodega de devoluciones a una bodega real, con su kárdex.
• Lo no revisado queda pendiente: la nota pasa a «Parcial».
• Para deshacer, anule la transferencia o el ajuste de egreso.

Errores comunes

Relacionadas: Notas Crédito (4.3.6), Entregas de Ventas (5.4.2)

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Practique:

1. Registre una N/C de venta por devolución en la demo.
2. Abra Inventarios › Recepción-Entrega › Devoluciones de Clientes: sale su nota.
3. Haga doble clic y escriba todo como buen estado.
4. Pulse «Aceptar»: la nota pasa a «Revisada».

5.4.4 Devoluciones a Proveedores

Inventarios › Recepción-Entrega › Devoluciones a Proveedores

Lo que ya llegó a bodega y se devuelve al proveedor, hasta que él lo acredite con su N/C.

Quién la usa: El bodeguero, con el visto bueno de compras.

Cuándo: Cuando un producto recibido llega dañado o equivocado.

Antes de empezar

• Tener la factura de compra recibida en bodega.

Qué muestra

• Por devolución: fecha, egreso, proveedor, factura, motivo, valor, por acreditar y estado.
• Estados: Por acreditar, Parcial, Acreditada y Anulada.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Recepción-Entrega › Devoluciones a Proveedores.
2. Pulse «＋ Nueva devolución»: se abre «Devolución a Proveedor».
3. Elija el proveedor, la factura y la bodega de la que sale.
4. Elija el motivo y escriba cuánto devuelve de cada producto.
5. Pulse «Aceptar».

Qué genera en contabilidad

Asiento Faltantes por reclamar contra Inventario, al costo promedio.

• Sale de la bodega a Pendiente por entregar, con su kárdex.
• Se devuelve hasta lo recibido menos las devoluciones anteriores.
• La N/C del proveedor se carga en Compras › Notas Débito con «Cargar faltantes y devoluciones».

Errores comunes

Relacionadas: Notas Débito (3.2.8), Recepción de Compras (5.4.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Inventarios › Recepción-Entrega › Devoluciones a Proveedores en la demo.
2. Pulse «＋ Nueva devolución»: se abre «Devolución a Proveedor».
3. Elija un proveedor y una de sus facturas: salen sus productos.
4. Pulse «Cancelar» para salir sin grabar.

5.5 Producción

5.5.1 Lista Producciones

Inventarios › Producción › Lista Producciones

La lista de las órdenes de producción: qué se fabricó, cuántas horas tomó y cuánto costó.

Quién la usa: El jefe de producción y el contador de costos.

Cuándo: Cada vez que se termina una tanda, y al cierre del mes antes de liquidar.

Antes de empezar

• Tener las fórmulas o recetas de los productos que se fabrican.

Qué muestra

• Fecha, número de orden (OPR-…), productos y cantidades, horas, concepto, costo total, diario y estado.
• Abajo, el número de registros y el costo producido del período.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Producción › Lista Producciones: sale desde el 1 de enero hasta hoy.
2. Pulse «＋ Realizar orden de producción» para registrar una nueva.
3. Para revisar una orden, haga doble clic sobre ella.
4. Para ver su asiento, elíjala y pulse «Buscar Diario».

Qué genera en contabilidad

Cada orden graba su asiento DN: el inventario del producto terminado contra la materia prima y los costos provisionados.

• La orden saca los insumos del kárdex y mete el producto terminado.
• Queda pendiente de liquidar hasta la liquidación del mes en que se terminó.

Errores comunes

Relacionadas: Fórmulas/Recetas (5.5.2), Lista de Liquidaciones (5.5.5), Liquidar órdenes de producción (5.5.4)

Botones de esta pantalla

Asiento de la orden

El diario DN de la orden OPR-0000025: el inventario industrial al debe y la materia prima al haber. El asiento cuadra.

Practique:

1. Abra Inventarios › Producción › Lista Producciones en la demo: salen 27 órdenes.
2. Escriba «camisas» en la búsqueda: quedan las órdenes del taller de camisas.
3. Borre la búsqueda, elija OPR-0000025 y pulse «Buscar Diario»: se abre el DN-0000088.
4. Mire abajo «Cuadra» y vuelva con «Cerrar».

