9. Sistemas

Sistemas reúne lo que se hace pocas veces pero sostiene todo lo demás: crear o abrir la base de datos de la empresa, el Asistente de Implementación, las numeraciones, los usuarios, los respaldos y la factura electrónica.

Sistemas no tiene tablero. Al pulsar «Sistemas» en la barra de módulos se despliega directamente su menú «☰ Funciones», con cinco grupos.

• Configuración Inicial: crear o abrir la base, el Asistente de Implementación, la plantilla del catálogo de cuentas y el catálogo legal del país.
• Asistente Implementación: cada paso del Asistente por separado (Regional, Info Empresa, importar datos, cuentas ligadas).
• Configuración: usuarios y permisos, documentos, seriales, tasas de cambio, feriados, respaldos, correo técnico y bitácora.
• Factura Electrónica: conexión con el SRI, envío de comprobantes, XML recibidos y auditorías.
• Herramientas: utilidades del técnico, como el servidor multiusuario.

Practique:

1. Entre a la demo con el usuario demo y la clave demo1234.
2. Pulse «Sistemas» en la barra de módulos: se despliega el menú con los cinco grupos.
3. Pase el mouse por «Configuración Inicial»: aparecen Crear Base de Datos, Abrir Base de Datos y las demás.
4. Pulse fuera del menú para cerrarlo sin abrir nada.

9.1 Configuración Inicial

9.1.1 Crear Base de Datos

Sistemas › Configuración Inicial › Crear Base de Datos

Crea la base de datos de una empresa nueva, con su usuario principal. Cada empresa lleva su propia base: la contabilidad de una nunca se mezcla con otra.

Quién la usa: Administrador del sistema o técnico que implementa.

Cuándo: Una sola vez por empresa, al empezar a usar el programa.

Antes de empezar

• Tener a mano un nombre corto para la base, sin espacios (p. ej. Ferreteria_Andina).
• Elegir el usuario principal y una clave segura: 8 o más caracteres, con mayúscula, minúscula y número.
• Que nadie tenga abierta la base plantilla del sistema en otro programa.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración Inicial › Crear Base de Datos: aparece «Crear base de datos».
2. Escriba el «Nombre de la base»: empieza con letra y lleva solo letras, números o guion bajo.
3. Escriba la «Empresa» (razón social); puede completarla después en el Asistente.
4. Escriba el «Usuario principal», la «Clave» y repítala en «Confirmar clave».
5. Lea el aviso rojo, si aparece: dice qué falta. «Crear y entrar» se activa cuando todo está bien.
6. Pulse «Crear y entrar»: el programa se cierra y vuelve a abrir en la base nueva.
7. Entre con el usuario y la clave que eligió: se abre el Asistente de Implementación.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. La base nace sin movimientos, con el catálogo y las tablas de la plantilla del país.

• Los usuarios de la plantilla quedan inactivos: solo entra el usuario principal que usted creó.
• La base nueva queda con el país, la moneda, el idioma y la razón social, pero sin RUC, provincia, ciudad ni logo: esos datos se completan en el Asistente.

Errores comunes

Relacionadas: Abrir Base de Datos (9.1.2), Asistente de Implementación (9.1.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración Inicial › Crear Base de Datos en la demo.
2. Escriba «mi empresa» en «Nombre de la base»: aparece el aviso del nombre (lleva un espacio).
3. Cámbielo por «Mi_Empresa_Prueba»: el aviso pasa a pedir el usuario.
4. Escriba «demo» como usuario: el aviso dice que está reservado para las demos.
5. Pulse «Cancelar»: no se crea ninguna base.

9.1.2 Abrir Base de Datos

Sistemas › Configuración Inicial › Abrir Base de Datos

Cambia a otra empresa (otra base de datos) o a una demo. El programa se vuelve a abrir en la base elegida, con su propia pantalla de entrada.

Quién la usa: Contador o técnico que atiende varias empresas.

Cuándo: Cada vez que necesite trabajar en otra empresa.

Antes de empezar

• Tener usuario y clave en la base de destino: cada base tiene sus propios usuarios.
• Grabar o cancelar lo que tenga abierto: el programa se cierra al cambiar de base.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración Inicial › Abrir Base de Datos: aparece la lista «Todas las bases».
2. Despliegue la lista y elija la empresa; cada línea muestra la base y la razón social.
3. Pulse «Abrir»: el programa se cierra y se abre otra vez en la base elegida.
4. Entre con su usuario y clave de esa base.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo cambia de base.

Errores comunes

Relacionadas: Crear Base de Datos (9.1.1), Respaldos (9.3.6)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración Inicial › Abrir Base de Datos en la demo.
2. Despliegue «Todas las bases»: ve las bases del servidor con su razón social.
3. Pulse «Salir»: sigue trabajando en la demo, sin cambios.

9.1.3 Asistente de Implementación

Sistemas › Configuración Inicial › Asistente de Implementación

Guía por pestañas que deja la empresa lista para trabajar: país, datos, actividad, impuestos, cuentas, numeraciones, factura electrónica y nómina.

Quién la usa: Administrador, contador o técnico que implementa.

Cuándo: Al crear la base y cada vez que cambie un dato de configuración.

Antes de empezar

• Tener a mano el RUC, la dirección y el régimen tributario de la empresa.
• Si viene de otro sistema, tener el plan de cuentas o los datos en Excel o texto.

Qué muestra

• Las 12 pestañas: Inicio, Regionalización, Datos Empresa, Actividad, Datos Fiscales, Importar Datos, Impuestos y Retenciones, Cuentas Ligadas, Configuración, F. Electrónica, RRHH y Resumen.
• Arriba, la licencia, el estado de la base y los botones de idioma.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración Inicial › Asistente de Implementación: aparece la pestaña «Inicio».
2. Pase el mouse por el borde derecho y pulse «INICIAR»: se verifica la base y pasa a «Regionalización».
3. Complete cada pestaña en orden y pulse el botón verde del panel: «GUARDAR», «APLICAR» o «CONTINUAR».
4. Al guardar, el Asistente pasa solo a la pestaña siguiente.
5. Si una pestaña ya tiene datos, pulse «EDITAR» para cambiarlos y luego «GUARDAR».
6. En «Resumen» revise las validaciones y pulse «FINALIZAR».
7. Puede salir con «SALIR» y volver después: cada pestaña guarda al instante.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. Deja listo lo que usan los asientos: catálogo, cuentas ligadas y seriales.

Errores comunes

Relacionadas: Regional (9.2.1), Info Empresa (9.2.2), Ligar Cuentas (9.2.6), Seriales (9.3.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración Inicial › Asistente de Implementación en la demo.
2. Lea la lista «¿Qué vas a hacer aquí?»: son los pasos del Asistente.
3. Pulse la pestaña «Regionalización»: ve el país, la ubicación y la moneda de la demo.
4. Pase el mouse por el borde derecho: aparece el panel con «EDITAR» y «SALIR».
5. Pulse «SALIR» y responda «Sí» (o «Yes»): el Asistente se cierra sin cambios.