5.5.2 Fórmulas/Recetas

Inventarios › Producción › Fórmulas/Recetas

La receta de cada producto que se fabrica: qué insumos lleva, cuánto rinde y cuántas horas toma.

Quién la usa: El jefe de producción, con el contador de costos.

Cuándo: Al implementar, al lanzar un producto nuevo y cuando cambia la fórmula.

Antes de empezar

• Tener creados el producto terminado y sus insumos en la Lista de Productos.

Qué muestra

• A la izquierda, los productos con receta: código, nombre, rinde e insumos.
• A la derecha, la receta elegida: cada insumo con unidad, cantidad, costo promedio y valor.
• Arriba a la derecha, lo que cuestan los materiales al costo de hoy.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Producción › Fórmulas/Recetas.
2. Pulse «＋ Nueva receta»: el editor de la derecha queda en blanco.
3. Pulse «🔍 Elegir…» y elija el producto que se elabora.
4. Escriba «Rinde (cantidad base)» y las «Horas» para esa cantidad.
5. Pulse «＋ Insumo» por cada insumo y escriba su cantidad para la cantidad base.
6. Pulse «✔ Guardar receta»: sale «Receta de … guardada».

Qué genera en contabilidad

No genera asientos: es un catálogo. La orden de producción usa la receta para sacar los insumos.

• Si el producto ya tenía receta, la nueva la reemplaza.
• «Eliminar» desactiva la receta con clave supervisora; las órdenes ya hechas no cambian.
• Avisa si un insumo vale menos de un centavo por unidad: conviene llevarlo en G o ML.

Errores comunes

Relacionadas: Lista Producciones (5.5.1), Productos (5.2.1)

Botones de esta pantalla

Buscador de productos

Se abre con «🔍 Elegir…»: escriba código, nombre o código de barras, elija la fila y pulse «Aceptar».

Practique:

1. Abra Inventarios › Producción › Fórmulas/Recetas en la demo.
2. Elija CAJ-PC-RIEL… en la izquierda: la receta lleva tres insumos.
3. Mire «Materiales al costo de hoy»: cerca de $ 32,26.
4. Elija una camisa de la lista: su receta lleva 14 insumos.
5. Pulse «Cancelar» para salir sin grabar.

5.5.3 Gastos Indirectos

Inventarios › Producción › Gastos Indirectos

Las cuentas de mano de obra y costos indirectos cuyo saldo del mes se reparte entre lo producido.

Quién la usa: El contador de costos.

Cuándo: Al implementar la producción, y cuando se agrega una cuenta de costo de la planta.

Antes de empezar

• Tener las cuentas de producción en el Catálogo de Cuentas.

Qué muestra

• Arriba, el mes de los saldos.
• La tarjeta de capacidad normal: base, horas por trabajador, trabajadores, eficiencia y unidades.
• Cada cuenta con su nombre, la casilla «Costo fijo» y el saldo del mes. Abajo, el total provisionado.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Producción › Gastos Indirectos.
2. Pulse «＋ Agregar cuenta» y elija una cuenta de movimiento.
3. Marque «Costo fijo» en las que no cambian con el volumen: se graba al marcar.
4. En «Capacidad normal sin máquinas», elija la base y escriba los datos.
5. Pulse «💾 Guardar capacidad»: sale «Capacidad normal guardada».

Qué genera en contabilidad

No genera asientos. La orden o la liquidación reparte el saldo de estas cuentas y lo deja en cero.

• Los costos fijos de la capacidad no usada van a capacidad ociosa (gasto del período, NIC 2).
• «Eliminar» quita la cuenta de la lista con clave supervisora; no borra la cuenta.
• Una capacidad vacía usa el promedio de los últimos 12 meses con producción.

Errores comunes

Relacionadas: Centros de Producción (1.2.4), Liquidar órdenes de producción (5.5.4)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Inventarios › Producción › Gastos Indirectos en la demo: salen tres cuentas.
2. Mire la casilla «Costo fijo»: solo está marcada MANO DE OBRA INDIRECTA.
3. Lea «Horas por trabajador al mes»: 160, con eficiencia normal de 85 %.
4. Pulse «Cancelar» sin marcar ni guardar nada.