9.1.4 Plantilla de Catálogo de Cuentas

Sistemas › Configuración Inicial › Plantilla de Catálogo de Cuentas

Carga en el catálogo de cuentas un plan ya armado para el país. Las cuentas que ya existen se actualizan; las nuevas se agregan.

Quién la usa: Contador.

Cuándo: Al implementar una empresa nueva, antes de registrar asientos.

Antes de empezar

• Una empresa nueva o sin movimientos, si piensa reemplazar el catálogo.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración Inicial › Plantilla de Catálogo de Cuentas.
2. En «Plantillas disponibles» elija la plantilla; a la derecha se ve su «Previsualización».
3. Haga clic en una cuenta: abajo aparece su equivalencia en otros catálogos (Colombia, México, Perú, España).
4. Deje sin marcar «Reemplazar catálogo existente», salvo en una empresa sin asientos.
5. Pulse «Aplicar plantilla» y confirme con «Sí» (o «Yes»): aparece el mensaje con el resultado.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo crea o actualiza cuentas del catálogo.

Errores comunes

Relacionadas: Catálogo de Cuentas (1.1.1), Catálogo Legal (9.1.5), Importar Contabilidad (9.2.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración Inicial › Plantilla de Catálogo de Cuentas en la demo.
2. Elija la plantilla de la lista: a la derecha aparecen sus cuentas.
3. Haga clic en «CAJA MONEDA NACIONAL»: abajo se ve su equivalencia en otros países.
4. Lea la cifra de abajo: cuántas cuentas tiene la plantilla.
5. Salga sin pulsar «Aplicar plantilla».

9.1.5 Catálogo Legal

Sistemas › Configuración Inicial › Catálogo Legal

Actualiza la base con el catálogo legal del país: plan de cuentas oficial, tasas de IVA, retenciones y tablas de Recursos Humanos. Solo agrega lo que falta y cierra vigencias.

Quién la usa: Contador o administrador.

Cuándo: Cuando cambia la ley o llega una versión nueva del catálogo con una actualización del programa.

Antes de empezar

• La clave supervisora, si va a reemplazar valores que la empresa cambió.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración Inicial › Catálogo Legal: arriba se ve el archivo, su versión y la última aplicada en esta base.
2. Pulse «Revisar»: la tabla muestra por sección cuántos registros se agregan y qué vigencias se cierran.
3. Lea las filas «Distinto, no se toca»: son valores que la empresa cambió y se respetan.
4. Si quiere reemplazarlos, marque la casilla «Reemplazar también…» (pedirá la clave supervisora).
5. Pulse «Aplicar» y confirme con «Sí» (o «Yes»): abajo aparece «Aplicado.» con el resumen.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. Nunca borra ni renombra cuentas de la empresa.

• Queda registrada la versión aplicada, la fecha y el usuario.

Errores comunes

Relacionadas: Plantilla de Catálogo de Cuentas (9.1.4), Tasas IVA (1.3.1), Retenciones (1.3.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración Inicial › Catálogo Legal en la demo.
2. Lea la versión del archivo y la línea de la última aplicada.
3. Pulse «Revisar»: la tabla muestra las secciones con sus cambios.
4. Pulse «Cerrar» sin aplicar.

9.2 Asistente Implementación (cada paso del Asistente, por separado)

9.2.1 Regional

Sistemas › Asistente Implementación › Regional

Paso «Regionalización» del Asistente: el país, la ubicación de la empresa (región, provincia, cantón, ciudad, parroquia) y la moneda principal.

Quién la usa: Administrador o técnico que implementa.

Cuándo: Al implementar la empresa; después, solo si cambia de domicilio.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Regional: el Asistente abre en «Regionalización».
2. Si ya hay datos, pase el mouse por el borde derecho y pulse «EDITAR»: aparecen los desplegables.
3. Elija el «País»: se muestra su bandera y se cargan sus regiones.
4. Elija en orden Región, Provincia, Cantón y Ciudad; cada lista se llena con la anterior.
5. Elija la «Parroquia/Distrito» si aplica y la «Moneda Principal».
6. Pulse «GUARDAR»: aparece «Regionalización guardada correctamente.» y pasa a «Datos Empresa».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El país decide las reglas de identificación, impuestos y catálogos que usa la empresa.

Errores comunes

Relacionadas: Info Empresa (9.2.2), Asistente de Implementación (9.1.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Regional en la demo.
2. Lea los datos: Ecuador, Guayas, Guayaquil y Dólar (USD).
3. Pase el mouse por el borde derecho y pulse «EDITAR»: aparecen los desplegables.
4. Despliegue «Provincia»: ve las provincias de la región elegida.
5. Pulse «GUARDAR» sin cambiar nada: aparece «Regionalización guardada correctamente.».

9.2.2 Info Empresa

Sistemas › Asistente Implementación › Info Empresa

Paso «Datos Empresa» del Asistente: idioma, giro de negocio, datos legales, ubicación, contacto y logotipo de la empresa.

Quién la usa: Administrador o contador.

Cuándo: Al implementar la empresa, antes del primer asiento.

Antes de empezar

• Haber guardado «Regionalización»: el RUC se valida con la regla del país.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Info Empresa: se abre «Datos de la Empresa».
2. En «General e Industria» elija el idioma y el «Giro de Negocio / Industria».
3. Elija «Persona Jurídica» o «Persona Natural» y escriba «RUC / ID Fiscal» y «Razón Social».
4. Marque las casillas tributarias que correspondan (Contribuyente Especial, Obligado a llevar Contabilidad…).
5. Complete las pestañas «Ubicación» y «Contacto y Logotipo»; con «Cargar Logo» elija la imagen.
6. Pulse «GUARDAR» en el panel derecho: aparece «Datos de la empresa guardados.».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Las casillas tributarias deciden quién retiene a quién en compras y ventas.
• El logotipo sale en los documentos impresos.

Errores comunes

Relacionadas: Regional (9.2.1), Asistente de Implementación (9.1.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Info Empresa en la demo.
2. Lea el RUC y la razón social de la empresa demo.
3. Pulse la pestaña «Contacto y Logotipo»: ve el correo, el teléfono y el logo.
4. Pase el mouse por el borde derecho y pulse «EDITAR»: aparece «Edición Restringida», porque la demo ya tiene asientos.
5. Pulse «OK»: los datos siguen intactos.

9.2.3 Importar Contabilidad

Sistemas › Asistente Implementación › Importar Contabilidad

Paso «Importar Datos» del Asistente, con el tipo «Plan de Cuentas»: carga el catálogo de cuentas desde un archivo de Excel, CSV o texto.

Quién la usa: Contador o técnico que implementa.

Cuándo: Al implementar la empresa, antes del primer asiento; o cuando trae el plan de otro sistema.

Antes de empezar

• Tener el plan en un archivo .xlsx, .xls, .csv, .tsv o .txt, con una fila de títulos.
• Si no tiene uno, el programa propone el plan del país de la empresa.

Qué muestra

• «Columnas Archivo»: los títulos de su archivo.
• «Campos Sistema»: dónde se guarda cada dato.
• «Mapeo Final»: los enlaces que se usarán.
• Abajo, el registro con cada paso y la barra de avance.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Importar Contabilidad: el «Tipo de Datos» ya dice «Plan de Cuentas».
2. Mire «Archivo»: si existe, ya está cargado el plan del país y el registro de abajo lo dice.
3. Para usar su propio archivo pulse «Seleccionar Archivo» y elíjalo.
4. Revise «Mapeo Final»: cada columna del archivo con su campo del sistema.
5. Para enlazar a mano, haga clic en una columna de «Columnas Archivo» y luego en un «Campos Sistema».
6. Pulse «EJECUTAR IMPORTACIÓN»: al terminar aparece el resumen de nuevos, actualizados y saltados.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: crea o actualiza cuentas del catálogo.

• Al terminar, el Asistente propone las Ligar Cuentas que faltan; se graban con «GUARDAR LIGADAS».
• Queda una fila de auditoría con el archivo y el usuario.

Errores comunes

Relacionadas: Plantilla de Catálogo de Cuentas (9.1.4), Ligar Cuentas (9.2.6), Catálogo de Cuentas (1.1.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Importar Contabilidad en la demo.
2. Lea el registro de abajo: dice cuántas filas y columnas tiene el archivo cargado.
3. Recorra «Mapeo Final»: cada columna tiene su flecha ➔ hacia un campo.
4. Pulse «Limpiar Mapeo»: la lista queda vacía y el registro dice «Mapeo limpiado.».
5. Cierre sin pulsar «EJECUTAR IMPORTACIÓN»: no se graba nada.

9.2.4 Importar Inventarios

Sistemas › Asistente Implementación › Importar Inventarios

Paso «Importar Datos» del Asistente, con el tipo «Grupos de Inventarios»: carga los grupos de productos. En la misma lista están Subgrupos, Marcas, Productos/Inventario y Lista de Precios.

Quién la usa: Encargado de bodega, contador o técnico que implementa.

Cuándo: Al implementar la empresa, después del plan de cuentas y antes de los productos.

Antes de empezar

• Importar primero los grupos, luego los subgrupos y las marcas, y al final los productos: cada uno usa los códigos del anterior.
• Tener cada lista en Excel, CSV o texto, con una fila de títulos.

Qué muestra

• Para grupos, los campos son: codigo_grupo, nombre_grupo, descripcion y activo.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Importar Inventarios: el «Tipo de Datos» dice «Grupos de Inventarios».
2. Para otra lista, despliegue «Tipo de Datos» y elija Subgrupos, Marcas o Productos/Inventario.
3. Pulse «Seleccionar Archivo» y elija su archivo: aparecen sus columnas.
4. Revise «Mapeo Final»; enlace a mano lo que falte (clic en la columna y luego en el campo).
5. Pulse «EJECUTAR IMPORTACIÓN» y lea el resumen.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

Errores comunes

Relacionadas: Importar Contabilidad (9.2.3), Importar Terceros (9.2.5)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Importar Inventarios en la demo.
2. Lea «Campos Sistema»: son los cuatro datos de un grupo.
3. Despliegue «Tipo de Datos» y elija «Marcas»: cambian los campos y el registro lo anota.
4. Salga sin importar: no se graba nada.

9.2.5 Importar Terceros

Sistemas › Asistente Implementación › Importar Terceros

Paso «Importar Datos» del Asistente, con el tipo «Expedientes»: carga clientes, proveedores y empleados en su ficha única (Expedientes).

Quién la usa: Contador o técnico que implementa.

Cuándo: Al implementar la empresa, antes de facturar o comprar.

Antes de empezar

• Tener la lista con RUC o cédula de cada persona o empresa.
• Una misma identificación es un solo expediente, aunque sea cliente y proveedor a la vez.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Importar Terceros: el «Tipo de Datos» dice «Expedientes».
2. Pulse «Seleccionar Archivo» y elija su lista.
3. Revise el mapeo: código, tipo, nombres, apellidos, empresa, tipo y número de documento.
4. Pulse «EJECUTAR IMPORTACIÓN»: antes se verifica que existan los catálogos que necesita.
5. Lea el resumen de nuevos, actualizados y saltados.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. Los saldos de clientes y proveedores no se cargan aquí.

Errores comunes

Relacionadas: Importar Contabilidad (9.2.3), Expedientes (6.2.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Importar Terceros en la demo.
2. Recorra «Campos Sistema»: ve todos los datos que acepta un expediente.
3. Mire «Archivo»: dice «Ninguno» hasta que elija uno.
4. Salga sin importar.

9.2.6 Ligar Cuentas

Sistemas › Asistente Implementación › Ligar Cuentas

Paso «Cuentas Ligadas» del Asistente: dice qué cuenta del plan usa el programa para cada concepto (utilidad del ejercicio, IVA, inventario, caja…) al generar los asientos solos.

Quién la usa: Contador.

Cuándo: Después de importar el plan de cuentas y antes del primer documento.

Antes de empezar

• Tener el plan de cuentas cargado.

Qué muestra

• Cada fila: el concepto, el código y el nombre de la cuenta.
• Fila en verde suave: ligada. Sin color: sin ligar.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Ligar Cuentas: se ven las pestañas Contabilidad, Ventas, Caja, Compras, Inventarios y POS.
2. Lea abajo «Cuentas ligadas: … / …»: cuántos conceptos tienen cuenta.
3. Si hay datos, pase el mouse por el borde derecho y pulse «EDITAR».
4. Pulse «Ligar con el plan de cuentas»: se proponen todas y un mensaje dice cuáles faltan.
5. Para elegir una a mano, pulse la lupa 🔍 de la fila y elija la cuenta.
6. Pulse «GUARDAR LIGADAS» en el panel derecho.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento, pero decide en qué cuentas caen todos los asientos automáticos.

• El cambio queda en la auditoría con la cuenta anterior y la nueva.

Errores comunes

Relacionadas: Importar Contabilidad (9.2.3), Catálogo de Cuentas (1.1.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Asistente Implementación › Ligar Cuentas en la demo.
2. Lea abajo cuántas cuentas están ligadas de un total.
3. Pulse la pestaña «Ventas»: ve los conceptos de ventas con sus cuentas.
4. Mire una fila sin color: es un concepto todavía sin cuenta.
5. Salga sin pulsar «EDITAR»: nada cambia.

9.3 Configuración

9.3.1 Grupos y Usuarios

Sistemas › Configuración › Grupos y Usuarios

Crea los usuarios que entran al programa y los grupos por puesto (Contador, Cajero…), y decide qué módulos y funciones ve cada uno.

Quién la usa: Administrador del sistema.

Cuándo: Al implementar, y cada vez que entra o sale una persona de la empresa.

Antes de empezar

• Saber el puesto de cada persona y qué debe ver.
• Tener la clave supervisora, si va a desactivar a alguien.