5.5.4 Liquidar órdenes de producción

Inventarios › Producción › Liquidar órdenes de producción

Reparte el costo de producción del mes (mano de obra y costos indirectos) entre las órdenes del mes.

Quién la usa: El contador de costos.

Cuándo: Una vez al mes, después de registrar todas las órdenes y provisiones del mes.

Antes de empezar

• Tener las órdenes del mes registradas.
• Tener configurados los Centros de Producción y los Gastos Indirectos.

Qué muestra

• Cabecera: número LOP, fecha, período del costo, horas no trabajadas, concepto y mes.
• En naranja, las órdenes pendientes de otros meses: se liquidan en su propio mes.
• Pestañas: órdenes pendientes, centros, reparto de servicios y productos con su costo unitario.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Producción › Liquidar órdenes de producción: sale el mes más antiguo con pendientes.
2. Revise «Mes» y la «Fecha»: el costo es del día 1 a esa fecha.
3. Elija el trato de las «Horas no trabajadas» (Normal, Absorber o Gasto).
4. Revise las órdenes marcadas en «1 Órdenes pendientes».
5. Pulse «⚖ Calcular vista previa» y revise las pestañas 2, 3 y 4.
6. Pulse «✔ Aceptar»: se graba la liquidación LOP con su asiento.

Qué genera en contabilidad

Graba un asiento DN que deja en cero las cuentas de producción contra el inventario de los productos.

• Ajusta el costo en el kárdex de cada producto el día 1 del mes.
• Actualiza las líneas de costo de las ventas de ese mes (recosteo).
• Las horas no usadas bajo la capacidad normal van a capacidad ociosa (NIC 2).

Errores comunes

Relacionadas: Lista de Liquidaciones (5.5.5), Centros de Producción (1.2.4), Gastos Indirectos (5.5.3), Estado de Costos por Centro (5.5.6)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Inventarios › Producción › Liquidar órdenes de producción en la demo: sale «Septiembre» 2026.
2. Mire el aviso naranja: octubre tiene 3 órdenes pendientes.
3. Mire la columna «Máquina»: las órdenes no tienen máquina asignada.
4. Pulse la pestaña «4 Productos» para ver dónde saldrá el costo unitario.
5. Pulse «Cancelar». No pulse «Aceptar» en la práctica.

5.5.5 Lista de Liquidaciones

Inventarios › Producción › Lista de Liquidaciones

La lista de las liquidaciones de producción (LOP): el costo del mes repartido a las órdenes.

Quién la usa: El contador de costos.

Cuándo: Al cierre de cada mes con producción, y para revisar o anular una liquidación.

Antes de empezar

• Tener registradas las órdenes de producción del mes.

Qué muestra

• Fecha, número (LOP-…), órdenes incluidas, método (por horas o por centros), concepto, total, diario y estado.
• Abajo, el número de registros y el total liquidado.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Producción › Lista de Liquidaciones.
2. Pulse «＋ Liquidar producciones» para liquidar un mes.
3. Haga doble clic en una liquidación para verla en solo lectura.
4. Para corregirla, elíjala y pulse «Anular»; luego liquide de nuevo.

Qué genera en contabilidad

Cada liquidación graba un asiento DN: inventario de los productos contra las cuentas de producción (mano de obra y costos indirectos), con su centro de costo.

• La liquidación recostea el kárdex el día 1 del mes y actualiza las líneas de costo de las ventas de ese mes.
• «Anular» reversa el asiento, devuelve el kárdex y deja las órdenes pendientes.

Errores comunes

Relacionadas: Liquidar órdenes de producción (5.5.4), Lista Producciones (5.5.1), Kárdex por Producto (5.6.1)

Botones de esta pantalla

Asiento de la liquidación

El diario DN-0000094 de LOP-0000013: inventario al debe; mano de obra y costos indirectos al haber, con los centros PLA y BOD.

Practique:

1. Abra Inventarios › Producción › Lista de Liquidaciones en la demo: salen 10 liquidaciones.
2. Mire la columna «Órdenes»: cada liquidación toma las órdenes de su mes.
3. Elija LOP-0000013 y pulse «Buscar Diario»: se abre el DN-0000094.
4. Vuelva con «Cerrar». No pulse «Anular» en la práctica.