Qué muestra

• A la izquierda, la lista con buscador; a la derecha, la ficha con sus pestañas.
• Usuario: Datos, Grupos, Permisos propios y Acceso efectivo.
• Grupo: Datos, Integrantes y Permisos.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración › Grupos y Usuarios: arriba se ven los usuarios activos, los grupos y los administradores.
2. Pulse «Grupos» y luego «＋ Nuevo grupo»: escriba el nombre y pulse «Guardar cambios».
3. En la pestaña «Permisos» del grupo marque los módulos y funciones; pulse «Guardar cambios».
4. Pulse «Usuarios» y luego «＋ Nuevo usuario»: complete «Usuario», «Nombre completo» y la clave.
5. En la pestaña «Grupos» del usuario marque sus grupos y pulse «Guardar cambios».
6. Revise la pestaña «Acceso efectivo»: muestra lo que esa persona verá de verdad.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Cada cambio queda en el «Historial» con fecha y usuario.
• Desactivar no borra: el usuario ya no puede entrar y se puede reactivar.

Errores comunes

Relacionadas: Bitácora (9.3.9)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración › Grupos y Usuarios en la demo.
2. Pulse el usuario «demo»: se abre su ficha con la pestaña «Datos».
3. Pulse la pestaña «Acceso efectivo»: ve todo lo que el usuario demo puede abrir.
4. Pulse «Grupos»: la lista cambia a los grupos de la demo.
5. Salga sin pulsar «Guardar cambios»: nada cambia.

9.3.2 Documentos

Sistemas › Configuración › Documentos

Pestaña «Configuración › FORMULARIOS» del Asistente: el tamaño de hoja y la impresora de la factura y la nota de venta de oficina.

Quién la usa: Administrador o contador.

Cuándo: Al implementar, o al cambiar de impresora o de papel.

Antes de empezar

• Tener la impresora instalada en Windows.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración › Documentos: se abre la sub-pestaña «FORMULARIOS».
2. En «Factura y nota de venta (oficina)» elija el formato: A4, Carta, Oficio, A5 o rollo térmico.
3. En «Impresora» elija una de la lista o deje «(predeterminada de Windows)».
4. Mire a la derecha la vista previa con el formato elegido.
5. Pulse «GUARDAR FORMATOS»: el mensaje confirma el formato y la impresora.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Cada caja del punto de venta guarda su propio formato; los cheques se configuran por cuenta en Bancos.
• El cambio queda en la auditoría con el valor anterior y el nuevo.

Errores comunes

Relacionadas: Seriales (9.3.3)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración › Documentos en la demo.
2. Despliegue el formato y elija «Carta vertical»: cambia el título de la vista previa.
3. Vuelva a elegir «A4 vertical (210 × 297 mm)».
4. Salga sin pulsar «GUARDAR FORMATOS»: queda como estaba.

9.3.3 Seriales

Sistemas › Configuración › Seriales

Pestaña «Configuración › SERIALES» del Asistente: el próximo número de cada documento (facturas, recibos, notas, documentos internos) y la autorización del SRI de cada serie.

Quién la usa: Contador o administrador.

Cuándo: Al implementar, al abrir un punto de emisión nuevo o al recibir una autorización del SRI.

Antes de empezar

• Tener a mano el último número emitido de cada serie.
• Tener la clave supervisora, si va a bajar un número.

Qué muestra

• Cada fila: el documento, la serie (punto de emisión), el próximo número y la autorización.
• La pestaña «Diarios» muestra el número de cada diario, que es automático y no se edita.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración › Seriales: se abre la sub-pestaña «SERIALES».
2. Elija el grupo: «Ventas SRI», «Recibos y pagos», «Admin SRI», «Bancos», «Internos» o «Diarios».
3. En la columna «Próximo número» escriba el número que debe salir en el siguiente documento.
4. Si la serie tiene autorización del SRI, pulse ⚙️ en su fila, complete los datos y pulse «Guardar».
5. Pulse «💾 GUARDAR CONFIGURACIÓN MAESTRA»: el mensaje dice «Configuración guardada correctamente.»

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Solo se graban las filas que cambiaron.
• Cada cambio queda en la auditoría con el número anterior.

Errores comunes

Relacionadas: Documentos (9.3.2), Grupos y Usuarios (9.3.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración › Seriales en la demo.
2. Mire la fila «Factura de venta 001-001»: el próximo número es el de la siguiente factura.
3. Pulse ⚙️ en esa fila: se abre «Autorización SRI» con el número y el vencimiento.
4. Pulse «Cancelar» para cerrar sin cambios.
5. Pulse la pestaña «Diarios»: los números se ven, pero no se pueden escribir.

9.3.4 Tasas Cambio

Sistemas › Configuración › Tasas Cambio

Registra la tasa de cambio de cada día entre dos monedas, para los documentos en moneda extranjera.

Quién la usa: Contador o tesorero.

Cuándo: Cada día que haya un documento en otra moneda (euros, pesos…).

Antes de empezar

• Tener la tasa del día de una fuente confiable (banco central, banco, aduana).

Qué muestra

• Abajo, las tasas de los últimos 12 meses con su inversa.
• Arriba a la derecha, cuántas tasas hay y la moneda funcional de la empresa.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración › Tasas Cambio.
2. En «Fecha» deje el día de hoy o elíjalo con el calendario.
3. En «De» elija la moneda extranjera (por ejemplo EUR) y en «A» la moneda de la empresa.
4. En «Tasa» escriba cuántas unidades de «A» vale 1 unidad de «De», por ejemplo 1.0850.
5. En «Fuente» escriba de dónde sacó la tasa.
6. Pase el mouse por el borde derecho y pulse «Aceptar»: el mensaje dice «Tasa registrada.»

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. Los documentos usan la última tasa hasta su fecha.

• Grabar otra vez el mismo día y las mismas monedas actualiza la tasa («Tasa del día actualizada.»).
• Si solo existe la tasa contraria, el sistema usa su inversa.
• Eliminar desactiva la tasa con confirmación y clave supervisora; no se borra.

Errores comunes

Relacionadas: Regional (9.2.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración › Tasas Cambio en la demo.
2. Deje «De» en EUR y «A» en USD.
3. Escriba 1.0850 en «Tasa» y «Prueba» en «Fuente».
4. Pulse «Aceptar» en el panel derecho: la tasa aparece en la lista con su inversa.
5. Elíjala, pulse «Eliminar» y siga los avisos: desaparece de la lista.

9.3.5 Feriados por Decreto

Sistemas › Configuración › Feriados por Decreto

Registra los días de descanso que el gobierno decreta después de instalar el programa (jornada suspendida, feriado nuevo).

Quién la usa: Contador o administrador.

Cuándo: Cada vez que se publica un decreto que agrega un día de descanso.

Antes de empezar

• Tener el número del decreto y la fecha del día.

Qué muestra

• En medio, en solo lectura, los feriados nacionales del perfil del país para ese año.
• Abajo, los días que registró la empresa, con su decreto y su estado.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración › Feriados por Decreto.
2. En «Año» elija el año: la lista del medio muestra los feriados que ya trae el país.
3. Revise que el día no esté ya en esa lista.
4. En «Fecha» elija el día con el calendario.
5. Escriba la «Descripción» y el «Decreto o norma».
6. Pulse «Aceptar» en el panel derecho: el mensaje dice «Día por decreto registrado».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El vencimiento de las obligaciones con el SRI salta estos días, igual que los feriados nacionales.
• Doble clic en un día de abajo lo carga para editarlo.
• Eliminar pide un motivo y la clave supervisora; el día queda desactivado, no se borra.

Errores comunes

Relacionadas: Regional (9.2.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración › Feriados por Decreto en la demo.
2. En «Año» deje 2026: la lista del medio muestra los feriados nacionales de ese año.
3. Busque «Día de los Difuntos»: es un feriado del país y no se registra aquí.
4. Elija en «Fecha» un sábado: «Aceptar» sigue apagado, porque ya es día inhábil.
5. Marque «Ver desactivados»: la lista de abajo incluye los días quitados.

9.3.6 Respaldos

Sistemas › Configuración › Respaldos

Saca una copia cifrada de la base de datos de la empresa sin cerrar el programa, y desde ahí traslada o restaura la base.

Quién la usa: Administrador o el propio dueño.

Cuándo: Al cerrar cada día, antes de un cambio grande y antes de llevar la base a otra computadora.

Antes de empezar

• Elegir una clave del respaldo de al menos 8 caracteres y anotarla en lugar seguro.

Qué muestra

• La base abierta, la carpeta de destino, la barra de avance y el registro de actividad.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración › Respaldos: arriba se ve la base y la carpeta de destino.
2. Escriba la «Clave del respaldo» y repítala en «Confirmar clave».
3. Pulse «▶️ Iniciar respaldo»: la barra avanza y el registro cuenta cada paso.
4. Espere el mensaje «Respaldo exitoso».
5. Pulse «📂 Abrir carpeta» para ver el archivo del respaldo.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El respaldo va cifrado (AES-256): sin la clave nadie lo puede abrir, ni soporte.
• Respalda solo la base de datos; otros archivos se respaldan con UniqRestore.

Errores comunes

Relacionadas: Mail Técnico (9.3.8), Abrir Base de Datos (9.1.2)

Botones de esta pantalla

Trasladar o respaldar la base

«Otra carpeta…» cambia el destino. «Respaldar ahora» saca una copia; «Preparar traslado a otra computadora» además marca esta copia como trasladada (pide clave supervisora). En «Restaurar desde un respaldo» elija el archivo con «Buscar…», escriba el nombre de la base nueva y la clave, y pulse «Restaurar». La base anterior se aparta, no se borra.

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración › Respaldos en la demo.
2. Escriba «demo1234» en las dos casillas de clave: «Iniciar respaldo» se enciende.
3. Pulse «▶️ Iniciar respaldo» y espere «Respaldo exitoso».
4. Pulse «📂 Abrir carpeta»: ve el archivo nuevo con la fecha de hoy.
5. Pulse «🔁 Trasladar o restaurar…» y luego «Cerrar», sin cambiar nada.

9.3.7 Licencia

Sistemas › Configuración › Licencia

El estado de la licencia de la empresa y su activación con el código que entrega Encriptech. La licencia queda guardada en la base de datos de la empresa, atada a su servidor y a su RUC.

Quién la usa: El administrador del sistema.

Cuándo: Al comprar o renovar la licencia, y cuando la barra de estado avisa que vence o que falta confirmarla.

Antes de empezar

• Tener el código de activación (ERP-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX). Se pide a ventas@uniqsaas.com.
• Tener internet: se necesita para activar y para confirmar la licencia cada 30 días.
• Que el RUC de la empresa esté en Datos de la Empresa.

Qué muestra

• Plan, usuarios simultáneos, servidores, empresa, vencimiento, mantenimiento hasta, último chequeo y este servidor.
• Los avisos urgentes: vencimiento cercano o chequeo pendiente.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración › Licencia, o haga clic en la licencia de la barra de estado.
2. Lea el estado: plan, usuarios simultáneos, vencimiento y último chequeo.
3. Escriba el «Código de activación» y pulse «Activar».
4. Si la licencia ya está activa y la barra avisa que falta el chequeo, pulse «Confirmar ahora».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Sin licencia vigente la empresa abre en solo lectura: se consulta, imprime y respalda, pero no se graba nada. Nunca se pierden datos.
• Pasa a solo lectura si la licencia no se activó, venció, fue suspendida, es de otro servidor u otro RUC, o pasaron 45 días sin confirmarla (30 días más 15 de gracia).
• Al entrar se cuentan los usuarios conectados. Si ya están todos los puestos ocupados, el siguiente no entra.
• Una sesión sin actividad 15 minutos se cierra sola y libera el puesto.
• Las bases demo y plantilla no llevan licencia.

Errores comunes

Relacionadas: Sesiones Activas (9.5.1), Respaldos (9.3.6)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. En la demo, abra Sistemas › Configuración › Licencia.
2. Lea el estado: la demo no lleva licencia.
3. Pulse «Cerrar».

9.3.8 Mail Técnico

Sistemas › Configuración › Mail Técnico

Guarda el correo de soporte técnico: a dónde van los paquetes de diagnóstico, los errores del respaldo y los avisos del sistema.

Quién la usa: Administrador.

Cuándo: Al implementar, o cuando cambia la persona o empresa de soporte.

Antes de empezar

• Tener configurado el servidor de correo en Sistemas › Factura Electrónica › Seleccionar PAC (pestaña «Correo y Alertas»), si quiere enviar la prueba.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración › Mail Técnico.
2. En «Correo técnico (soporte)» escriba el correo de quien da soporte.
3. En «Copia (opcional)» escriba otros correos, separados por comas.
4. Pulse «✉ Enviar prueba»: el mensaje dice si salió.
5. Pulse «Aceptar» en el panel derecho: el mensaje dice «Correo técnico guardado.»

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El cambio queda en la auditoría con el correo anterior y el nuevo.
• En una base de demostración la prueba no se envía: dice «Prueba simulada».

Errores comunes

Relacionadas: Respaldos (9.3.6), Seleccionar PAC (9.4.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración › Mail Técnico en la demo.
2. Escriba «soporte@ejemplo.com» en «Correo técnico (soporte)».
3. Pulse «✉ Enviar prueba»: sale «Prueba simulada», porque es la demo.
4. Borre la arroba del correo: «Aceptar» se apaga hasta que el correo sea válido.

9.3.9 Bitácora

Sistemas › Configuración › Bitácora

Consulta quién hizo qué, cuándo y desde qué pantalla. Es solo de lectura: nadie puede cambiar ni borrar una fila.

Quién la usa: Administrador, contador o auditor.

Cuándo: Cuando necesita saber quién cambió un dato, o en una revisión de auditoría.