5.5.6 Estado de Costos por Centro

Inventarios › Producción › Estado de Costos por Centro

El informe del costo de producción del período, por cuenta y por centro de costo, con el costo por hora.

Quién la usa: El contador de costos y el jefe de producción.

Cuándo: Antes y después de liquidar cada mes, para revisar de dónde sale el costo.

Antes de empezar

• Tener registradas las provisiones de producción con su centro de costo.

Qué muestra

• «Costo por cuenta y centro»: cada cuenta de producción con una columna por centro, subtotales y total.
• «Horas y costo unitario»: horas trabajadas y no trabajadas, costo por hora, reparto de servicios y costo unitario por producto.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Producción › Estado de Costos por Centro: sale el mes en curso.
2. Cambie «Desde» y «Hasta» al período que quiere ver.
3. Pulse «↻ Consultar».
4. Pase a la pestaña «Horas y costo unitario» para ver máquinas y productos.

Qué genera en contabilidad

No genera asientos: lee el libro, sin las liquidaciones ni el cierre anual.

• En un mes sin liquidar, el costo unitario es provisional.

Errores comunes

Relacionadas: Liquidar órdenes de producción (5.5.4), Estado Resultados x CC (1.2.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Inventarios › Producción › Estado de Costos por Centro en la demo: sale vacío (mes en curso).
2. Cambie «Desde» a 01/01/2026 y pulse «↻ Consultar».
3. Busque las columnas PLA y BOD: ahí se cargan la mano de obra y los costos indirectos.
4. Pase a «Horas y costo unitario» y vuelva con «Cerrar».

5.6 Reportes

5.6.1 Kárdex por Producto

Inventarios › Reportes › Kárdex por Producto

El kárdex valorado de un producto: cada entrada y salida con su costo y el saldo que va quedando.

Quién la usa: El encargado de inventarios, el contador y el auditor.

Cuándo: Al revisar el costo de un producto, una diferencia en bodega o un movimiento raro.

Antes de empezar

• Tener movimientos del producto (compras, ventas, ajustes u órdenes de producción).

Qué muestra

• Un gráfico de la existencia y el costo promedio en el tiempo.
• Por movimiento: fecha, tipo, documento, bodega, entrada, salida, existencia, costo unitario, valores, saldo, costo promedio y diario.
• Primero el saldo inicial; abajo, el número de filas.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Reportes › Kárdex por Producto: sale desde el 1 de enero hasta hoy.
2. Escriba el código o el nombre en «Producto» y elíjalo de la lista.
3. Elija una «Bodega» o deje «Todas las bodegas».
4. Pulse «Generar»: salen el gráfico y los movimientos.
5. Haga doble clic en un movimiento para ver su asiento.

Qué genera en contabilidad

No genera asientos: solo lee el kárdex. Cada movimiento lleva el número de su diario.

• Con una bodega elegida, la existencia es la de esa bodega al costo promedio del producto.

Errores comunes

Relacionadas: Existencias Valoradas (5.6.2), Conciliación Kárdex (5.6.3), Productos (5.2.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Inventarios › Reportes › Kárdex por Producto en la demo: sale «Elija un producto».
2. Escriba «CABL-CONC» en «Producto» y elija el cable concéntrico.
3. Pulse «Generar»: salen el gráfico y los movimientos del año.
4. Haga doble clic en una venta: se abre su asiento. Vuelva con «Cerrar».

5.6.2 Existencias Valoradas

Inventarios › Reportes › Existencias Valoradas

Cuánto hay de cada producto a una fecha y cuánto vale, al costo promedio del kárdex.

Quién la usa: El contador, el gerente y el encargado de inventarios.

Cuándo: Al cierre de cada mes, antes de una toma física y para el balance.

Antes de empezar

• Tener el kárdex al día (compras, ventas y ajustes registrados).

Qué muestra

• Tarjetas: valor del inventario, número de productos, el de mayor valor y existencias negativas.
• Un gráfico con los 10 productos de mayor valor.
• Por cuenta de inventario: código, producto, unidad, existencia, comprometido, costo promedio, valor y % del total.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Reportes › Existencias Valoradas: sale con corte a hoy.
2. Cambie la fecha de «Al corte» si quiere otra fecha.
3. Elija una «Bodega» o deje «Todas las bodegas».
4. Pulse «Generar».
5. Haga doble clic en un producto para abrir su kárdex.