Antes de empezar

• Saber más o menos la fecha y el usuario que busca.

Qué muestra

• Cada fila: fecha y hora, usuario, acción, módulo, descripción y documento.
• En el detalle, los campos que cambiaron salen marcados con ●, y los pasos de una corrección con clave supervisora.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Configuración › Bitácora: aparecen las acciones de hoy.
2. Ajuste «Desde» y «Hasta» con el calendario.
3. Elija «Usuario», «Acción» o «Módulo / tabla», si quiere acotar.
4. Escriba en el buscador una palabra: busca también dentro de los datos cambiados.
5. Haga doble clic en una fila: se abre el detalle con los datos anteriores y nuevos.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Se muestran las filas más recientes hasta un límite; acote el filtro para ver las anteriores.
• «Imprimir» y «Exportar» del panel derecho usan la lista tal como se ve.

Errores comunes

Relacionadas: Grupos y Usuarios (9.3.1)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Configuración › Bitácora en la demo.
2. Mire las primeras filas: son las pantallas que usted acaba de abrir.
3. En «Acción» elija «Abrir pantalla»: solo quedan esas filas.
4. Haga doble clic en una fila: se abre el detalle; pulse «Cerrar».

9.4 Factura Electrónica (envío al SRI y comprobantes recibidos)

9.4.1 Seleccionar PAC

Sistemas › Factura Electrónica › Seleccionar PAC

Pestaña «F. Electrónica» del Asistente: el certificado de firma, el ambiente del SRI (pruebas o producción), el correo de envío y las carpetas de los comprobantes.

Quién la usa: Contador o administrador.

Cuándo: Al implementar la factura electrónica y cada vez que renueva el certificado.

Antes de empezar

• Tener el certificado de firma electrónica (.p12 o .pfx) y su contraseña.
• Tener el correo registrado en el SRI para el RUC de la empresa.

Qué muestra

• Cuatro pestañas: «Firma y Credenciales», «Configuración SRI», «Correo y Alertas» y «Archivos y Respaldos».

Pasos:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Seleccionar PAC: se abre «Firma y Credenciales».
2. Pulse 📁 y elija el archivo del certificado.
3. Escriba la «Contraseña Firma».
4. En «Configuración SRI» deje el ambiente de PRUEBAS hasta que todo funcione.
5. En «Correo y Alertas» escriba el correo registrado en el SRI.
6. Pulse «🔌 Probar Conexión SRI»: el mensaje dice hasta cuándo vale el certificado y si el SRI respondió.
7. Pulse «💾 GUARDAR CONFIGURACIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Las carpetas de los comprobantes se crean solas al guardar.
• Las claves se guardan cifradas; la auditoría solo dice «(clave cambiada)».

Errores comunes

Relacionadas: Enviar al SRI (9.4.2), Mail Técnico (9.3.8)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Seleccionar PAC en la demo.
2. Lea el recuadro «Información Importante».
3. Pulse la pestaña «Configuración SRI»: el ambiente de la demo es PRUEBAS.
4. Pulse «🔌 Probar Conexión SRI» sin certificado: sale «Debe seleccionar un certificado digital».
5. Salga sin guardar: nada cambia.

9.4.2 Enviar al SRI

Sistemas › Factura Electrónica › Enviar al SRI

Lista los comprobantes que emite la empresa (facturas, notas de crédito, retenciones, liquidaciones) con su estado en el SRI, y los firma, envía y consulta.

Quién la usa: Facturador o contador.

Cuándo: Cada día, después de emitir comprobantes, y cuando alguno quedó pendiente.

Antes de empezar

• Tener configurado el certificado en Sistemas › Factura Electrónica › Seleccionar PAC.

Qué muestra

• Cuatro tarjetas: comprobantes, autorizados, en el SRI y por enviar o corregir.
• Cada fila: fecha, tipo, número, cliente, total, estado SRI, autorización y mensaje del SRI.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Enviar al SRI: arriba se ve el ambiente (PRUEBAS o PRODUCCIÓN).
2. Elija el tipo de comprobante y el estado, por ejemplo «Por enviar».
3. Ajuste «Desde» y «Hasta» y pulse «↻ Generar».
4. Elija los comprobantes (varios con Ctrl o Mayús).
5. Pulse «⇧ Enviar al SRI»: se firman, se envían y se consulta la autorización.
6. Si alguno queda RECIBIDA, pulse «⟳ Consultar autorización» más tarde.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: el asiento se hizo al grabar el documento.

• El XML autorizado se guarda en la carpeta de comprobantes emitidos y queda ligado al documento.
• En PRODUCCIÓN pide confirmación antes de enviar.

Errores comunes

Relacionadas: Seleccionar PAC (9.4.1), Importar XML (9.4.3)

Botones de esta pantalla

Certificado de firma

Elija el archivo .p12 o .pfx con el botón de la derecha y escriba su clave. Si la clave está guardada en la configuración, ya viene escrita; si no, solo se usa mientras la pantalla está abierta. Pulse «OK».

Practique:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Enviar al SRI en la demo.
2. Lea la etiqueta del ambiente: en la demo dice PRUEBAS.
3. Cambie el estado a «Todos los estados» y «Desde» al 01/01/2026; pulse «↻ Generar».
4. Lea las cuatro tarjetas: cuántos comprobantes hay y cuántos están autorizados.
5. Pulse «🔐 Certificado…» y luego «Cancel»: no se envía nada.

9.4.3 Importar XML

Sistemas › Factura Electrónica › Importar XML

Trae los comprobantes electrónicos (XML) de compras y ventas y los liga solos a su documento del ERP cuando el número y el tercero coinciden.

Quién la usa: Contador, auxiliar contable o encargado de compras.

Cuándo: Cada semana, o antes de declarar el mes, con los XML que llegaron de los proveedores.

Antes de empezar

• Tener los XML en una carpeta, en la bandeja de entrada o el listado TXT de «Comprobantes recibidos» descargado de SRI en Línea.
• Haber registrado las compras y ventas del período, si ya existen.

Qué muestra

• Cuatro tarjetas: comprobantes XML con su total, ligados, pendientes de ligar y descartados.
• Cada fila: fecha, lado (recibido o emitido), tipo, número, identificación, razón social, subtotal, IVA, total, estado, documento del ERP y diferencia.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Importar XML.
2. Pulse la flecha de «⇩ Importar XML» y elija el origen: archivos, carpeta, bandeja, claves del SRI o comprobantes emitidos por el ERP.
3. Elija los archivos o la carpeta y confirme: un mensaje dice cuántos se importaron y ligaron.
4. Cambie la «Vista» a «Pendientes de ligar» para ver los que no encontraron documento.
5. Elija uno y pulse «🔗 Ligar…» para escoger su documento, o «🧾 Registrar compra» si aún no lo registró.
6. Pulse «↻ Generar» para ver la lista al día.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. El asiento lo hace la compra o la venta al grabarse.

• El documento ligado guarda la clave de acceso y la ruta de su XML.
• Descartar no borra el XML: queda en la vista «Descartados» con su motivo.
• «Anulado en el SRI» pide motivo y clave supervisora; luego la compra se puede anular.

Errores comunes

Relacionadas: Auditoría Compras (9.4.6), Auditoría Ventas (9.4.5), Ingresar Compras (3.2.1), Exportar Contabilidad (9.4.4)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Importar XML en la demo.
2. Cambie «Desde» al 01/01/2026 y pulse «↻ Generar».
3. Lea las cuatro tarjetas: cuántos XML hay y cuántos están ligados.
4. Pulse la flecha de «⇩ Importar XML»: vea los cinco orígenes y cierre el menú sin elegir.
5. Cambie la «Vista» a «Auditoría: documentos sin XML»: aparecen los documentos sin comprobante.

9.4.4 Exportar Contabilidad

Sistemas › Factura Electrónica › Exportar Contabilidad

Guarda la contabilidad computarizada de un período en un solo archivo ZIP, lista para el SRI, la Superintendencia o el auditor.

Quién la usa: Contador.

Cuándo: Cuando un organismo de control o el auditor la pide, o al cerrar cada año.

Antes de empezar

• Haber importado y ligado los XML del período en Sistemas › Factura Electrónica › Importar XML.

Qué muestra

• Cuatro tarjetas: período, asientos y líneas, asientos con comprobante electrónico y observaciones.
• Tres vistas: «Resumen por mes», «Balance de comprobación» y «Observaciones».

Pasos:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Exportar Contabilidad: viene con el mes anterior.
2. Ajuste «Desde» y «Hasta» al período pedido.
3. Elija el «Formato»: «Ecuador / general» para Ecuador.
4. Deje marcado «Incluir los XML» para que el paquete lleve los comprobantes.
5. Pulse «↻ Generar» y revise la vista «Observaciones».
6. Pulse «⇧ Exportar paquete», elija dónde guardar y pulse «Guardar».
7. Lea el mensaje: dice cuántos asientos, comprobantes y archivos lleva el ZIP.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo lee el libro.

• El ZIP lleva plan de cuentas, diario, mayor, balance, comprobantes, documentos sin XML, un Excel y un manifiesto SHA-256 que prueba que nada se alteró.
• El formato «SAT México» arma por mes el catálogo, la balanza y las pólizas.

Errores comunes

Relacionadas: Importar XML (9.4.3), ATS (1.3.4)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Exportar Contabilidad en la demo.
2. Pulse «↻ Generar»: la tabla muestra el mes con sus asientos, debe y haber.
3. Compruebe que el total del Debe es igual al del Haber.
4. Cambie la «Vista» a «Observaciones»: lee qué documentos no tienen XML.
5. Pulse «⇧ Exportar paquete» y luego «Cancelar»: no se guarda nada.

9.4.5 Auditoría Ventas

Sistemas › Factura Electrónica › Auditoría Ventas

La misma pantalla de los XML, fijada en ventas y abierta en «Auditoría: documentos sin XML»: muestra las ventas y retenciones recibidas que no tienen comprobante.

Quién la usa: Contador o facturador.

Cuándo: Antes de declarar el mes.

Antes de empezar

• Haber enviado al SRI los comprobantes del período en Sistemas › Factura Electrónica › Enviar al SRI.

Qué muestra

• Tarjetas de XML, ligados, pendientes y documentos sin XML.
• Cada fila: fecha, documento, número, identificación, tercero, total, autorización y observación.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Auditoría Ventas.
2. Ajuste «Desde» y «Hasta» al mes y pulse «↻ Generar».
3. Lea la columna «Observación» de cada documento.
4. Pulse la flecha de «⇩ Importar XML» y elija «Comprobantes emitidos por el ERP (del período)».
5. Cambie la «Vista» a «Auditoría: diferencias»: revise los XML cuyo total o fecha no coincide.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Doble clic en un documento abre la venta para revisarla.

Errores comunes

Relacionadas: Importar XML (9.4.3), Enviar al SRI (9.4.2)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Auditoría Ventas en la demo.
2. Pulse «↻ Generar»: la tarjeta «Documentos sin XML» dice cuántos faltan.
3. Haga doble clic en una «Factura de venta»: se abre la venta.
4. Cierre la venta sin cambiar nada.

9.4.6 Auditoría Compras

Sistemas › Factura Electrónica › Auditoría Compras

La pantalla de los XML fijada en compras: muestra las compras del período que no tienen XML y los XML que no coinciden con su compra.

Quién la usa: Contador o encargado de compras.

Cuándo: Antes de declarar el mes y de generar el ATS.

Antes de empezar

• Haber importado los XML del mes en Sistemas › Factura Electrónica › Importar XML.

Qué muestra

• Las mismas tarjetas y columnas que la auditoría de ventas, del lado de compras.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Auditoría Compras.
2. Ajuste «Desde» y «Hasta» al mes y pulse «↻ Generar».
3. Pida al proveedor el XML de cada compra de la lista e impórtelo con «⇩ Importar XML».
4. Cambie la «Vista» a «Pendientes de ligar»: elija cada XML y pulse «🔗 Ligar…» o «🧾 Registrar compra».
5. Cambie la «Vista» a «Auditoría: diferencias» y corrija las compras con otro total.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. «🧾 Registrar compra» abre Ingresar Compras con los datos del XML; el asiento se hace al grabarla.

• Una compra ligada guarda la clave de acceso que pide el ATS.

Errores comunes

Relacionadas: Ingresar Compras (3.2.1), XML Compras (3.2.11), ATS (1.3.4)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Auditoría Compras en la demo.
2. Pulse «↻ Generar» y lea la tarjeta «Documentos sin XML».
3. Escriba el nombre de un proveedor en el buscador: la lista se reduce.
4. Borre el buscador con la X: vuelve la lista completa.

9.4.7 Auditoría Productos

Sistemas › Factura Electrónica › Auditoría Productos

Revisa los productos activos contra lo que pide el comprobante electrónico: código, nombre, tasa de IVA, precio y caracteres válidos.

Quién la usa: Encargado de inventarios o facturador.

Cuándo: Antes de empezar a facturar electrónicamente y después de importar productos.

Antes de empezar

• Tener los productos creados en Inventarios › Básicas › Productos.

Qué muestra

• Cuatro tarjetas: observaciones, sin IVA, código (vacío, largo o repetido) y precio cero.
• Cada fila: código, producto y observación.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Auditoría Productos: la lista sale sola.
2. Elija en «Ver» una observación, por ejemplo «Precio en cero.».
3. Haga doble clic en un producto: se abre su ficha.
4. Corrija el dato, grabe y cierre la ficha.
5. Pulse «↻ Generar»: el producto corregido ya no aparece.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• Solo lee: los cambios se hacen en la ficha del producto.

Errores comunes

Relacionadas: Productos (5.2.1), Enviar al SRI (9.4.2)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Auditoría Productos en la demo.
2. Lea la tarjeta «Precio cero»: en la demo hay insumos de confección sin precio.
3. Elija en «Ver» la opción «Sin tasa de IVA asignada.»: la lista queda vacía.
4. Vuelva a «Todas las observaciones».