Qué genera en contabilidad

No genera asientos: lee el kárdex. El total de cada cuenta debe cuadrar con el libro (Conciliación Kárdex).

• «Comprometido» es lo apartado por pedidos de venta pendientes de entrega: no se vende a otro.

Errores comunes

Relacionadas: Kárdex por Producto (5.6.1), Conciliación Kárdex (5.6.3), Toma Física (5.3.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Inventarios › Reportes › Existencias Valoradas en la demo.
2. Mire «Valor del inventario»: cerca de $ 121.996 en todas las bodegas.
3. Mire «Existencias negativas»: debe decir 0.
4. Haga doble clic en CABL-CONC-INCABL-063: se abre su kárdex. Vuelva con «Cerrar».

5.6.3 Conciliación Kárdex

Inventarios › Reportes › Conciliación Kárdex

Compara, por cuenta de inventario, el valor del kárdex con el saldo del libro a una fecha.

Quién la usa: El contador y el auditor.

Cuándo: Al cierre de cada mes, antes de presentar el balance.

Antes de empezar

• Tener el mes registrado: compras, ventas, ajustes y liquidaciones.

Qué muestra

• Tarjetas: estado, valor del kárdex, saldo del libro y diferencia.
• Por cuenta: kárdex, libro, diferencia y «Por contabilizar». Al final, el total.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Reportes › Conciliación Kárdex: sale con corte a hoy.
2. Cambie la fecha de «Al corte» al último día del mes.
3. Pulse «↻ Generar».
4. Mire la tarjeta «Estado»: debe decir «Cuadra».
5. Si hay diferencia, haga doble clic en la cuenta para abrir su Libro Mayor.

Qué genera en contabilidad

No genera asientos: compara el kárdex con el libro.

• «Por contabilizar» muestra el ajuste de una liquidación: entra al kárdex el día 1 y su asiento lleva la fecha de la liquidación. A mitad de mes es una diferencia esperada.

Errores comunes

Relacionadas: Existencias Valoradas (5.6.2), Libro Mayor (1.1.4), Kárdex por Producto (5.6.1)

Botones de esta pantalla

Libro Mayor de la cuenta

Con «Ver» sobre 1141001 se abre su Libro Mayor del año: saldo inicial, débitos, créditos y saldo final de $ 81.693,22, igual al kárdex.

Practique:

1. Abra Inventarios › Reportes › Conciliación Kárdex en la demo.
2. Mire la tarjeta «Estado»: dice «Cuadra», con diferencia $ 0,00.
3. Elija la fila 1141001 y pulse «Ver»: el saldo final del mayor es $ 81.693,22.
4. Vuelva y pulse «Cerrar».

5.6.4 Diarios Inventarios

Inventarios › Reportes › Diarios Inventarios

La lista de los asientos DN: los que nacen de órdenes de producción, ajustes, tomas físicas y liquidaciones.

Quién la usa: El contador.

Cuándo: Al revisar el mes, o para encontrar el asiento de un movimiento de inventario.

Qué muestra

• Fecha, diario N.º, transacción, documento, concepto, importe, referencia y estado.
• Abajo, el número de registros y el total del debe.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Reportes › Diarios Inventarios: sale desde el 1 de enero, tipo «DN».
2. Cambie «Desde» y «Hasta» y el «Estado» si hace falta.
3. Escriba en la búsqueda un número, documento o concepto.
4. Haga doble clic en un asiento para verlo.
5. Para ir al documento que lo generó, elíjalo y pulse «Buscar Diario».

Qué genera en contabilidad

No genera asientos: lista los del diario DN. El tipo queda fijo y no se puede cambiar.

• Los asientos DN no se editan a mano: se corrigen desde su documento de origen.

Errores comunes

Relacionadas: Listado Diarios (1.1.3), Lista Producciones (5.5.1), Ajustes de Ingreso (5.3.2)

Botones de esta pantalla

Asiento DN

El DN-0000088 de la orden OPR-0000025: inventario industrial al debe y materia prima al haber. Arriba dice «se corrige desde su documento de origen».

Practique:

1. Abra Inventarios › Reportes › Diarios Inventarios en la demo: salen 77 asientos.
2. Escriba «Conteo» en la búsqueda: quedan los ajustes de las tomas físicas.
3. Borre la búsqueda y haga doble clic en DN-0000088: se abre el asiento.
4. Mire abajo «Cuadra» y vuelva con «Cerrar».

5.6.5 Productos con novedades

Inventarios › Reportes › Productos con novedades

Un resumen de lo que falta para operar sin errores: productos sin cuenta de inventario, de costo, de ingreso o de gasto, tarifas de IVA dudosas o ya no vigentes, y cuentas automáticas sin ligar.

Quién la usa: El contador o quien implementa el sistema.

Cuándo: Antes de empezar a facturar y cada vez que se cargan productos nuevos o se importan.

Antes de empezar

• Tener los productos creados o importados.

Qué muestra

• Cada fila: el producto o la cuenta, el nivel (Error o Revisar), la novedad y su botón de solución.
• Errores: una cuenta que no existe, está inactiva o no es de movimiento; un activo fijo sin cuenta.
• Avisos: un producto que usa la cuenta automática; un libro con IVA; una tarifa de 0 % que conviene confirmar; una tarifa que ya no está vigente.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Reportes › Productos con novedades.
2. Lea el conteo de arriba: cuántos errores y avisos hay.
3. Empiece por las filas «Error»: impiden grabar documentos con ese producto.
4. Pulse «Corregir» en la fila: se abre la ficha del producto o el Catálogo de Cuentas para crear la cuenta.
5. En una cuenta automática sin ligar, pulse «Ligar cuenta».
6. Pulse «Volver a revisar» hasta que el mensaje diga «Sin novedades».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. Deja listas las cuentas que usarán las compras, las ventas y el kárdex.

• El mismo resumen sale en el control 8 del Resumen del Asistente de Implementación y debajo de las pestañas de la ficha de cada producto.
• Al elegir un producto en ajustes, transferencias o producción, si le falta la cuenta de inventario o de costo, el sistema ofrece corregirlo en ese momento.

Errores comunes

Relacionadas: Productos (5.2.1), Catálogo de Cuentas (1.1.1), Ligar Cuentas (9.2.6)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Inventarios › Reportes › Productos con novedades en la demo.
2. Lea el conteo de errores y avisos.
3. Pulse «Corregir» en un aviso: se abre la ficha del producto. Ciérrela sin grabar.
4. Pulse «Volver a revisar»: el conteo es el mismo, porque no cambió nada.

5.7 Códigos de barras

5.7.1 Imprimir códigos de barras y etiquetas

Inventarios › Códigos de barras › Imprimir códigos de barras y etiquetas

Los códigos de barras de un producto (unidad, caja, variante) y la impresión de sus etiquetas.

Quién la usa: El bodeguero o el encargado de compras.

Cuándo: Al crear un producto, al recibir una caja nueva o cuando hay que etiquetar la mercadería.

Antes de empezar

• El producto creado en Inventarios.

Qué muestra

• Los códigos del producto: código, tipo, presentación, factor, variante y si es principal o adicional.
• Mientras escribe, «✔» con el tipo si el código es válido, o «✖» con el motivo.

Pasos:

1. Abra Inventarios › Códigos de barras › Imprimir códigos de barras y etiquetas.
2. Pulse «Elegir producto» y búsquelo.
3. Escanee o escriba el código en «Agregar código»; si no tiene, pulse «Generar interno».
4. Elija la presentación y el factor, y pulse «Agregar».
5. Pulse «Imprimir etiquetas», elija la plantilla y genere el PDF o envíe a la impresora Zebra.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: es un dato del producto.

• El tipo de código y su dígito verificador se revisan mientras se escribe.
• «Desactivar» pide confirmación y clave supervisora; el código queda inactivo, no se borra.
• El código principal no se desactiva.

Errores comunes

Relacionadas: Bodegas (5.2.5)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Inventarios › Códigos de barras › Imprimir códigos de barras y etiquetas en la demo.
2. Pulse «Elegir producto» y elija el primero de la lista: se ven sus códigos.
3. Escriba «123» en el código: sale «✖» y «Agregar» queda apagado.
4. Pulse «Generar interno»: aparece un EAN-13 que empieza con 20.
5. Pulse «Cerrar» sin agregar.

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