9.4.8 Firmar PDF

Sistemas › Factura Electrónica › Firmar PDF

Firma electrónicamente cualquier PDF (contratos, actas, roles de pago, oficios) con el certificado de la empresa o con otro, y verifica las firmas de un PDF recibido.

Quién la usa: El representante legal, el contador o quien firma documentos de la empresa.

Cuándo: Cada vez que un documento debe salir firmado electrónicamente.

Antes de empezar

• Tener el certificado de firma (.p12 o .pfx) y su clave. El de la empresa ya está en Configuración › Facturación electrónica y no pide la clave otra vez.

Qué muestra

• Pestaña «Firmar»: certificado, lista de PDF, carpeta de salida, motivo, lugar, sello visible y sello de tiempo.
• Pestaña «Verificar firmas»: las firmas de un PDF con el firmante, la fecha, si está íntegro, si cubre todo el documento y si tuvo cambios después.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Firmar PDF: se abre en la pestaña «Firmar».
2. Elija el certificado: el de la empresa u «Otro certificado», con su archivo y su clave.
3. Pulse «Validar certificado»: dice si la clave es correcta y si está vigente.
4. Pulse «Agregar PDF» y elija uno o varios documentos.
5. Elija la carpeta de salida. Si quiere, escriba el motivo y el lugar.
6. Marque «Sello visible en el documento» y elija la página y la esquina, si quiere que se vea.
7. Pulse «Firmar PDF»: cada documento sale con el sufijo «_firmado.pdf».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento. Cada PDF firmado queda en la bitácora con su huella y el certificado usado.

• Nunca sobrescribe el original: el firmado es un archivo nuevo.
• Un PDF ya firmado se puede firmar otra vez (cofirma) sin romper la firma anterior.
• La clave de «Otro certificado» no se guarda: vive solo mientras la pantalla está abierta.
• «Sello de tiempo de una TSA» agrega la hora certificada por un servicio externo; pide su dirección web.

Errores comunes

Relacionadas: Seleccionar PAC (9.4.1), Documentos Laborales (10.8.7)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Factura Electrónica › Firmar PDF en la demo.
2. Pase a la pestaña «Verificar firmas» y pulse «Abrir PDF».
3. Elija un PDF cualquiera sin firma: la lista dice que no tiene firmas.
4. Pulse «Cerrar».

9.5 Herramientas

9.5.1 Sesiones Activas

Sistemas › Herramientas › Sesiones Activas

Una ventana con los usuarios conectados en este momento: usuario, sesión, hora de entrada, equipo y última actividad.

Quién la usa: El administrador del sistema.

Cuándo: Cuando un usuario no puede entrar porque los puestos de la licencia están ocupados, o antes de un respaldo o un cierre.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Herramientas › Sesiones Activas.
2. Lea quién está conectado y desde qué equipo.
3. Pulse «Cerrar».

Qué genera en contabilidad

No genera asiento: solo consulta.

Relacionadas: Licencia (9.3.7), Servidor multiusuario (9.5.4)

Botones de esta pantalla

Practique:

1. Abra Sistemas › Herramientas › Sesiones Activas en la demo: aparece su propia sesión.

9.5.2 Tema Oscuro / Claro

Sistemas › Herramientas › Tema Oscuro / Claro

Cambia los colores del programa entre el tema claro y el oscuro.

Quién la usa: Cualquier usuario.

Cuándo: Cuando trabaja de noche o con poca luz, o prefiere los colores claros.

Pasos:

1. Pulse Sistemas › Herramientas › Tema Oscuro / Claro: el tema cambia al instante.
2. Púlselo otra vez para volver al tema anterior.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• El programa recuerda el tema elegido en este equipo la próxima vez que se abre.
• Si hay un documento abierto sin grabar, primero se graba o se cancela.

Relacionadas: Acerca de (9.5.3)

Practique:

1. Pulse Sistemas › Herramientas › Tema Oscuro / Claro en la demo: la barra de estado dice «Tema oscuro activado».
2. Púlselo otra vez: vuelve el tema claro.

9.5.3 Acerca de

Sistemas › Herramientas › Acerca de

Muestra la versión del programa, el usuario conectado y el servidor de datos.

Quién la usa: Cualquier usuario; la pide soporte técnico.

Cuándo: Al llamar a soporte, para decir qué versión usa.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Herramientas › Acerca de o pulse F1.
2. Lea la versión, el usuario y el servidor.
3. Pulse «OK» para cerrar.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

Relacionadas: Mail Técnico (9.3.8)

Practique:

1. Pulse F1 en la demo: aparece la ventana con la versión.

9.5.4 Servidor multiusuario

Sistemas › Herramientas › Servidor multiusuario

La consola del técnico para que varias computadoras trabajen sobre la misma empresa: deja el servidor listo para la red local, registra las PC cliente y hace la prueba final.

Quién la usa: El técnico que instala el multiusuario.

Cuándo: Una vez, al pasar de una sola computadora a varias, y al agregar una PC nueva.

Antes de empezar

• Tener la clave supervisora: la consola la pide al abrir.
• Trabajar en el servidor: en una PC cliente la consola avisa y no abre.
• Tener permiso de administrador de Windows: algunos pasos cambian el firewall y el servicio de datos.

Pasos:

1. Abra Sistemas › Herramientas › Servidor multiusuario y escriba la clave supervisora.
2. Recorra la lista de la izquierda en orden; cada paso muestra ✔ cuando está bien o ⚠ si falta algo.
3. 1. Servicio de datos: revise que esté iniciado.
4. 2. Abrir a la red: confirme la dirección y la red permitida, y aplique. Con «Ver comandos» ve lo mismo para hacerlo a mano; «Cerrar la red» lo deshace.
5. 3. Elija la base que atiende a los clientes.
6. 4. Cree o renueve la clave interna de conexión.
7. 5. Agregue cada PC cliente: se genera un código de un solo uso con un PIN de 6 dígitos, válido por 24 horas.
8. 6. Revise las PC y sesiones conectadas.
9. 7. Para trabajar desde fuera de la oficina, siga la guía de VPN: nunca se abre el puerto a internet.
10. 8. Revise el último respaldo.
11. 9. Pulse la prueba final: se conecta por la dirección de la red, como lo haría una PC cliente.

Qué genera en contabilidad

No genera asiento.

• La conexión de la red va cifrada y solo acepta equipos de la red permitida.
• Un código de PC cliente se puede anular antes de usarse.

Errores comunes

Relacionadas: Sesiones Activas (9.5.1), Respaldos (9.3.6), Licencia (9.3.7)

Practique:

1. En la demo, abra Sistemas › Herramientas › Servidor multiusuario y escriba la clave supervisora admin1234.
2. Recorra la lista de pasos y lea su estado, sin aplicar nada.
3. Cierre la consola.

← Volver al manual · Volver arriba ↑